लेखा: अकाउंटिंग और इनवॉइसिंग
लेखा चालू करना और सेट करना, काउंटर की बिक्री अपने-आप दर्ज, कोटेशन और इनवॉइस, सप्लायर बिल और ख़र्चे, बैंक स्टेटमेंट, VAT रिटर्न के आँकड़े, आपका अकाउंटेंट, महीने का क्लोज़ और रिपोर्ट।
लेखा CreekPOS ऑनलाइन का अकाउंटिंग वाला हिस्सा है: कोटेशन और इनवॉइस, सप्लायर बिल और ख़र्चे, बैंक स्टेटमेंट, आपके VAT रिटर्न के आँकड़े और आपका मुनाफ़ा, काउंटर की हर बिक्री अपने-आप दर्ज होने के साथ। यह ऑनलाइन रेस्टोरेंट और चेन प्लान के साथ आता है (रिटेल में नहीं); लेखा का कोई अलग प्लान नहीं है, और यह एक बार ख़रीदे जाने वाले डेस्कटॉप प्रोग्राम में नहीं है। लेखा आपके और आपके अकाउंटेंट के लिए आँकड़े तैयार करता है: यह आपकी ओर से कुछ भी फ़ाइल नहीं करता।
लेखा चालू करना
- मालिक के रूप में लॉगिन करें और सेटिंग्स → फ़ीचर्स खोलें।
- लेखा चालू करें और सेव करें। लेखा मेन्यू में दिखने लगता है।
- लेखा खोलें और लेखा सेटअप में अपनी खातों की सूची बनाएँ: अंग्रेज़ी और अरबी में लगभग 60 नंबर वाले खाते, लॉक किए सिस्टम खातों के साथ।
बंद करने पर इसके पेज हट जाते हैं और काउंटर चलता रहता है। जब तक आप न दें, मैनेजरों को लेखा की कोई एक्सेस नहीं मिलती: छह अधिकार हैं देखना, बिक्री, ख़रीद, बैंक, जर्नल और क्लोज़िंग।
सेटअप
पाँच क़दम, हर एक अपने-आप सेव होता है:
- आपका बिज़नेस: बिज़नेस का प्रकार, आपका वित्तीय साल किस महीने शुरू होता है, शुरुआत की तारीख़ (जब से लेखा काउंटर पढ़ना शुरू करता है), आपकी लिखी क़ीमतों में VAT शामिल है या नहीं, पेमेंट की शर्तें, और आपके दस्तावेज़ों के नीचे की लाइन और बैंक की जानकारी। तीन डिज़ाइन में से एक, अपना रंग और अपना लोगो चुनें।
- टैक्स पहचान: हर ब्रांच के लिए इनवॉइस पर छपने वाला TRN, पता और फ़ोन। लेखा यह नंबर FTA से नहीं जाँचता।
- नकद और बैंक खाते, बैंक के नाम, खाता नंबर और IBAN के साथ।
- शुरुआती बैलेंस: बैंक और नकद, ग्राहकों पर आपका बकाया और सप्लायरों का आप पर बकाया। लेखा आँकड़े सुझाता है; उन्हें अपने अकाउंटेंट के साथ जाँचें। आपका पहला महीना बंद होने पर वे पक्के हो जाते हैं।
- आपका अकाउंटेंट: लेखा के अधिकारों के साथ ई-मेल से न्योता।
लेखा में काउंटर की बिक्री
हर कुछ मिनट में लेखा काउंटर से हर दिन की बिक्री, रिटर्न, VAT और पेमेंट के तरीक़े दर्ज करता है: दिन की एक एंट्री (डिफ़ॉल्ट) या हर रसीद की एक।
- ऑफ़लाइन हुई और बाद में सिंक हुई बिक्री सुधार के रूप में जुड़ती है; दर्ज हो चुका दिन कभी दोबारा नहीं लिखा जाता।
- किसी ग्राहक का काउंटर, उधार खाते और लेखा के इनवॉइस के लिए एक ही बैलेंस होता है।
- काउंटर की कुछ रकमें, जैसे लॉयल्टी, पहले एक सस्पेंस खाते में जाती हैं: अपने अकाउंटेंट से उन्हें सही खाते में डालने को कहें।
कोटेशन, इनवॉइस और पेमेंट
कोटेशन भेजें, फिर उसे ऑर्डर, डिलीवरी नोट और इनवॉइस में बदलें, पूरा या हिस्सों में। ग्राहक अपना नाम लिखकर ऑनलाइन कोटेशन मंज़ूर कर सकता है।
