المشتريات: الطلبات والموافقات وعروض الأسعار والمطابقة الثلاثية

#ما هي

تضيف إدارة المشتريات الخطوات المحيطة بأمر الشراء: من يحق له طلب البضاعة ومن يعتمد الطلب، وعروض الأسعار من عدة موردين، وإذن الاستلام عند الباب، ومطابقة فاتورة المورد مع أمر الشراء والاستلام قبل تسجيلها. وهي تُبنى على ما لديك أصلًا: الأصناف، والموردون، وقوائم أسعارهم، وأوامر الشراء، والاستلام، والدفعات، وقارئ الفواتير، والحسابات.

إدارة المشتريات جزء من خطتي المطاعم والسلاسل أونلاين، وإضافة لخطة التجزئة أونلاين (بسعر 49 درهمًا شهريًا قبل الضريبة: يشتريها المالك من الاشتراك ← الباقة ← وحدات إضافية، أو يطلبها منا على واتساب). وتحتاج إلى المخزون والمشتريات. ويصف هذا الفصل CreekPOS أونلاين؛ أما برنامج الحاسوب الذي يُشترى مرة واحدة فله إدارة مشتريات خاصة به منذ الإصدار 5.7.0: انظر في برنامج الحاسوب.

#التفعيل

في الإعدادات ← المشتريات (للمديرين):

• مفتاح التشغيل (متوقف حتى يفعّله مدير)؛
• لكل فرع، أو لكل الفروع، مبلغان: حتى الأول يُعتمد الطلب لحظة رفعه؛ وفوق الثاني يحتاج إلى اعتمادين من شخصين مختلفين؛ وبينهما اعتماد واحد؛
• من يعتمد (يختار المالك): أصحاب الاعتماد الأول وأصحاب الاعتماد الثاني. وإن لم يُحدَّد أحد، يعطي الاعتمادَ الأول المديرون ومن لديهم صلاحية الاعتماد، ويعطي الثانيَ المالكُ أو مدير؛
• الحدود المسموحة للمطابقة: السعر (1 % افتراضيًا) والكمية (0 افتراضيًا)؛
• الميزانيات الشهرية لكل فئة أصناف؛
• مدد السداد؛
• كم ساعة يمكن أن ينتظر الطلب قبل تنبيه المالك (24)، وبعد كم يوم يُعدّ أمر الشراء متأخرًا (1).

#الصلاحيات

في الفريق ← الشخص ← الصلاحيات ثلاث صلاحيات للمشتريات: رفع طلبات الشراء، واعتماد طلبات الشراء (وقبول فروق الفاتورة)، وتسجيل فواتير الموردين (الاعتراض، والإرجاع، والترحيل). وللمديرين والمالك الثلاث كلها. أما أذونات الاستلام وأوامر الشراء وعروض الأسعار فتستخدم صلاحية المخزون الحالية.

#طلبات الشراء

المشتريات ← طلب شراء جديد: أضف الأصناف والكميات، والسبب، والتاريخ الذي تحتاج إليها فيه، ولكل سطر موردًا مفضّلًا. ويُسعَّر كل سطر بآخر قائمة أسعار لذلك المورد، أو بتكلفة الصنف.

وعند حفظ الطلب يحسب CreekPOS عدد الاعتمادات التي يحتاج إليها من المبالغ المحددة في الإعدادات ومن الميزانيات. ثم ينتظر الطلب في صندوق الموافقات.

#الموافقات

تسرد المشتريات ← الموافقات الطلبات التي يمكنك اعتمادها الآن، الأقدم أولًا.

• من رفع الطلب لا يعتمده أبدًا (ويجوز للمالك اعتماد طلبه هو فقط حين لا يحتاج إلا إلى اعتماد واحد).
• لا يعطي أحد الاعتمادين كليهما في الطلب ذي الخطوتين.
• الاعتماد أو الرفض يقبل ملاحظة؛ والرفض يحتاج دائمًا إلى ملاحظة.
• يمكن لمن رفع الطلب، أو لمدير، سحب الطلب ما دام ينتظر.

#الميزانيات الشهرية

في الإعدادات ← المشتريات ← الميزانيات الشهرية، حدّد لفئة مبلغًا شهريًا، تحذيرية أو ملزمة. ويُقارن ما يضيفه الطلب بما التزمت به الطلبات المعتمدة في الشهر نفسه. وتجاوز الميزانية التحذيرية يُظهر تحذيرًا على الطلب؛ أما تجاوز الميزانية الملزمة فيجعل الطلب يحتاج إلى اعتمادين، مهما كان مبلغه.

#من الطلب إلى أوامر الشراء

في الطلب المعتمد، اضغط أنشئ الأوامر: أمر واحد لمورد واحد، أو أمر لكل مورد من أسطر الطلب. ويُسعَّر كل سطر بآخر قائمة أسعار لذلك المورد. والأوامر أوامر شراء عادية: أرسلها إلى المورد، واستلمها، وأغلقها كالمعتاد.

