پروکیورمنٹ: درخواستیں، منظوریاں، کوٹیشن اور تین طرفہ میچ

#یہ کیا ہے

پروکیورمنٹ پرچیز آرڈر کے آس پاس کے مرحلے شامل کرتا ہے: کون مال مانگ سکتا ہے اور کون منظور کرتا ہے، کئی سپلائرز سے کوٹیشن، دروازے پر ڈلیوری نوٹ، اور سپلائر کی انوائس کا درج ہونے سے پہلے آرڈر اور ڈلیوری سے ملان۔ یہ اسی پر بنتا ہے جو آپ کے پاس پہلے سے ہے: پروڈکٹس، سپلائرز، ان کی پرائس لسٹیں، پرچیز آرڈر، مال کی وصولی اور لاٹ، انوائس ریڈر اور حسابات۔

پروکیورمنٹ آن لائن ریستوران اور چین کا حصہ ہے، اور آن لائن ریٹیل کے لیے ایڈ آن ہے (ماہانہ AED 49، ویٹ سے پہلے: مالک اسے بلنگ ← پلان ← ایڈ آن ماڈیولز میں خریدتا ہے، یا WhatsApp پر ہم سے کہتا ہے)۔ اسے اسٹاک اور خریداری چاہیے۔ یہ باب CreekPOS آن لائن کے بارے میں ہے؛ ایک بار خریدے جانے والے ڈیسک ٹاپ پروگرام میں ورژن 5.7.0 سے اپنا پروکیورمنٹ ہے: دیکھیں ڈیسک ٹاپ پروگرام پر۔

#چالو کرنا

سیٹنگز ← پروکیورمنٹ (منیجرز) میں یہ ہے:

• سوئچ (جب تک کوئی منیجر چالو نہ کرے، بند رہتا ہے)؛
• ہر برانچ کے لیے، یا سب برانچوں کے لیے، دو رقمیں: پہلی رقم تک درخواست بنتے ہی منظور ہو جاتی ہے؛ دوسری رقم سے اوپر اسے دو الگ الگ لوگوں کی دو منظوریاں چاہییں؛ درمیان میں ایک؛
• منظور کون کرتا ہے (مالک چنتا ہے): پہلی منظوری دینے والے اور دوسری منظوری دینے والے۔ اگر کسی پر ٹک نہ ہو تو پہلی منظوری منیجرز اور منظوری کا اختیار رکھنے والے دیتے ہیں، اور دوسری مالک یا کوئی منیجر؛
• میچ کی گنجائشیں: قیمت (ڈیفالٹ 1 %) اور مقدار (ڈیفالٹ 0)؛
• ہر پروڈکٹ کیٹیگری کا ماہانہ بجٹ؛
• ادائیگی کی شرائط؛
• مالک کو الرٹ ملنے سے پہلے درخواست کتنے گھنٹے انتظار کر سکتی ہے (24)، اور کتنے دن بعد آرڈر لیٹ مانا جائے (1)۔

#اختیارات

ٹیم ← کوئی شخص ← اختیارات میں پروکیورمنٹ کے تین اختیارات ہیں: خریداری کی درخواستیں بنانا، خریداری کی درخواستیں منظور کرنا (اور انوائس کے فرق قبول کرنا)، اور سپلائر کی انوائسیں درج کرنا (اعتراض، واپسی، درج کرنا)۔ منیجرز اور مالک کے پاس تینوں ہیں۔ ڈلیوری نوٹ، آرڈر اور کوٹیشن اسٹاک کا موجودہ اختیار استعمال کرتے ہیں۔

#خریداری کی درخواستیں

پروکیورمنٹ ← نئی درخواست: پروڈکٹس اور مقدار، وجہ، جس تاریخ تک چاہییں، اور ہر لائن پر پسندیدہ سپلائر شامل کریں۔ ہر لائن کی قیمت اس سپلائر کی تازہ ترین پرائس لسٹ سے، یا پروڈکٹ کی لاگت سے لگتی ہے۔