- एक पेमेंट को बारह इनवॉइस तक पर दर्ज करें।
- दर्ज हो चुका इनवॉइस कभी एडिट नहीं होता: उस पर क्रेडिट नोट इस्तेमाल करें, फिर रिफ़ंड करें या क्रेडिट लगाएँ।
- आवर्ती इनवॉइस तय समय पर इनवॉइस जारी करता है; ग्राहक मूल्य सूचियाँ किसी ग्राहक को उसकी अपनी क़ीमतें देती हैं।
- 13 मुद्राएँ, आपके डाले हुए रेट पर; बैंक खाते दिरहम में ही रहते हैं।
- ई-मेल से भेजें, या WhatsApp लिंक के रूप में जो आप ख़ुद भेजते हैं (फिर दर्ज करें कि आपने भेज दिया)। ब्राउज़र से प्रिंट करें या PDF के रूप में सेव करें।
ग्राहक के पेज पर आपके बैंक की जानकारी दिखती है: ऑनलाइन कार्ड पेमेंट नहीं है। अपने अकाउंटेंट से पुष्टि करवाएँ कि आपके इनवॉइस का लेआउट आपके बिज़नेस के टैक्स इनवॉइस नियमों पर खरा उतरता है।
TRN वाली कंपनियों के इनवॉइस और क्रेडिट नोट Flick के ज़रिए यूएई ई-इनवॉइस बनकर जा सकते हैं (जल्द आ रहा है): उनकी स्थिति इनवॉइस पर और उसके A4 प्रिंट पर दिखती है। देखें Flick के ज़रिए ई-इनवॉइसिंग।
बिल, ख़र्चे और सप्लायर
सप्लायर बिल शुरू से दर्ज करें या रिसीव किए माल से बनाएँ (स्टॉक दो बार नहीं बढ़ता) और देखें इस हफ़्ते क्या देना है। दो बार डाला गया सप्लायर इनवॉइस नंबर नहीं लिया जाता।
- आंशिक पेमेंट, सप्लायर को एडवांस और सप्लायर क्रेडिट।
- ख़र्चे और माइलेज; किराया और दूसरे दोहराने वाले ख़र्च अपने-आप दोहराते हैं।
- संलग्न फ़ाइलें काग़ज़ की PDF या फ़ोटो रखती हैं, निजी और एन्क्रिप्ट की हुई।
- बिल AI से इनवॉइस पढ़ने (पायलट में) के साथ एक फ़ोटो से शुरू हो सकता है।
बैंक स्टेटमेंट
बैंकिंग और नकदी बैंक और नकद खाते, ट्रांसफ़र, फ़ीस के साथ कार्ड सेटलमेंट, चेक और छोटी नकदी रखता है। कुछ भी आपके बैंक में लॉगिन नहीं करता, इसलिए कोई बैंक पासवर्ड सेव नहीं होता।
- अपने बैंक से स्टेटमेंट डाउनलोड करें: CSV, Excel, OFX या MT940।
- उसे अपलोड करें और हेडर वाली लाइन, तारीख़ का क्रम और कॉलम जाँचें।
- इम्पोर्ट करें। दो बार इम्पोर्ट हुई लाइनें पहचानी जाती हैं, और इम्पोर्ट वापस लिया जा सकता है।
- हर लाइन के लिए लेखा सुझाता है कि वह किस इनवॉइस, बिल या ट्रांसफ़र की है। जब तक आप पक्का न करें, कुछ भी मिलाया नहीं जाता। बैंक नियम फ़ीस जैसी दोहराने वाली लाइनें संभालते हैं: प्रविष्टि बनाएँ उन्हें दर्ज करता है।
- मिलान पूरा करें: स्टेटमेंट की आख़िरी तारीख़ और आख़िरी बैलेंस डालें, और शून्य फ़र्क़ पर ख़त्म करें।
13 हफ़्ते का नकदी अनुमान दिखाता है कि क्या आने वाला है और क्या जाने वाला है।
VAT रिटर्न के आँकड़े
मासिक या तिमाही रिटर्न चुनें और हर ब्रांच को उसका अमीरात दें। लेखा VAT 201 के आँकड़े बॉक्स-दर-बॉक्स तैयार करता है: अमीरात के हिसाब से स्टैंडर्ड-रेट सप्लाई, रिवर्स चार्ज, ज़ीरो-रेटेड, छूट वाली और वापस मिलने वाला इनपुट टैक्स, हर बॉक्स के पीछे के लेन-देन के साथ। टैक्स कोड में 5 % स्टैंडर्ड, ज़ीरो-रेटेड, छूट वाली, दायरे से बाहर और रिवर्स चार्ज आते हैं।