#عروض الأسعار من عدة موردين

قبل الطلب، اضغط اطلب عروض الأسعار: اختر حتى ثمانية موردين، وإن شئت تاريخًا ينبغي أن يجيبوا قبله.

1. يحصل كل مورد على رابطه الخاص. اضغط أرسل على واتساب (يرسله واتساب الخاص بك، مع النص بلغة المورد) أو انسخ الرابط في أي رسالة. ولا نرسل الروابط بالبريد الإلكتروني.
2. يفتح المورد الرابط على هاتفه فيرى اسم متجرك والأسطر بالكميات فقط، ولا يرى تكاليفك أبدًا. ويكتب لكل سطر سعره والكمية التي يستطيع توريدها، ثم تاريخ التسليم، واسمه، ورسالة. ويمكنه تغيير عرضه ما دام الطلب مفتوحًا.
3. في الطلب تظهر العروض جنبًا إلى جنب: أرخص سعر في كل سطر مميَّز، وإجمالي كل مورد، وعدد الأسطر التي يغطيها، وأفضل عرض مقترح (تغطية كل الأسطر أولًا، ثم أقل إجمالي).
4. اختر عرضًا: يُنشأ أمر الشراء لذلك المورد بأسعار عرضه وكمياته، مع تاريخ التسليم الذي ذكره، وتصبح أسعار عرضه قائمة الأسعار التالية لذلك المورد.

سحب الرابط يوقف رابطًا واحدًا؛ وإلغاء طلب عروض الأسعار يوقفها كلها ويعيد الطلب إلى حالة «معتمد».

#الاستلام بإذن استلام

في أمر الشراء، اضغط استلم بإذن استلام. واكتب لكل سطر ما وصل وما كان تالفًا (رُفض عند الباب: فلا يدخل المخزون أبدًا)، مع الدفعة وتاريخ الصلاحية حيث تتابع الدفعات. ويحسب CreekPOS ما قُبل، وأي زيادة أو نقص مقارنة بأمر الشراء.

ويمكن أن يصل التوريد على أجزاء: لكل توريد إذن استلام خاص به، ويبقى أمر الشراء مستلَمًا جزئيًا حتى يصل كل شيء أو تغلقه. ويسجّل الإذن أيضًا كم يومًا تأخر التوريد.

#فاتورة المورد والمطابقة الثلاثية

في أمر الشراء، اضغط فاتورة المورد: اكتب رقم فاتورة المورد وتاريخها وأسطرها (تبدأ من أحدث إذن استلام لم يُفوتر بعد)، أو املأها من صورة بـقارئ الفواتير بالذكاء الاصطناعي. والصورة تملأ الفاتورة فقط؛ أما البضاعة فقد استُلمت بإذن الاستلام.

ثم يقارن CreekPOS ثلاثة مستندات سطرًا سطرًا: أمر الشراء، وإذن الاستلام، والفاتورة:

• الأسعار الخارجة عن الحد المسموح للسعر، زيادةً أو نقصًا؛
• الكميات المفوترة التي تختلف عما قُبل، خارج الحد المسموح للكمية؛
• صنف لم يكن في أمر الشراء، أو فاتورة بلا إذن استلام.

ضمن الحدود المسموحة تُرحَّل الفاتورة: مع تفعيل الحسابات، فاتورةَ مورد برمز الضريبة الصحيح وتاريخ استحقاق من مدة السداد لدى المورد، فتراها قائمة فواتير الموردين وأعمار الذمم الدائنة وتوقّع النقد؛ ومن دون الحسابات، يأخذ حساب المورد الفرق ليصبح رصيده كما تقول الفاتورة. ويُرفض رقم فاتورة المورد نفسه إذا تكرر.

والمقارنة حساب دقيق. ولا يُستخدم الذكاء الاصطناعي إلا في قراءة صورة الفاتورة.

#فواتير تحتاج إلى مراجعة

الفاتورة غير المطابقة تنتظر في المشتريات ← فواتير تحتاج إلى مراجعة (وفي صندوق الموافقات أيضًا لمن لديهم صلاحية الاعتماد). ولكل منها:

• اقبلها كما هي، مع ملاحظة: تُرحَّل كما فُوترت؛
• اعترض لدى المورد، مع ملاحظة: سألت المورد؛ وتبقى في القائمة؛
• أعدها إلى المورد؛
• طابِق مجددًا، بعد أن تصحح الفاتورة أو تستلم الباقي.

#أعمار مستحقات الموردين وتقييمهم

تُظهر المشتريات ← أعمار مستحقات الموردين ما تدين به لكل مورد حسب تأخره: غير مستحق، و1–30، و31–60، و61–90، وأكثر من 90 يومًا.

وفي صفحة المورد تقييم لآخر ستة أشهر: أوامر الشراء التي وُرّدت في الموعد، ونسبة التوريد (ما قُبل مما طُلب)، والأسعار المفوترة مقارنة بأوامر الشراء، والبضاعة التالفة، والأوامر المتأخرة الآن، والفواتير التي فيها فروق.