درخواست محفوظ ہونے پر CreekPOS سیٹنگز کی رقموں اور بجٹ سے حساب لگاتا ہے کہ اسے کتنی منظوریاں چاہییں۔ پھر درخواست منظوریوں کے ان باکس میں انتظار کرتی ہے۔

#منظوریاں

پروکیورمنٹ ← منظوریاں ان درخواستوں کی فہرست ہے جو آپ ابھی منظور کر سکتے ہیں، سب سے پرانی پہلے۔

• درخواست بنانے والا کبھی اسے منظور نہیں کرتا (مالک اپنی درخواست صرف تب منظور کر سکتا ہے جب اسے ایک ہی منظوری چاہیے ہو)۔
• دو مرحلوں والی درخواست کی دونوں منظوریاں کوئی ایک شخص نہیں دیتا۔
• منظوری یا نامنظوری کے ساتھ نوٹ لکھا جا سکتا ہے؛ نامنظوری کے لیے نوٹ ضروری ہے۔
• مانگنے والا، یا کوئی منیجر، ابھی انتظار کرتی درخواست واپس لے سکتا ہے۔

#ماہانہ بجٹ

سیٹنگز ← پروکیورمنٹ ← ماہانہ بجٹ میں کسی کیٹیگری کو ماہانہ رقم دیں، نرم یا سخت۔ درخواست جو رقم بڑھاتی ہے اسے اسی مہینے کی منظور شدہ درخواستوں کی پہلے سے طے رقم کے ساتھ ملا کر دیکھا جاتا ہے۔ نرم بجٹ سے آگے جانے پر درخواست پر وارننگ دکھتی ہے؛ سخت بجٹ سے آگے جانے پر درخواست کو دو منظوریاں چاہییں، چاہے رقم کتنی بھی ہو۔

#درخواست سے آرڈر تک

منظور شدہ درخواست پر آرڈر بنائیں: ایک سپلائر کو ایک آرڈر، یا لائنوں کے ہر سپلائر کا ایک آرڈر۔ ہر لائن کی قیمت اس سپلائر کی تازہ ترین پرائس لسٹ سے لگتی ہے۔ یہ عام پرچیز آرڈر ہیں: انہیں سپلائر کو بھیجیں، وصول کریں اور ہمیشہ کی طرح بند کریں۔

#کئی سپلائرز سے کوٹیشن

آرڈر سے پہلے کوٹیشن مانگیں: آٹھ تک سپلائرز چنیں اور، چاہیں تو، وہ تاریخ جس تک انہیں جواب دینا ہے۔

1. ہر سپلائر کو اپنا لنک ملتا ہے۔ WhatsApp پر بھیجیں دبائیں (آپ کا اپنا WhatsApp اسے سپلائر کی زبان کے متن کے ساتھ بھیجتا ہے) یا لنک کسی بھی پیغام میں کاپی کریں۔ ہم لنک ای میل نہیں کرتے۔
2. سپلائر فون پر لنک کھولتا ہے اور آپ کی دکان کا نام اور لائنیں صرف مقدار کے ساتھ دیکھتا ہے، آپ کی لاگت کبھی نہیں۔ ہر لائن پر وہ اپنی قیمت اور جتنی مقدار دے سکتا ہے لکھتا ہے، پھر ڈلیوری کی تاریخ، اپنا نام اور ایک پیغام۔ جب تک درخواست کھلی ہے وہ اپنی کوٹیشن بدل سکتا ہے۔
3. درخواست پر کوٹیشنز ساتھ ساتھ دکھتی ہیں: ہر لائن کی سب سے سستی قیمت پر نشان، ہر سپلائر کا کل اور وہ کتنی لائنیں پوری کرتا ہے، اور سب سے اچھی کوٹیشن کی تجویز (پہلے سب لائنیں پوری کرنے والی، پھر سب سے کم کل)۔
4. کوٹیشن چنیں: آرڈر اس سپلائر کو اس کی کوٹیشن کی قیمتوں اور مقدار پر، اس کی ڈلیوری کی تاریخ کے ساتھ بنتا ہے، اور اس کی کوٹیشن کی قیمتیں اس سپلائر کی اگلی پرائس لسٹ بن جاتی ہیں۔

