प्रोक्योरमेंट: रिक्वेस्ट, मंज़ूरी, कोटेशन और थ्री-वे मैच
परचेज़ रिक्वेस्ट और उन्हें कौन मंज़ूर करता है, मासिक बजट, रिक्वेस्ट से ऑर्डर, लिंक से कई सप्लायरों के कोटेशन, डिलीवरी नोट के साथ माल रिसीव, सप्लायर का इनवॉइस और थ्री-वे मैच, जाँच वाले इनवॉइस, सप्लायर का बकाया और स्कोरकार्ड, अलर्ट और अधिकार।
यह क्या है
प्रोक्योरमेंट परचेज़ ऑर्डर के आसपास के क़दम जोड़ता है: कौन माल माँग सकता है और कौन मंज़ूर करता है, कई सप्लायरों के कोटेशन, दरवाज़े पर डिलीवरी नोट, और सप्लायर का इनवॉइस, जो दर्ज होने से पहले ऑर्डर और डिलीवरी से मिलाया जाता है। यह उसी पर बनता है जो आपके पास पहले से है: प्रोडक्ट, सप्लायर, उनकी दाम सूचियाँ, परचेज़ ऑर्डर, माल रिसीव और लॉट, इनवॉइस रीडर और लेखा।
प्रोक्योरमेंट ऑनलाइन रेस्टोरेंट और चेन का हिस्सा है, और ऑनलाइन रिटेल के लिए ऐड-ऑन है (AED 49 प्रति माह, VAT से पहले: मालिक इसे बिलिंग → प्लान → एड-ऑन मॉड्यूल में ख़रीदता है, या हमसे WhatsApp पर कहता है)। इसके लिए स्टॉक और ख़रीद चाहिए। यह अध्याय CreekPOS ऑनलाइन के बारे में है; एक बार ख़रीदे जाने वाले डेस्कटॉप प्रोग्राम में वर्ज़न 5.7.0 से अपना प्रोक्योरमेंट है: देखें डेस्कटॉप प्रोग्राम पर।
चालू करना
सेटिंग्स → प्रोक्योरमेंट (मैनेजर) में ये हैं:
- स्विच (जब तक कोई मैनेजर चालू न करे, बंद रहता है);
- हर ब्रांच के लिए, या सब ब्रांचों के लिए, दो रकमें: पहली रकम तक रिक्वेस्ट बनते ही मंज़ूर हो जाती है; दूसरी रकम से ऊपर उसे दो अलग-अलग लोगों की दो मंज़ूरी चाहिए; इनके बीच एक;
- कौन मंज़ूर करता है (मालिक चुनता है): पहली मंज़ूरी देने वाले और दूसरी मंज़ूरी देने वाले। अगर किसी पर निशान नहीं लगा, तो पहली मंज़ूरी मैनेजर और मंज़ूरी के अधिकार वाले लोग देते हैं, और दूसरी मालिक या कोई मैनेजर;
- मिलान की गुंजाइश: दाम (डिफ़ॉल्ट 1 %) और मात्रा (डिफ़ॉल्ट 0);
- हर प्रोडक्ट कैटेगरी का मासिक बजट;
- पेमेंट की शर्तें;
- मालिक को अलर्ट जाने से पहले कोई रिक्वेस्ट कितने घंटे इंतज़ार कर सकती है (24), और कितने दिन बाद ऑर्डर लेट गिना जाए (1)।
अधिकार
टीम → व्यक्ति → अधिकार में प्रोक्योरमेंट के तीन अधिकार हैं: परचेज़ रिक्वेस्ट बनाना, परचेज़ रिक्वेस्ट मंज़ूर करना (और इनवॉइस का फ़र्क़ मानना), और सप्लायर के इनवॉइस दर्ज करना (विवाद, वापसी, दर्ज करना)। मैनेजर और मालिक के पास तीनों हैं। डिलीवरी नोट, ऑर्डर और कोटेशन के लिए स्टॉक का मौजूदा अधिकार ही काम आता है।
परचेज़ रिक्वेस्ट
प्रोक्योरमेंट → नई रिक्वेस्ट: प्रोडक्ट और मात्रा, वजह, किस तारीख़ तक चाहिए, और हर लाइन पर पसंद का सप्लायर जोड़ें। हर लाइन का दाम उस सप्लायर की ताज़ा दाम सूची से लगता है, या प्रोडक्ट की लागत से।
रिक्वेस्ट सेव होने पर CreekPOS सेटिंग्स की रकमों और बजट से तय करता है कि उसे कितनी मंज़ूरी चाहिए। फिर रिक्वेस्ट मंज़ूरी के इनबॉक्स में इंतज़ार करती है।
मंज़ूरी
प्रोक्योरमेंट → मंज़ूरी उन रिक्वेस्ट की लिस्ट है जिन्हें आप अभी मंज़ूर कर सकते हैं, सबसे पुरानी पहले।
