वेयरहाउस: जगहें, ट्रांसफ़र, बैच और गिनती
एक ब्रांच में स्टॉक की जगहें (दुकान का फ़्लोर, पीछे का स्टोर, वेयरहाउस, वैन, कंसाइनमेंट), बिन और मिन / मैक्स, ऐसे ट्रांसफ़र जो रिसीव होने तक रास्ते में रहते हैं, स्कैन करके माल निकालना और रिसीव करना, फ़र्क़ निपटाना, रिकॉल के साथ बैच और सीरियल नंबर, हर जगह की गिनती, स्टॉक की वैल्यू और दोबारा भरना।
यह क्या है
अब तक एक ब्रांच का एक ही स्टॉक होता था: वह जिससे उसके काउंटर बेचते हैं। वेयरहाउस के साथ एक ब्रांच कई जगहों पर स्टॉक रख सकती है, उसे ऐसे ट्रांसफ़र से एक जगह से दूसरी जगह ले जा सकती है जो रिसीव होने तक रास्ते में रहते हैं, बैच और सीरियल नंबर जहाँ भी हों उन पर नज़र रख सकती है, और हर जगह की अलग गिनती और वैल्यू निकाल सकती है।
अल क़ूज़ की एक ट्रेडिंग कंपनी की कल्पना करें: काउंटर वाला एक शोरूम, उसके पीछे एक स्टोर, थोड़ा आगे सड़क पर एक वेयरहाउस और एक वैन जो कैफ़ेटेरिया को माल देती है। हर एक उसी ब्रांच की एक जगह है; शोरूम का काउंटर सिर्फ़ दुकान के फ़्लोर से बेचता है।
वेयरहाउस ऑनलाइन रेस्टोरेंट और चेन का हिस्सा हैं, और ऑनलाइन रिटेल के लिए ऐड-ऑन हैं (AED 49 प्रति माह, VAT से पहले: मालिक इन्हें बिलिंग → प्लान → एड-ऑन मॉड्यूल में ख़रीदता है, या हमसे WhatsApp पर कहता है)। इनके लिए स्टॉक और ख़रीद चाहिए। ये एक बार ख़रीदे जाने वाले डेस्कटॉप प्रोग्राम में नहीं हैं।
चालू करना
सेटिंग्स → वेयरहाउस (मैनेजर):
- स्विच (जब तक आप चालू न करें, बंद रहता है);
- ब्रांचों के बीच ट्रांसफ़र: तुरंत (स्टॉक पहले की तरह उसी पल चला जाता है) या रास्ते में (भेजने पर निकलता है और दूसरी ब्रांच के रिसीव करने पर पहुँचता है; चेन प्लान);
- रास्ते में पड़ा ट्रांसफ़र कितने दिन बाद मालिक को अलर्ट करे (3);
- सीरियल नंबर वाली कैटेगरी (फ़ोन, अप्लायंस): इनके प्रोडक्ट एक-एक सीरियल करके रिसीव होते हैं;
- स्टाफ़ के लिए गिनती बिना मात्रा देखे हो या नहीं (डिफ़ॉल्ट रूप से चालू)।
जगहें
हर ब्रांच का अपना स्टॉक उसका दुकान का फ़्लोर है: वह जगह जहाँ से उसके काउंटर बेचते हैं। उसी पेज पर और जगहें जोड़ें: एक नाम, प्रकार (पीछे का स्टोर, वेयरहाउस, वैन, कंसाइनमेंट) और, चाहें तो, वह जगह जहाँ से इसे भरा जाता है। सेंट्रल वेयरहाउस एक जगह है, बेचने वाली ब्रांच नहीं, इसलिए अलग ब्रांच का पैसा नहीं लगता। एक दुकान में 50 जगहें तक हो सकती हैं।
किसी जगह का नाम, प्रकार या सोर्स बदला जा सकता है, या उसे इस्तेमाल से हटाया जा सकता है। उसका स्टॉक कभी काउंटर पर नहीं दिखता: उसे बेचने के लिए पहले दुकान के फ़्लोर पर लाएँ।
बिन, मिन और मैक्स
हर जगह पर हर प्रोडक्ट के लिए आप एक बिन (शेल्फ़ का कोड, जैसे A-03-2) और एक मिन और मैक्स तय कर सकते हैं। माल निकालने की लिस्ट बिन के क्रम में होती है, ताकि माल निकालने वाला हर गलियारे से एक ही बार गुज़रे।
ट्रांसफ़र
ट्रांसफ़र ऐसे चलता है: रिक्वेस्ट → माल निकालना → भेजना → रास्ते में → रिसीव।
- रिक्वेस्ट: एक जगह से दूसरी जगह, प्रोडक्ट और मात्रा के साथ।
