कनेक्शन: अकाउंटिंग प्रोग्राम, Paymob और ई-इनवॉइसिंग
सेटिंग्स → कनेक्शन - Zoho Books, Xero या QuickBooks Online जोड़ना और उनमें क्या जाता है, हर दस्तावेज़ एक बार, समस्याएँ और फिर से भेजें; AED में कार्ड और वॉलेट पेमेंट के लिए Paymob (ऑनलाइन पेमेंट, रिफ़ंड, पेमेंट लिंक, सेटलमेंट); लेखा से Flick के ज़रिए यूएई ई-इनवॉइसिंग।
कनेक्शन CreekPOS ऑनलाइन में बने हुए हैं और हर प्रोवाइडर के साथ सेटअप पूरा होते ही एक-एक करके चालू होते हैं। अभी कोई भी चालू नहीं है: यह अध्याय इन्हें लॉन्च से पहले बताता है।
यह क्या है
सेटिंग्स → कनेक्शन आपकी दुकान को दूसरे प्रोग्राम और सर्विस से जोड़ता है: एक अकाउंटिंग प्रोग्राम (Zoho Books, Xero या QuickBooks Online), कार्ड और वॉलेट पेमेंट के लिए आपका अपना Paymob अकाउंट, और यूएई ई-इनवॉइसिंग के लिए Flick। हर एक एक कार्ड है, जिस पर जोड़ें, उसकी स्थिति और उसने क्या भेजा, दिखता है।
कनेक्शन ऑनलाइन रेस्टोरेंट और चेन का हिस्सा हैं, बिना ऐड-ऑन और बिना हर दस्तावेज़ के पैसे के। सिर्फ़ मालिक या मैनेजर जोड़ते, जाँचते, खाते चुनते और डिस्कनेक्ट करते हैं; हर कार्रवाई दुकान के एक्टिविटी लॉग में दर्ज होती है। कनेक्शन सिर्फ़ आपकी दुकान का डेटा पढ़ते हैं: वे कभी आपकी बिक्री, स्टॉक या ग्राहक नहीं बदलते। ये एक बार ख़रीदे जाने वाले डेस्कटॉप प्रोग्राम में नहीं हैं।
अकाउंटिंग प्रोग्राम जोड़ना
- सेटिंग्स → कनेक्शन में Zoho Books, Xero या QuickBooks Online पर जोड़ें दबाएँ।
- प्रोग्राम का अपना साइन-इन पेज खुलता है। वहाँ साइन इन करें और CreekPOS को अनुमति दें। आपका पासवर्ड प्रोग्राम के पास ही रहता है; CreekPOS सिर्फ़ एक सीलबंद टोकन रखता है।
- वह ऑर्गनाइज़ेशन (कंपनी) चुनें जिसमें भेजना है।
- खाते जाँचें: CreekPOS प्रोग्राम के खातों की सूची और टैक्स रेट पढ़ता है और सुझाता है कि हर तरह की लाइन कहाँ जाए (VAT रेट के हिसाब से बिक्री, VAT, कैश, कार्ड, माल की लागत, ख़र्चे)। इनमें से कोई भी बदलें, फिर सेव करें।
उसके बाद सब कुछ अपने-आप जाता है। अभी सिंक करें जो इंतज़ार में है उसे तुरंत भेजता है; डिस्कनेक्ट करें भेजना रोक देता है। अगर प्रोग्राम कनेक्शन लेना बंद कर दे (पासवर्ड बदला, एक्सेस वापस लिया), तो कार्ड पर फिर से जोड़ें दिखता है और जब तक आप जोड़ें नहीं, कुछ नहीं भेजा जाता; उसी ऑर्गनाइज़ेशन को फिर से जोड़ने पर खातों का मिलान बना रहता है और कुछ भी दो बार नहीं जाता।
Zoho Books की हर ऑर्गनाइज़ेशन उसके अपने डेटा सेंटर से चलती है, यूएई वाले समेत।
प्रोग्राम में क्या जाता है
- हर ब्रांच और हर दिन का एक बिक्री जर्नल: VAT रेट के हिसाब से बिक्री, VAT, कैश, कार्ड और दूसरे पेमेंट अलग-अलग, रिटर्न, आप माँगें तो माल की लागत, ख़र्चे, कैश इन और आउट, ज़्यादा और कम। दिन बंद होने के बाद, आधी रात के दो घंटे बाद, वह भेजा जाता है।
- उधार वाले ग्राहक प्रोग्राम में कॉन्टैक्ट बन जाते हैं, हर उधार रसीद एक इनवॉइस, उसका रिटर्न एक क्रेडिट नोट, और हर चुकाई गई रकम ग्राहक के सबसे पुराने खुले इनवॉइस पर एक पेमेंट। फिर ये रसीदें दिन के जर्नल से बाहर रहती हैं, ताकि कुछ भी दो बार न गिना जाए।
- लेखा के बिल और ख़र्चे, अगर आप इन्हें चालू करें (डिफ़ॉल्ट रूप से बंद, ताकि जो लेखा पहले से काउंटर की ख़रीद लेता है वह इन्हें दो बार न भेजे)।