- जिसने रिक्वेस्ट बनाई, वह उसे कभी मंज़ूर नहीं करता (मालिक अपनी रिक्वेस्ट सिर्फ़ तब मंज़ूर कर सकता है जब उसे एक ही मंज़ूरी चाहिए)।
- दो मंज़ूरी वाली रिक्वेस्ट की दोनों मंज़ूरी कोई एक व्यक्ति नहीं देता।
- मंज़ूर या नामंज़ूर करते समय नोट लिखा जाता है; नामंज़ूरी के साथ नोट हमेशा ज़रूरी है।
- माँगने वाला, या कोई मैनेजर, इंतज़ार कर रही रिक्वेस्ट वापस ले सकता है।
मासिक बजट
सेटिंग्स → प्रोक्योरमेंट → मासिक बजट में किसी कैटेगरी को एक मासिक रकम दें, नरम या पक्की। रिक्वेस्ट जो जोड़ती है, उसकी तुलना उसी महीने की मंज़ूर रिक्वेस्ट में पहले से तय रकम से होती है। नरम बजट पार होने पर रिक्वेस्ट पर चेतावनी दिखती है; पक्का बजट पार होने पर रिक्वेस्ट को दो मंज़ूरी चाहिए, उसकी रकम चाहे जो हो।
रिक्वेस्ट से ऑर्डर
मंज़ूर रिक्वेस्ट पर ऑर्डर बनाएँ: एक सप्लायर को एक ऑर्डर, या लाइनों के हर सप्लायर का एक ऑर्डर। हर लाइन का दाम उस सप्लायर की ताज़ा दाम सूची से लगता है। ये आम परचेज़ ऑर्डर हैं: इन्हें सप्लायर को भेजें, रिसीव करें और हमेशा की तरह बंद करें।
कई सप्लायरों के कोटेशन
ऑर्डर देने से पहले कोटेशन माँगें: आठ सप्लायर तक चुनें और, चाहें तो, एक तारीख़ जिस तक वे जवाब दें।
- हर सप्लायर को उसका अपना लिंक मिलता है। WhatsApp पर भेजें दबाएँ (आपका अपना WhatsApp उसे सप्लायर की भाषा में लिखे टेक्स्ट के साथ भेजता है) या लिंक किसी भी मैसेज में कॉपी करें। हम लिंक ई-मेल नहीं करते।
- सप्लायर फ़ोन पर लिंक खोलता है और आपकी दुकान का नाम और सिर्फ़ मात्रा वाली लाइनें देखता है, आपकी लागत कभी नहीं। हर लाइन पर वह अपना दाम और जितनी मात्रा दे सकता है वह लिखता है, फिर डिलीवरी की तारीख़, अपना नाम और एक मैसेज। जब तक रिक्वेस्ट खुली है, वह अपना कोटेशन बदल सकता है।
- रिक्वेस्ट पर कोटेशन आमने-सामने दिखते हैं: हर लाइन का सबसे सस्ता दाम निशान के साथ, हर सप्लायर का कुल और वह कितनी लाइनें देता है, और सबसे अच्छा कोटेशन सुझाया हुआ (पहले सब लाइनें देने वाला, फिर सबसे कम कुल)।
- कोटेशन चुनें: उस सप्लायर को उसके कोटेशन वाले दाम और मात्रा पर, उसकी डिलीवरी की तारीख़ के साथ ऑर्डर बन जाता है, और कोटेशन के दाम उस सप्लायर की अगली दाम सूची बन जाते हैं।
वापस लें एक लिंक रोकता है; रद्द करें सारे लिंक रोकता है और रिक्वेस्ट को फिर से मंज़ूर हालत में ले आता है।
डिलीवरी नोट के साथ माल रिसीव करना
परचेज़ ऑर्डर पर डिलीवरी नोट के साथ रिसीव करें। हर लाइन पर लिखें कि क्या आया और क्या ख़राब था (दरवाज़े पर ही लौटा दिया गया: यह कभी स्टॉक में नहीं जाता), और जहाँ आप लॉट रखते हैं, वहाँ बैच और एक्सपायरी। CreekPOS हिसाब लगाता है कि क्या लिया गया, और ऑर्डर के मुक़ाबले क्या ज़्यादा या कम है।
डिलीवरी हिस्सों में आ सकती है: हर डिलीवरी का अपना नोट होता है, और जब तक सब न आ जाए या आप उसे बंद न करें, ऑर्डर कुछ-मिला हालत में रहता है। नोट यह भी दर्ज करता है कि डिलीवरी कितने दिन लेट थी।
सप्लायर का इनवॉइस और थ्री-वे मैच