واپس لیں ایک لنک روکتا ہے؛ منسوخ کریں سب روک کر درخواست کو واپس منظور شدہ پر لے آتا ہے۔

#ڈلیوری نوٹ کے ساتھ وصولی

پرچیز آرڈر پر ڈلیوری نوٹ کے ساتھ وصول کریں۔ ہر لائن پر لکھیں کیا آیا اور کیا خراب تھا (دروازے پر ہی واپس: یہ کبھی اسٹاک میں نہیں آتا)، اور جہاں آپ لاٹ رکھتے ہیں وہاں بیچ اور ایکسپائری۔ CreekPOS حساب لگاتا ہے کہ کیا قبول ہوا، اور آرڈر کے مقابلے میں کیا زیادہ یا کم ہے۔

ڈلیوری حصوں میں آ سکتی ہے: ہر ڈلیوری کا اپنا نوٹ ہوتا ہے، اور آرڈر تب تک جزوی طور پر موصول رہتا ہے جب تک سب کچھ نہ آ جائے یا آپ اسے بند نہ کر دیں۔ نوٹ یہ بھی درج کرتا ہے کہ ڈلیوری کتنے دن لیٹ تھی۔

#سپلائر کی انوائس اور تین طرفہ میچ

آرڈر پر سپلائر کی انوائس: سپلائر کی انوائس کا نمبر، تاریخ اور لائنیں لکھیں (یہ اس تازہ ترین ڈلیوری نوٹ سے شروع ہوتی ہیں جس کا ابھی بل نہیں بنا)، یا AI انوائس ریڈر سے تصویر کے ذریعے بھریں۔ تصویر صرف انوائس بھرتی ہے؛ مال ڈلیوری نوٹ سے وصول ہو چکا ہوتا ہے۔

پھر CreekPOS تین دستاویزیں لائن بہ لائن ملاتا ہے، آرڈر، ڈلیوری نوٹ اور انوائس:

• قیمت کی گنجائش سے باہر قیمتیں، کم ہوں یا زیادہ؛
• بل کی گئی مقدار جو قبول شدہ مقدار سے مختلف ہو، مقدار کی گنجائش سے باہر؛
• ایسا پروڈکٹ جو آرڈر میں نہیں تھا، یا ایسی انوائس جس کا کوئی ڈلیوری نوٹ نہیں۔

گنجائش کے اندر ہو تو انوائس درج ہو جاتی ہے: حسابات چالو ہوں تو صحیح ویٹ کوڈ اور سپلائر کی ادائیگی کی شرائط والی تاریخ کے ساتھ ایک بل، تاکہ بلوں کی فہرست، واجب الادا رقموں کی ایجنگ اور کیش کی پیش گوئی میں نظر آئے؛ حسابات کے بغیر سپلائر کے کھاتے میں فرق درج ہوتا ہے تاکہ اس کا بیلنس وہی ہو جو انوائس کہتی ہے۔ ایک ہی سپلائر انوائس نمبر دو بار قبول نہیں ہوتا۔

موازنہ درست حساب ہے۔ صرف انوائس کی تصویر پڑھنے میں AI استعمال ہوتا ہے۔

#جانچ کے لیے انوائسیں

جو انوائس میچ نہیں ہوئی وہ پروکیورمنٹ ← جانچ کے لیے انوائسیں میں انتظار کرتی ہے (منظوری کا اختیار رکھنے والوں کے منظوریوں کے ان باکس میں بھی)۔ ہر ایک کے لیے:

• جیسی ہے ویسی قبول کریں، نوٹ کے ساتھ: یہ بل کے مطابق درج ہو جاتی ہے؛
• اعتراض کریں، نوٹ کے ساتھ: آپ نے سپلائر سے پوچھا ہے؛ یہ فہرست میں رہتی ہے؛
• سپلائر کو واپس کریں؛
• دوبارہ میچ کریں، انوائس درست کرنے یا باقی مال وصول کرنے کے بعد۔

#سپلائر ایجنگ اور اسکور کارڈ

پروکیورمنٹ ← ایجنگ دکھاتا ہے کہ آپ پر ہر سپلائر کا کتنا واجب ہے اور کتنی دیر سے: ابھی واجب نہیں، 1–30، 31–60، 61–90 اور 90 دن سے زیادہ۔

سپلائر کے صفحے پر پچھلے چھ مہینوں کا اسکور کارڈ ہوتا ہے: وقت پر ڈلیور ہونے والے آرڈر، فِل ریٹ (جو آرڈر کیا گیا اس میں سے کتنا قبول ہوا)، آرڈر کے مقابلے میں بل کی گئی قیمتیں، خراب مال، اس وقت لیٹ آرڈر اور فرق والی انوائسیں۔

#الرٹ، روزانہ خلاصہ اور اپنی دکان سے پوچھیں

پروکیورمنٹ چالو ہو تو مالک کو مالک کے الرٹ ملتے ہیں: آپ کے طے کردہ گھنٹوں سے زیادہ انتظار کرتی درخواستوں کے لیے، ہر میچ نہ ہونے والی انوائس کے لیے، اور دن میں ایک بار اپنی تاریخ گزر جانے والے آرڈرز کے لیے۔ Telegram اور ای میل پر روزانہ خلاصے میں جو کچھ رکا ہوا ہے اس کی ایک سطر ہوتی ہے۔

اپنی دکان سے پوچھیں "میری منظوری کے لیے کیا رکا ہوا ہے؟" اور "کون سا سپلائر لیٹ ہے؟" کا جواب دیتا ہے۔ فوری تلاش (Ctrl+K) پروکیورمنٹ، منظوریاں، جانچ کے لیے انوائسیں اور ایجنگ ڈھونڈ لیتی ہے۔

#ڈیسک ٹاپ پروگرام پر (5.7.0، ڈیسک ٹاپ گولڈ)

ایک بار خریدے جانے والے ڈیسک ٹاپ پروگرام میں ورژن 5.7.0 سے اپنا پروکیورمنٹ ہے، گولڈ پیکیج اور اس سے اوپر (ڈیسک ٹاپ پلاٹینم میں گولڈ کا سب کچھ شامل ہے)۔ یہ ایک کمپیوٹر پر، انٹرنیٹ کے بغیر چلتا ہے۔ نیا ورژن ڈاؤن لوڈ کے صفحے سے لیں۔ پروگرام میں اس کا نام خریداری ہے۔