- अवधि के जाँच वाले आइटम निपटाएँ। बिना VAT वाली काउंटर की बिक्री को हमेशा जाँच चाहिए, क्योंकि लेखा ज़ीरो-रेटेड और छूट वाली में फ़र्क़ नहीं कर सकता: आपका अकाउंटेंट वजह के साथ उनका वर्गीकरण करता है।
- आप या आपका अकाउंटेंट FTA के पोर्टल पर रिटर्न फ़ाइल करते हैं।
- लेखा में फ़ाइलिंग का रेफ़रेंस दर्ज करें: यह VAT खातों का हिसाब बराबर करता है और उन महीनों को लॉक करता है।
- पेमेंट या रिफ़ंड होने पर उसे दर्ज करें।
लेखा आपका रिटर्न फ़ाइल नहीं करता और कॉर्पोरेट टैक्स नहीं निकालता, और फ़ाइल हो चुका रिटर्न लेखा में बदला नहीं जा सकता। ये आँकड़े टैक्स सलाह नहीं हैं।
आपका अकाउंटेंट और कंट्रोल
- जर्नल → नई जर्नल प्रविष्टि हाथ से एंट्री दर्ज करती है; दर्ज हो चुकी एंट्री वजह के साथ उलटी की जाती है, कभी एडिट नहीं होती।
- खातों की सूची: लॉक किए सिस्टम खातों के साथ अपने ख़ुद के खाते जोड़ें।
- आपकी तय रकम से ऊपर की एंट्री के लिए चाहें तो दूसरी मंज़ूरी; कोई भी अपनी ख़ुद की एंट्री मंज़ूर नहीं करता।
- लागत केंद्र, बजट, मुद्रा पुनर्मूल्यांकन और जर्नल में खोजें तब के लिए हैं जब आपके अकाउंटेंट को इनकी ज़रूरत हो। डेप्रिसिएशन के साथ फ़िक्स्ड एसेट अब लेखा से स्थायी संपत्ति मॉड्यूल में चले गए हैं: लेखा में जो एसेट थे, वे एक बार उसी बुक वैल्यू के साथ वहाँ आ गए, और पुराने लिंक नए पेज खोलते हैं।
- अगर आपका अकाउंटेंट Zoho Books, Xero या QuickBooks Online में काम करता है, तो काउंटर के दिन, इनवॉइस और पेमेंट वहाँ अपने-आप जा सकते हैं (जल्द आ रहा है): देखें कनेक्शन।
महीने का क्लोज़ और साल का अंत
ख़त्म हुआ महीना अपनी चेकलिस्ट से बंद होता है: काउंटर की बिक्री दिन-ब-दिन जाँची हुई, सस्पेंस शून्य, VAT की जाँच, डेप्रिसिएशन दर्ज (चेकलिस्ट स्थायी संपत्ति मॉड्यूल का डेप्रिसिएशन गिनती है), हर बैंक खाते का मिलान पूरा। वजह के साथ बंद करें और फिर से खोलें। क्लोज़ के बाद सिंक होने वाली बिक्री के लिए महीने को फिर खोलना, जाँचना और दोबारा बंद करना पड़ता है।
साल के अंत में, बारहों महीने बंद होने पर, लेखा मुनाफ़े को रिटेन्ड अर्निंग में डालता है और अगले साल के शुरुआती बैलेंस लिखता है। अगर यह बीच में रुक जाए तो आगे बढ़ें दबाएँ।
रिपोर्ट
डैशबोर्ड नकदी, मुनाफ़ा, किस पर आपका बकाया और आप पर किसका बकाया, VAT का अनुमान और सबसे बड़े ख़र्चे दिखाता है, काम की सूची के साथ: भेजने वाले इनवॉइस, देय बिल, मिलाने वाली बैंक लाइनें, बंद करने वाले महीने।
- लाभ और हानि, बैलेंस शीट, तलपट (ट्रायल बैलेंस) और जनरल लेजर, 1 से 36 महीनों के लिए, पिछले महीनों और पिछले साल के सामने।
- ब्रांच के हिसाब से और कॉस्ट सेंटर के हिसाब से मुनाफ़ा।
- कारोबारी गतिविधि, कोटेशन के परिणाम, नकदी प्रवाह (अप्रत्यक्ष), और बकाया रकमों की उम्र।
- हर रिपोर्ट के लिए Excel और CSV।
कुछ रिपोर्ट पहले अपने आँकड़े तैयार करती हैं: जब तक वे न दिखें, आगे बढ़ें दबाते रहें। लेखा पेज पर और जानकारी।