ऑर्डर पर सप्लायर का इनवॉइस: सप्लायर के इनवॉइस का नंबर, तारीख़ और लाइनें लिखें (वे सबसे नए ऐसे डिलीवरी नोट से शुरू होती हैं जिसका अभी बिल नहीं बना), या AI इनवॉइस रीडर से फ़ोटो से भरवाएँ। फ़ोटो सिर्फ़ इनवॉइस भरती है; माल डिलीवरी नोट से पहले ही रिसीव हो चुका है।
फिर CreekPOS तीन दस्तावेज़ों को लाइन-दर-लाइन मिलाता है, ऑर्डर, डिलीवरी नोट और इनवॉइस:
- दाम की गुंजाइश से बाहर दाम, ऊपर या नीचे;
- बिल की गई मात्रा जो ली गई मात्रा से अलग है, मात्रा की गुंजाइश से बाहर;
- ऐसा प्रोडक्ट जो ऑर्डर में नहीं था, या बिना डिलीवरी नोट वाला इनवॉइस।
गुंजाइश के अंदर इनवॉइस दर्ज हो जाता है: लेखा चालू हो तो सही VAT कोड और सप्लायर की पेमेंट की शर्तों से निकली भुगतान की तारीख़ के साथ एक बिल, ताकि बिलों की लिस्ट, देय रकम की एजिंग और कैश का अनुमान उसे देखें; लेखा के बिना, सप्लायर के खाते में फ़र्क़ जाता है ताकि उसका बैलेंस वही हो जो इनवॉइस कहता है। एक ही सप्लायर इनवॉइस नंबर दो बार मना कर दिया जाता है।
मिलान सटीक हिसाब है। सिर्फ़ इनवॉइस की फ़ोटो पढ़ने में AI इस्तेमाल होता है।
जाँच वाले इनवॉइस
जो इनवॉइस मेल नहीं खाया, वह प्रोक्योरमेंट → जाँच वाले इनवॉइस में इंतज़ार करता है (मंज़ूरी के अधिकार वाले लोगों के मंज़ूरी इनबॉक्स में भी)। हर एक के लिए:
- जैसा है वैसा मानें, नोट के साथ: वह बिल के हिसाब से दर्ज होता है;
- विवाद करें, नोट के साथ: आपने सप्लायर से पूछा है; वह लिस्ट में रहता है;
- सप्लायर को लौटाएँ;
- फिर से मिलाएँ, इनवॉइस ठीक करने या बाक़ी माल रिसीव करने के बाद।
सप्लायर का बकाया और स्कोरकार्ड
प्रोक्योरमेंट → एजिंग दिखाता है कि आप पर हर सप्लायर का कितना बकाया है, कितनी देर से: अभी देय नहीं, 1–30, 31–60, 61–90 और 90 दिन से ज़्यादा।
सप्लायर के पेज पर पिछले छह महीनों का स्कोरकार्ड होता है: समय पर डिलीवर हुए ऑर्डर, फ़िल रेट (जो मँगाया उसमें से कितना लिया गया), ऑर्डर के मुक़ाबले बिल किए गए दाम, ख़राब माल, अभी लेट ऑर्डर और फ़र्क़ वाले इनवॉइस।
अलर्ट, रोज़ की समरी और अपनी दुकान से पूछें
प्रोक्योरमेंट चालू होने पर मालिक को मालिक के अलर्ट मिलते हैं: आपके तय घंटों से ज़्यादा इंतज़ार कर रही रिक्वेस्ट के लिए, हर मेल न खाए इनवॉइस के लिए, और दिन में एक बार अपनी तारीख़ से आगे निकल चुके ऑर्डर के लिए। Telegram और ई-मेल पर आने वाली रोज़ की समरी में जो इंतज़ार कर रहा है, उसकी एक लाइन होती है।
अपनी दुकान से पूछें इन सवालों का जवाब देता है: "मेरी मंज़ूरी के लिए क्या रुका है?" और "कौन-सा सप्लायर लेट है?"। झटपट खोज (Ctrl+K) प्रोक्योरमेंट, मंज़ूरी, जाँच वाले इनवॉइस और एजिंग ढूँढ लेती है।
डेस्कटॉप प्रोग्राम पर (5.7.0, डेस्कटॉप गोल्ड)
एक बार ख़रीदे जाने वाले डेस्कटॉप प्रोग्राम में वर्ज़न 5.7.0 से अपना प्रोक्योरमेंट है, गोल्ड पैकेज और उससे ऊपर (डेस्कटॉप प्लैटिनम में गोल्ड का सब कुछ शामिल है)। यह एक PC पर, बिना इंटरनेट के चलता है। नया वर्ज़न डाउनलोड पेज से लें। प्रोग्राम में इसका नाम ख़रीद है।