हर दस्तावेज़ एक बार
- हर दस्तावेज़ एक बार भेजा जाता है और याद रखा जाता है। जिस भेजे गए दस्तावेज़ का जवाब खो गया, उसे दोबारा भेजने से पहले प्रोग्राम में देखा जाता है।
- जो काउंटर रसीद अपने दिन के भेजे जाने के बाद आती है, वह फ़र्क़ के एडजस्टमेंट जर्नल के रूप में जाती है। जो आपके अकाउंटेंट के पास पहले से है, वह कभी बदला नहीं जाता।
- रोज़ की एक सीमा प्रोग्राम की अपनी सीमाओं के अंदर रहती है; जो बचता है वह अगले दिन जाता है।
समस्याएँ और फिर से भेजें
जिस दस्तावेज़ को प्रोग्राम ने मना किया, उसे अगले कुछ घंटों में कुछ बार फिर से भेजा जाता है। अगर फिर भी न जाए, तो वह जो दस्तावेज़ नहीं गए में प्रोग्राम के अपने शब्दों के साथ दिखता है, जैसे कोई खाता जो वहाँ डिलीट हो गया। वजह ठीक करें, फिर फिर से भेजें दबाएँ।
Paymob: कार्ड और वॉलेट पेमेंट
Paymob आपका अपना Paymob मर्चेंट अकाउंट जोड़ता है, अमीरात के लिए, AED में। उसे Paymob के साथ खोलें; वह टेस्ट की और टेस्ट कार्ड के साथ टेस्ट मोड में शुरू होता है, और जब आप तैयार हों तो Paymob के साथ लाइव होते हैं। फिर सेटिंग्स → कनेक्शन → Paymob → जोड़ें में अपने Paymob डैशबोर्ड से की पेस्ट करें (API की, सीक्रेट और पब्लिक की, HMAC सीक्रेट और कार्ड इंटीग्रेशन ID, और अगर हो तो वॉलेट वाली भी)। किसी दूसरे देश के Paymob की की मना कर दी जाती हैं।
आपकी ऑनलाइन शॉप में ऑनलाइन पेमेंट। कनेक्शन चालू होने पर आपकी ऑनलाइन शॉप कैश ऑन डिलीवरी के साथ ऑनलाइन पेमेंट (कार्ड / वॉलेट) भी देती है। मेहमान Paymob के पेज पर पेमेंट करता है। ऑर्डर तभी पेड गिना जाता है जब Paymob की साइन की हुई पुष्टि जाँच ली जाए और पेमेंट Paymob से दोबारा पढ़ लिया जाए; Paymob के पेज से वापस आ जाना अपने-आप में कुछ साबित नहीं करता। पेड ऑर्डर काउंटर पर पेड के निशान के साथ पहुँचता है। बिना पेमेंट वाला ऑर्डर कुछ समय बाद कैंसल हो जाता है।
रिफ़ंड। कैंसल हुए पेड ऑनलाइन ऑर्डर का पूरा रिफ़ंड उसके पेज पर Paymob से रिफ़ंड करें से, एक बार, किया जा सकता है। जो ऑर्डर अभी चल रहा है उसे पहले कैंसल करना होगा; डिलीवर हो चुका ऑर्डर काउंटर पर रिटर्न होता है।
पेमेंट लिंक। उधार खाते में ग्राहक के पेज से, ग्राहक पर जितना बकाया है उसका, या किसी एक रसीद का जितना बाक़ी है उसका, या उससे कम का पेमेंट लिंक बनाएँ, ज़्यादा का कभी नहीं। उसे WhatsApp पर भेजें; ग्राहक फ़ोन पर कार्ड से पेमेंट करता है, और पेमेंट उसके हिसाब में कार्ड पेमेंट के रूप में दर्ज हो जाता है। ग्राहक के अपने स्टेटमेंट पर अभी पेमेंट करें बटन दिखता है। लिंक 30 दिन चलता है और रद्द किया जा सकता है।
सेटलमेंट और लेखा के लिए स्टेटमेंट। CreekPOS हर दिन Paymob के ट्रांज़ैक्शन पढ़ता है। स्टेटमेंट डाउनलोड करें (CSV या OFX, 92 दिन तक): हर पेमेंट, हर रिफ़ंड, और Paymob की फ़ीस अलग लाइन में, जब Paymob उसे बताता है। इसे लेखा में "Paymob" नाम के खाते में इम्पोर्ट करें: हर लाइन एक बार जाती है।
मेल नहीं खाए। जो पेमेंट आपके किसी ऑर्डर या पेमेंट लिंक से नहीं हुआ (Paymob के अपने डैशबोर्ड में बना लिंक, ऑर्डर बंद होने के बाद का पेमेंट), वह मेल नहीं खाए में दिखता है। उससे कुछ भी दर्ज नहीं होता: फ़ैसला करें, फिर नोट के साथ निपटा हुआ मार्क करें।