1. چالو کرنا: سیٹنگز ← فیچرز میں خریداری چنیں (اس سے پرچیز آرڈر بھی چالو ہو جاتے ہیں)۔ خریداری کی سیٹنگز میں یہ ہے: فوری منظوری کی رقم اور دو منظوریوں کی رقم، قیمت اور مقدار کی گنجائش، ادائیگی کی شرائط، کتنے دن بعد آرڈر لیٹ گنا جائے، کون منظور کرتا ہے، اور ماہانہ بجٹ۔
2. اختیارات: سیٹنگز ← یوزرز میں تین اختیارات ہیں: خریداری کی درخواستیں بھیجنا، خریداری کی درخواستیں اور انوائس کے فرق منظور کرنا اور سپلائر انوائس درج کرنا اور میلان کرنا۔ جب تک آپ نہ چنیں، کیشیئر کے پاس ان میں سے کوئی اختیار نہیں ہوتا؛ منیجرز کے پاس تینوں ہوتے ہیں۔
3. درخواستیں: اوپر کی بار پر خریداری ← نئی درخواست۔ پروڈکٹ لسٹ سے پروڈکٹس یا ایک کھلی لکھی لائن شامل کریں، ہر ایک کے ساتھ مقدار، ایک کی متوقع لاگت، کس تاریخ تک چاہیے اور تجویز کردہ سپلائر۔ درخواستوں کے اپنے نمبر ہوتے ہیں: PR-1، PR-2…
4. منظوریاں: دکان کی فوری منظوری والی رقم تک کی درخواست بھیجتے ہی منظور ہو جاتی ہے؛ دو منظوریوں والی رقم سے اوپر، یا پکا بجٹ پار ہونے پر، اسے دو الگ الگ لوگوں کی دو منظوریاں چاہییں؛ ان کے درمیان، ایک۔ بجٹ ہر کیٹیگری کے لیے یا پورے مہینے کے لیے ہوتے ہیں۔ منظور کرنے والا لائنیں، بجٹ اور پوری تاریخ دیکھتا ہے، اور نوٹ کے ساتھ منظور کریں، تبدیلی کے لیے واپس کریں یا نامنظور کریں دباتا ہے۔ واپس کی گئی درخواست تبدیل کریں اور پھر بھیجیں سے بدل کر دوبارہ بھیجی جاتی ہے۔
5. آرڈر: منظور شدہ درخواست پر پرچیز آرڈر بنائیں موجودہ پرچیز آرڈر کی اسکرین کھولتا ہے، درخواست سے بھری ہوئی: ایک سپلائر کو ایک آرڈر، یا ہر لائن کے سپلائر کو الگ آرڈر۔ آرڈرز کے اپنے نمبر رہتے ہیں (PO-1، PO-2…)۔ کھلی لکھی لائن آرڈر پر نہیں جا سکتی: پہلے اسے پروڈکٹ لسٹ میں شامل کریں۔
6. مال کی وصولی وہی ہے جو آپ پرچیز آرڈر پر پہلے سے کرتے ہیں۔
7. سپلائر کا انوائس: سپلائر کا انوائس دبائیں، آرڈر چنیں، سپلائر کا نمبر، تاریخ، ویٹ، لائنیں اور چھپا ہوا کل لکھیں، پھر میلان کریں اور محفوظ کریں۔ CreekPOS اسے آرڈر اور آئے ہوئے مال سے، دکان کی طے کردہ گنجائش کے اندر ملاتا ہے۔ میل کھانے والا انوائس پوسٹ ہو جاتا ہے۔ جو میل نہ کھائے وہ جانچنے والے انوائس میں رکتا ہے: جیسا ہے ویسا مانیں، کریڈٹ نوٹ مانگیں (یہاں درج ہوتا ہے، کچھ بھیجا نہیں جاتا)، مال واپس کریں، یا مال آنے کے بعد دوبارہ میلان کریں۔
8. سپلائر واجبات کی عمر دکھاتی ہے کہ ہر سپلائر کا کتنا دینا ہے: ابھی واجب نہیں، 1–30، 31–60، 61–90 اور 90 دن سے زیادہ۔

خریداری کے ہوم پیج پر چار فہرستیں ہیں: کھلی درخواستیں، میری منظوری کے انتظار میں، جو آرڈر نہیں آئے (لیٹ والے سرخ رنگ میں) اور جانچنے والے انوائس۔

ڈیسک ٹاپ پر لنک سے کئی سپلائرز کے کوٹیشن نہیں (وہ CreekPOS آن لائن میں ہی رہتے ہیں)، خراب مال والے ڈلیوری نوٹ نہیں، اور پروکیورمنٹ کے لیے مالک کے الرٹ یا اپنی دکان سے پوچھیں نہیں۔ جو دکان CreekPOS آن لائن پر جاتی ہے وہ اپنے پرچیز آرڈر ساتھ لے جاتی ہے؛ خریداری کی درخواستیں اور سپلائر انوائس کمپیوٹر پر ہی رہتے ہیں۔