- चालू करना: सेटिंग्स → फ़ीचर्स में ख़रीद चुनें (इससे परचेज़ ऑर्डर भी चालू हो जाते हैं)। ख़रीद की सेटिंग्स में हैं: तुरंत मंज़ूरी की रकम और दो मंज़ूरियों की रकम, दाम और मात्रा की गुंजाइश, पेमेंट की शर्तें, कितने दिन बाद ऑर्डर लेट गिना जाए, कौन मंज़ूर करता है, और मासिक बजट।
- अधिकार: सेटिंग्स → यूज़र में तीन अधिकार हैं: ख़रीद अनुरोध भेजना, ख़रीद अनुरोध और बिल के अंतर मंज़ूर करना और सप्लायर बिल दर्ज करना और मिलान करना। जब तक आप न चुनें, कैशियर के पास इनमें से कोई अधिकार नहीं होता; मैनेजरों के पास तीनों होते हैं।
- अनुरोध: टॉप बार पर ख़रीद → नया अनुरोध। प्रोडक्ट लिस्ट से प्रोडक्ट या एक खुली लिखी लाइन जोड़ें, हर एक के साथ मात्रा, एक की अनुमानित लागत, किस तारीख़ तक चाहिए और सुझाया सप्लायर। अनुरोधों के अपने नंबर होते हैं: PR-1, PR-2…
- मंज़ूरी: दुकान की तुरंत-मंज़ूरी वाली रकम तक का अनुरोध भेजते ही मंज़ूर हो जाता है; दो मंज़ूरियों वाली रकम से ऊपर, या पक्का बजट पार होने पर, उसे दो अलग-अलग लोगों की दो मंज़ूरियाँ चाहिए; इनके बीच, एक। बजट हर कैटेगरी के लिए या पूरे महीने के लिए होते हैं। मंज़ूर करने वाला लाइनें, बजट और पूरा इतिहास देखता है, और नोट के साथ मंज़ूर करें, बदलाव के लिए लौटाएँ या नामंज़ूर करें दबाता है। लौटाया गया अनुरोध बदलें और फिर भेजें से बदलकर दोबारा भेजा जाता है।
- ऑर्डर: मंज़ूर अनुरोध पर परचेज़ ऑर्डर बनाएँ मौजूदा परचेज़ ऑर्डर स्क्रीन खोलता है, अनुरोध से भरी हुई: एक सप्लायर को एक ऑर्डर, या हर लाइन के सप्लायर को अलग ऑर्डर। ऑर्डरों के अपने नंबर रहते हैं (PO-1, PO-2…)। खुली लिखी लाइन ऑर्डर पर नहीं जा सकती: पहले उसे प्रोडक्ट लिस्ट में जोड़ें।
- माल रिसीव वही है जो आप परचेज़ ऑर्डर पर पहले से करते हैं।
- सप्लायर का बिल: सप्लायर का बिल दबाएँ, ऑर्डर चुनें, सप्लायर का नंबर, तारीख़, VAT, लाइनें और छपा हुआ कुल लिखें, फिर मिलान करें और सेव करें। CreekPOS इसे ऑर्डर और आए माल से, दुकान की तय गुंजाइश के अंदर मिलाता है। मेल खाने वाला बिल पोस्ट हो जाता है। जो मेल न खाए, वह जाँचने वाले बिल में रुकता है: जैसा है वैसा मानें, क्रेडिट नोट माँगें (यहाँ दर्ज होता है, कुछ भेजा नहीं जाता), माल लौटाएँ, या माल आने के बाद फिर से मिलान करें।
- सप्लायर बकाया की उम्र दिखाती है कि हर सप्लायर का कितना देना है: अभी देय नहीं, 1–30, 31–60, 61–90 और 90 दिन से ज़्यादा।
ख़रीद के होम पेज पर चार लिस्ट हैं: खुले अनुरोध, मेरी मंज़ूरी के इंतज़ार में, जो ऑर्डर नहीं आए (लेट वाले लाल रंग में) और जाँचने वाले बिल।
डेस्कटॉप पर लिंक से कई सप्लायरों के कोटेशन नहीं हैं (वे CreekPOS ऑनलाइन में ही रहते हैं), ख़राब माल वाले डिलीवरी नोट नहीं हैं, और प्रोक्योरमेंट के लिए मालिक के अलर्ट या अपनी दुकान से पूछें नहीं हैं। जो दुकान CreekPOS ऑनलाइन पर जाती है, वह अपने परचेज़ ऑर्डर साथ ले जाती है; ख़रीद अनुरोध और सप्लायर बिल PC पर ही रहते हैं।
