المستودعات: المواقع والتحويلات والدفعات والجرد

#ما هي

حتى الآن كان للفرع مخزون واحد: المخزون الذي تبيع منه نقاط البيع فيه. ومع المستودعات، يمكن للفرع أن يحتفظ بالمخزون في عدة أماكن، وأن ينقله بينها بتحويلات تبقى في الطريق حتى تُستلم، وأن يتتبع الدفعات والأرقام التسلسلية أينما كانت، وأن يجرد كل مكان ويقيّمه على حدة.

تخيّل شركة تجارية في القوز: صالة عرض فيها نقطة بيع، ومخزن خلفي وراءها، ومستودع في الشارع المجاور، وسيارة توزيع تزوّد الكافتيريات. كل واحد منها موقع في الفرع نفسه؛ ونقطة البيع في صالة العرض لا تبيع إلا من صالة البيع.

المستودعات جزء من خطتي المطاعم والسلاسل أونلاين، وإضافة لخطة التجزئة أونلاين (بسعر 49 درهمًا شهريًا قبل الضريبة: يشتريها المالك من الاشتراك ← الباقة ← وحدات إضافية، أو يطلبها منا على واتساب). وتحتاج إلى المخزون والمشتريات. وهي غير متاحة في برنامج الحاسوب الذي يُشترى مرة واحدة.

#التفعيل

في الإعدادات ← المستودعات (للمديرين):

• مفتاح التشغيل (متوقف حتى تفعّله)؛
• التحويلات بين الفروع: فورية (ينتقل المخزون فورًا، كما كان) أو في الطريق (يخرج عند الإرسال ويصل حين يستلمه الفرع الآخر؛ خطة السلاسل)؛
• بعد كم يوم ينبّه التحويلُ الذي ما زال في الطريق المالكَ (3)؛
• الفئات التي تُتتبَّع بالرقم التسلسلي (الهواتف، والأجهزة الكهربائية): تُستلم أصنافها رقمًا تسلسليًا تلو الآخر؛
• هل يكون الجرد أعمى للموظفين (مفعّل افتراضيًا).

#المواقع

مخزون كل فرع الأساسي هو صالة البيع: الموقع الذي تبيع منه نقاط البيع فيه. وأضف مواقع أخرى من الصفحة نفسها: اسمًا، والنوع (مخزن خلفي، أو مستودع، أو سيارة توزيع، أو بضاعة أمانة)، وإن شئت الموقع الذي يُعاد تزويده منه. والمستودع المركزي موقع، لا فرع بيع، فلا تدفع عن فرع إضافي. ويمكن أن يكون للمتجر حتى 50 موقعًا.

ويمكن إعادة تسمية الموقع، أو تغيير نوعه أو مصدره، أو إيقاف استخدامه. ولا يظهر مخزونه على نقطة البيع أبدًا: لبيعه، انقله إلى صالة البيع أولًا.

#الرفوف والحد الأدنى والأقصى

لكل صنف في كل موقع يمكنك تحديد رف (رمز الرف، مثل A-03-2) وحد أدنى وحد أقصى. وتُرتَّب قوائم التجهيز حسب الرف، فيمرّ من يجهّز بين الممرات مرة واحدة.

#التحويلات

يسير التحويل هكذا: طلب ← تجهيز ← إرسال ← في الطريق ← استلام.

1. الطلب: من موقع إلى آخر، مع الأصناف والكميات.
2. التجهيز: افتح صفحة المسح وامسح بماسح الباركود أو بكاميرا الهاتف. باركود الصنف يُحسب وحدة واحدة، وباركود العبوة عبوة، ورقم الدفعة أو الرقم التسلسلي تلك الوحدة (والرقم التسلسلي يُحسب مرة واحدة). والأسطر التي لم يمسحها أحد تُرسل كما طُلبت.
3. الإرسال: يخرج المخزون من المصدر بتكلفته. ويُطبع إذن تحويل مرقّم بالأسطر، وقيمتها بالتكلفة، والتواقيع، ورمز QR.
4. الاستلام: في الطرف الآخر، امسح رمز QR على الإذن (أو اكتب رقمه) وعُدّ ما وصل، بالمسح أو بالكتابة، ثم اضغط أكّد الاستلام. ويمكن استلام التوريد على أجزاء.

بين موقعين في فرع واحد يكون النقل فوريًا دائمًا (انقل الآن بعد التجهيز). أما بين الفروع فالإعداد هو الذي يقرر: فوري، أو في الطريق حتى يُستلم (خطة السلاسل). وتبقى صفحة المخزون ← تحويلات بين الفروع القديمة تعمل، وتسرد التحويلات الجديدة أيضًا.

#الفروقات عند الوصول

ما لم يصل عجز، وما وصل مكسورًا تالف، وكل ما يزيد عما أُرسل زيادة. ولا يدخل المخزون إلا السليم إلى أن يسوّي مدير كل فرق:

• العجز: يُشطب كهالك، أو يعود إلى المصدر (فهو لم يخرج أصلًا)؛
• التالف: يُشطب كهالك، أو يبقى في المخزون؛
• الزيادة: تبقى، أو تبقى وتُخصم من المصدر.

وكل سطر مُسوّى يذكر من سوّاه. ويُنبَّه المالك حين يبقى تحويل في الطريق أكثر من الأيام التي حددتها، وحين يكون في الاستلام فروقات.

#الدفعات والأرقام التسلسلية

تنتقل الدفعات مع تاريخ صلاحيتها وتكلفتها من موقع إلى آخر؛ وعند التجهيز تخرج الدفعات الممسوحة أولًا، ثم الأقرب انتهاءً.

وفي الفئات التي تُتتبَّع بالرقم التسلسلي، تُستلم كل وحدة برقمها التسلسلي، ويُرفض الرقم التسلسلي الموجود في المخزون أصلًا.

الاستدعاء: ابحث عن دفعة أو رقم تسلسلي لترى كل موقع يحتفظ بها، وكل تحويل يحملها، والإيصالات التي بيعت فيها. ويجيب «اسأل متجرك» عن «أين الدفعة L2405؟» بالطريقة نفسها.

#الجرد لكل موقع

اجرد موقعًا كاملًا، أو فئة واحدة، أو رفًا واحدًا. ويكون الجرد أعمى للموظفين حين يكون الإعداد مفعّلًا: يكتبون ما يرونه دون الكمية المتوقعة. ويرى المدير الفرق ويوافق عليه.

#التقييم وإعادة التعبئة

تعرض المستودعات ← التقييم مخزون كل موقع بتكلفة الصنف، إضافة إلى ما هو في الطريق.

إعادة التعبئة: الموقع الذي يبلغ حده الأدنى أو ينزل تحته يُرفع إلى حده الأقصى من موقعه المصدر، بطلب داخلي تجهّزه وترسله. والموقع الذي لا مصدر له يُحال إلى إعادة الطلب الذكية.

#ما لا تفعله

• نقطة البيع لا تبيع إلا من صالة البيع في فرعها، لا من سيارة توزيع ولا من موقع آخر.
• بضاعة الأمانة تُتابَع موقعًا؛ أما تسويتها مع المورد فليست مبنية.
• المستودعات غير متاحة في برنامج الحاسوب الذي يُشترى مرة واحدة.