- माल निकालना: स्कैन वाला पेज खोलें और बारकोड स्कैनर या फ़ोन के कैमरे से स्कैन करें। प्रोडक्ट का बारकोड एक पीस गिनता है, पैक का बारकोड एक पैक, और बैच या सीरियल का रेफ़रेंस वही यूनिट (एक सीरियल एक ही बार गिनता है)। जो लाइनें किसी ने स्कैन नहीं कीं, वे जैसी माँगी गई थीं वैसी जाती हैं।
- भेजना: स्टॉक अपनी लागत पर सोर्स से निकल जाता है। लाइनों, लागत पर उनकी वैल्यू, दस्तख़त और एक QR कोड के साथ नंबर वाला ट्रांसफ़र नोट छपता है।
- रिसीव: दूसरी तरफ़ नोट का QR स्कैन करें (या उसका नंबर लिखें) और जो पहुँचा उसे गिनें, स्कैन करके या टाइप करके, फिर रिसीव पक्का करें। डिलीवरी हिस्सों में भी रिसीव की जा सकती है।
एक ब्रांच की दो जगहों के बीच स्टॉक हमेशा तुरंत जाता है (माल निकालने के बाद अभी भेजें)। ब्रांचों के बीच सेटिंग तय करती है: तुरंत, या रिसीव होने तक रास्ते में (चेन प्लान)। पुराना इन्वेंटरी → ट्रांसफ़र पेज चलता रहता है और नए ट्रांसफ़र भी दिखाता है।
पहुँचने पर फ़र्क़
जो नहीं पहुँचा वह कम है, जो टूटा हुआ पहुँचा वह ख़राब है, और भेजे गए से जो ज़्यादा है वह ज़्यादा है। जब तक मैनेजर हर फ़र्क़ न निपटा दे, सिर्फ़ सही माल स्टॉक में जाता है:
- कम: बट्टे खाते में, या वापस सोर्स पर (वह कभी निकला ही नहीं);
- ख़राब: बट्टे खाते में, या स्टॉक में रखा जाए;
- ज़्यादा: रखा जाए, या रखा जाए और सोर्स से घटाया जाए।
हर निपटाई गई लाइन पर निपटाने वाले का नाम होता है। जब कोई ट्रांसफ़र आपके तय दिनों से ज़्यादा रास्ते में रहे, और जब किसी रिसीव में फ़र्क़ हो, तो मालिक को अलर्ट जाता है।
बैच और सीरियल नंबर
बैच अपनी एक्सपायरी तारीख़ और लागत के साथ एक जगह से दूसरी जगह जाते हैं; माल निकालते समय स्कैन किए बैच पहले जाते हैं, फिर सबसे पहले एक्सपायर होने वाले।
सीरियल नंबर वाली कैटेगरी में हर यूनिट उसके सीरियल नंबर के साथ रिसीव होती है, और जो सीरियल पहले से स्टॉक में है उसे मना कर दिया जाता है।
रिकॉल: कोई बैच या सीरियल खोजें और देखें कि वह किन-किन जगहों पर है, कौन-से ट्रांसफ़र उसे ले जा रहे हैं, और किन रसीदों पर वह बिका। अपनी दुकान से पूछें भी "बैच L2405 कहाँ है?" का जवाब इसी तरह देता है।
हर जगह की गिनती
पूरी जगह, एक कैटेगरी या एक बिन गिनें। सेटिंग चालू हो तो स्टाफ़ बिना मात्रा देखे गिनता है: वह सिस्टम वाली मात्रा देखे बिना वही लिखता है जो सामने है। मैनेजर फ़र्क़ देखता है और उसे मंज़ूर करता है।
स्टॉक की वैल्यू और दोबारा भरना
वेयरहाउस → वैल्यू हर जगह का स्टॉक प्रोडक्ट की लागत पर दिखाता है, साथ में जो रास्ते में है।
दोबारा भरना: जो जगह अपने मिन पर या उससे नीचे है, उसे उसकी सोर्स जगह से मैक्स तक भरा जाता है, एक अंदरूनी रिक्वेस्ट के रूप में जिसे आप निकालते और भेजते हैं। जिस जगह का कोई सोर्स नहीं, उसके लिए स्मार्ट रीऑर्डर बताया जाता है।
यह क्या नहीं करता
- काउंटर सिर्फ़ अपनी ब्रांच के दुकान के फ़्लोर से बेचता है, वैन या दूसरी जगह से नहीं।
- कंसाइनमेंट स्टॉक एक जगह के रूप में रखा जाता है; सप्लायर के साथ उसका हिसाब निपटाना अभी नहीं बना है।
- वेयरहाउस एक बार ख़रीदे जाने वाले डेस्कटॉप प्रोग्राम में नहीं हैं।