Paymob का कार्ड आज की कमाई, रिफ़ंड और उनकी गिनती, आख़िरी सेटल हुआ दिन और यह दिखाता है कि आप टेस्ट मोड में हैं या नहीं। हम हर पेमेंट पर कुछ नहीं लेते; Paymob की फ़ीस आपका और Paymob का समझौता है।
Flick के ज़रिए ई-इनवॉइसिंग
Flick वह ई-इनवॉइसिंग सर्विस प्रोवाइडर है जिससे CreekPOS जुड़ता है। इसके ज़रिए लेखा TRN वाले ग्राहकों को आपके टैक्स इनवॉइस और क्रेडिट नोट यूएई ई-इनवॉइस (PINT AE) के रूप में भेजता है, और आपके सप्लायरों के ई-इनवॉइस लेता है। इस व्यवस्था की तारीख़ें और नियम यूएई ई-इनवॉइसिंग पेज पर हैं। Flick अपनी सर्विस की फ़ीस अलग लेता है; हमें WhatsApp पर पूछें। यह टैक्स की सलाह नहीं है।
आपको क्या करना है:
- अपनी आख़िरी तारीख़ तक प्रोवाइडर चुनें (ज़्यादातर दुकानों के लिए 31 मार्च 2027)। Flick के साथ, Flick आपकी दुकान रजिस्टर करता है (TRN, ट्रेड लाइसेंस, पता) और आपको एक पार्टिसिपेंट ID देता है।
- सेटिंग्स → ब्रांच में अपना TRN और पता बिल्कुल वैसा लिखें जैसा रजिस्टर्ड है, और लेखा चालू करें।
- सेटिंग्स → कनेक्शन → Flick में पार्टिसिपेंट ID से जोड़ें और क्रेडिट नोट की अपनी डिफ़ॉल्ट वजह चुनें (और छूट वाली सप्लाई बेचते हों तो छूट की वजह भी)।
- कंपनियों को लेखा से इनवॉइस दें (लेखा → बिक्री → इनवॉइस), उनके TRN और पूरे पते के साथ: गली, शहर और अमीरात।
- हर इनवॉइस की स्थिति पर नज़र रखें; पहले से फ़ाइल हुए ई-इनवॉइस को क्रेडिट नोट से सुधारें, एडिट करके कभी नहीं।
- अगर आपका सिस्टम बंद हो जाए, तो 2 कामकाजी दिनों के अंदर FTA को बताएँ: यह ज़िम्मेदारी आपकी ही रहती है।
Flick कार्ड पर तैयारी की चेकलिस्ट: लेखा चालू, आपका TRN और पता, जुड़ा हुआ, Flick के साथ आपका रजिस्ट्रेशन FTA में और Peppol पर चालू, वही TRN, इनवॉइस और क्रेडिट नोट चालू। जब तक हर लाइन पर टिक न लगे, कुछ नहीं भेजा जाता और कुछ नहीं छूटता: दस्तावेज़ इंतज़ार करते हैं।
क्या भेजा जाता है: लेखा में TRN वाले ग्राहक को जारी हर टैक्स इनवॉइस और क्रेडिट नोट (ड्राफ़्ट नहीं), आपकी चुनी तारीख़ से। हर एक, एक बार। जिस दस्तावेज़ में कोई समस्या हो (TRN या अमीरात ग़ायब, बिना वजह का क्रेडिट नोट), वह कमी और सुधार के फ़ॉर्म के साथ नहीं भेजा गया में रोका जाता है; Flick तक कुछ भी ग़लत नहीं पहुँचता।
स्थिति इनवॉइस के पेज पर और उसके A4 प्रिंट पर एक लाइन के रूप में दिखती है: भेजे जाने का इंतज़ार, Flick को भेजा गया, FTA को रिपोर्ट हुआ, FTA को रिपोर्ट हुआ और ख़रीदार तक पहुँचा, या Flick के अपने शब्दों के साथ नामंज़ूर।
सप्लायरों के ई-इनवॉइस लेखा → ख़रीद में ड्राफ़्ट बिल बन जाते हैं, उसके TRN से (नहीं तो उसके बिल्कुल वही नाम से) सप्लायर से मिलाए जाते हैं। आपका अकाउंटेंट उन्हें जाँचता और दर्ज करता है। जिस सप्लायर को CreekPOS नहीं जानता, वह तब तक इंतज़ार करता है जब तक आप उसे जोड़ न दें।
क्या नहीं भेजा जाता:
- आम ग्राहकों की काउंटर रसीदें: आम ग्राहकों को बिक्री इस व्यवस्था से बाहर है, और काउंटर रसीद काग़ज़ पर सरल टैक्स इनवॉइस ही रहती है;
- काउंटर से छपे A4 टैक्स इनवॉइस: कंपनियों को लेखा से इनवॉइस दें ताकि वे जाएँ;
- बिना TRN वाले ग्राहक;
- रिवर्स-चार्ज वाली लाइनें: ऐसा दस्तावेज़ इसी वजह के साथ नहीं भेजा गया में रोका जाता है।