#التنبيهات والملخص اليومي و«اسأل متجرك»

مع تفعيل إدارة المشتريات، يتلقى المالك تنبيهات المالك عن الطلبات التي تنتظر أكثر من الساعات التي حددتها، وعن كل فاتورة غير مطابقة، ومرة في اليوم عن أوامر الشراء التي تجاوزت موعدها. وفي الملخص اليومي على تيليجرام وبالبريد الإلكتروني سطر واحد لما ينتظر.

ويجيب «اسأل متجرك» عن «ما الذي ينتظر موافقتي؟» و«أي مورد متأخر؟». ويجد البحث السريع (Ctrl+K) المشتريات، والموافقات، والفواتير التي تحتاج إلى مراجعة، وأعمار المستحقات.

#في برنامج الحاسوب (5.7.0، الباقة الذهبية)

لبرنامج الحاسوب الذي يُشترى مرة واحدة إدارة مشتريات خاصة به منذ الإصدار 5.7.0، في الباقة الذهبية وما فوقها (فالباقة البلاتينية تشمل كل ما في الذهبية). وهي تعمل على جهاز واحد ودون اتصال. نزّل الإصدار الجديد من صفحة التنزيل.

1. التفعيل: في الإعدادات ← الميزات اختر المشتريات (فتُفعَّل أوامر الشراء معها). وفي إعدادات المشتريات: مبلغ الاعتماد الفوري ومبلغ الاعتمادين، والحدود المسموحة للسعر والكمية، ومدد السداد، وعدد الأيام التي يُعدّ بعدها أمر الشراء متأخرًا، ومن يعتمد، والميزانيات الشهرية.
2. الصلاحيات: في الإعدادات ← المستخدمون ثلاث صلاحيات: تقديم طلبات الشراء، واعتماد طلبات الشراء وفروق الفواتير، وتسجيل فواتير الموردين ومطابقتها. ولا يملك الكاشير أيًّا منها حتى تمنحه إياها؛ أما المديرون فيملكونها كلها.
3. الطلبات: المشتريات في الشريط العلوي ← طلب جديد. أضف أصنافًا من قائمة الأصناف، أو سطر بنص حر، ولكل منها الكمية، والتكلفة التقديرية للوحدة، وتاريخ الحاجة إليه، والمورد المقترح. وللطلبات أرقامها الخاصة: PR-1، PR-2…
4. الاعتمادات: الطلب الذي لا يتجاوز مبلغ الاعتماد الفوري للمحل يُعتمد لحظة إرساله؛ وما يتجاوز مبلغ الاعتمادين، أو يتخطى ميزانية ملزمة، يحتاج إلى اعتمادين من شخصين مختلفين؛ وما بينهما يحتاج إلى اعتماد واحد. والميزانيات لكل فئة أو للشهر كاملًا. ويرى المعتمِد الأسطر والميزانيات والسجل، ثم يضغط اعتمد أو أعده للتعديل أو ارفض، مع ملاحظة. ويعدّل صاحب الطلب المُعاد طلبه ويرسله مجددًا بزر عدّل وأرسل مجددًا.
5. أمر الشراء: في الطلب المعتمد، يفتح زر أنشئ أمر الشراء شاشة أوامر الشراء المعتادة معبّأة من الطلب: أمر واحد لمورد واحد، أو أمر لكل مورد بحسب السطور. وتحتفظ الأوامر بأرقامها الخاصة (PO-1، PO-2…). ولا يدخل السطر ذو النص الحر في أمر الشراء: أضفه إلى قائمة الأصناف أولًا.
6. الاستلام هو الاستلام نفسه الذي تستخدمه في أمر الشراء.
7. فاتورة المورد: اضغط فاتورة مورد، واختر أمر الشراء، واكتب رقم فاتورة المورد وتاريخها والضريبة والأسطر والإجمالي المطبوع، ثم طابِق واحفظ. يطابقها CreekPOS مع أمر الشراء وما استُلم، ضمن الحدود المسموحة التي حددها المحل. والفاتورة المطابقة تُرحَّل. أما غير المطابقة فتنتظر في فواتير تحتاج إلى مراجعة: اقبلها كما هي، أو اطلب إشعارًا دائنًا (يُسجَّل هنا ولا يُرسَل شيء)، أو أعد البضاعة، أو طابِق مجددًا بعد وصول شحنة.
8. أعمار مستحقات الموردين تعرض ما عليك لكل مورد: غير مستحق، و1–30، و31–60، و61–90، وأكثر من 90 يومًا.

وفي الصفحة الرئيسية لـالمشتريات أربع قوائم: طلبات مفتوحة، وبانتظار اعتمادي، وأوامر لم تُستلم (المتأخرة منها بالأحمر)، وفواتير تحتاج إلى مراجعة.

ولا توجد في برنامج الحاسوب عروض أسعار من عدة موردين عبر رابط (فهي تبقى في CreekPOS أونلاين)، ولا أذونات استلام بالبضاعة التالفة، ولا تنبيهات المالك ولا «اسأل متجرك» للمشتريات. والمحل الذي ينتقل إلى CreekPOS أونلاين يأخذ أوامر الشراء معه، أما طلبات الشراء وفواتير الموردين فتبقى على الجهاز.