الحجوزات: المواعيد وحجز الطاولات

تمنح الحجوزات صالونك أو عيادتك أو محل الحلاقة أو مغسلة السيارات أو الاستوديو أو مطعمك صفحة حجز خاصة، وتقويمًا واحدًا لا يقبل حجزين في الموعد نفسه، وتذكيرات، ونقطة بيع تعرف من دخل للتو. وتُحاسَب الزيارة مثل أي عملية بيع أخرى. تأتي الحجوزات مع خطتي المطاعم والسلاسل أونلاين (لا التجزئة)، وهي غير متاحة في برنامج الحاسوب الذي يُشترى مرة واحدة.

#تفعيل الحجوزات

1. ادخل بصفتك المالك وفعّل الحجوزات من الإعدادات.
2. اتبع خطوات الإعداد أدناه.
3. امنح فريقك صلاحيات الحجوزات من الفريق: فلا صلاحيات للمديرين والكاشيرات حتى تمنحها. ويمكن قصر عضو الفريق على زياراته هو.

وإن أوقفتها تُغلق صفحات الحجوزات، وتذكر صفحاتك العامة أنها غير متاحة.

#الإعداد

يبدأ الإعداد بنوع نشاطك (صالون، أو عيادة، أو مغسلة سيارات، أو صيانة، أو استوديو، أو طاولات مطعم، أو غير ذلك)، فيملأ الصياغة، ومدة الموعد، وقائمة أولية بالخدمات، وأنواع الموارد، وأوقات التذكير.

1. حدّد ساعات عمل كل فرع، والعطل، والتغييرات المؤقتة لتواريخ محددة مثل ساعات رمضان التي تختارها.
2. حدّد قواعدك: إلى أي مدى مسبقًا يمكن للعملاء الحجز، وحتى متى يمكنهم تغيير الموعد أو إلغاؤه، وهل يبقى الحجز «بانتظار التأكيد» حتى يؤكده موظفوك.
3. أضف الخدمات والفريق والموارد.
4. استورد الخدمات والمواعيد القادمة من جدول بيانات إن كانت لديك.

راجع ساعات العمل وقواعد الإلغاء قبل تفعيل الصفحة العامة.

#الخدمات والفريق والموارد

• تُباع الخدمة عند إتمام الحساب كأي منتج. ولها مدة، وفاصل زمني بعدها، وسعر، وإضافات، وأعضاء الفريق الذين يقدّمونها، والموارد التي تحتاجها، وعربون اختياري، وهل يمكن حجزها عبر الإنترنت.
• لكل عضو في الفريق ساعات عمله واستراحاته وأيام إجازته؛ واحجز وقتًا لاجتماع أو إجازة. ومع تفعيل الموارد البشرية يُحتسب جدول الدوام والإجازات المعتمدة أيضًا.
• الموارد هي الكراسي أو الغرف أو مواقف الخدمة أو الطاولات. لا يستطيع أحد حجز الكرسي نفسه مرتين في الوقت نفسه، ولا يمكن حجز الشخص نفسه في فرعين في الوقت نفسه.
• يمكن أن يحصل عضو الفريق على رابط تقويم خاص لهاتفه، دون أسماء العملاء أو أرقام هواتفهم.

#صفحة الحجز الخاصة بك

ثلاث صفحات عامة، تُفعَّل كل منها وحدها: المواعيد، وحجز الطاولات، والحصص.

1. يختار العميل الخدمة وعضو الفريق (أو أي عضو) ووقتًا متاحًا، من هاتفه وبلغته، دون إنشاء حساب.
2. يُحجز الموعد له عشر دقائق ريثما يكتب اسمه ورقم هاتفه.
3. يؤكد الحجز ويحصل على رابط لإضافة الزيارة إلى تقويمه، ولتغيير موعدها أو إلغائها ضمن قواعدك.

شارك الرابط، أو اطبع رمز QR للكاونتر، أو أضف زر «احجز الآن» إلى موقعك. وحدود لكل رقم هاتف ولكل عنوان تمنع الحجوزات الوهمية، ويمكنك حظر عميل. ولا يظهر أبدًا العملاء الآخرون ولا الملاحظات الخاصة.

#التقويم

يوم أو أسبوع أو شهر أو قائمة، حسب عضو الفريق أو حسب الكرسي أو الغرفة أو موقف الخدمة. وتعرض لوحة اليوم من هو متوقَّع، ومن وصل، ومن قيد الخدمة، ومن انتهى.

• المس موعدًا متاحًا، وابحث عن العميل بالاسم أو الهاتف (أو أضفه)، واختر الخدمات: فتُملأ المدد والأسعار. اختر عضوًا في الفريق أو أي عضو متاح.
• تتسع الزيارة الواحدة لعدة خدمات، متتالية أو في الوقت نفسه.
• غيّر الموعد، أو انسخه، أو كرّره (تُنشأ الزيارات المتكررة قبل ثمانية أسابيع)، أو ألغه مع ذكر السبب.
• إذا حُجز الوقت قبل لحظة، يعرض التقويم أقرب الأوقات المتاحة.

#على نقطة البيع

1. في شاشة البيع، اضغط الحجوزات لترى زيارات اليوم.
2. عند وصول العميل، اضغط وصل. ويطبع زر تذكرة الانتظار تذكرة لمنطقة الانتظار.
3. عند بدء الخدمة، اضغط ابدأ الخدمة.
4. اضغط إتمام الحساب: تنتقل الزيارة إلى السلة مع العميل وعضو الفريق. أضف أي منتج واستلم الدفع.
5. عضوان في الفريق يعني سلتين، بإيصال لكل منهما. بعد الدفعة الأولى تذكر الشاشة السلة التالية: اضغط إتمام الحساب مرة أخرى.
6. عند دفع كل السلال، تُبلَّغ الحجوزات بالزيارة وتُعلَّم منتهية.

سعر الحجز الذي يختلف عن سعر المنتج يحتاج إلى موافقة المدير. والسلة التي لا عربون فيها يمكن بيعها دون اتصال، وتُبلَّغ بعد المزامنة.

#الزبائن دون حجز وقائمة الانتظار

أقرب موعد دون حجز مسبق يحجز أول عضو متاح في الفريق للخدمة بلمسة واحدة، والتذكرة المطبوعة تخبر العميل بدوره. والزبون الذي سُجّل دون حجز أثناء انقطاع الاتصال يُثبَّت موعده عند عودة الاتصال، أو يُعلَّم ليراجعه مكتب الاستقبال إن كان الموعد قد ذهب. وتعرض قائمة الانتظار المواعيد التي تفرغ لمدة محددة، وللحصص عدد مقاعد.

#الرسائل والتذكيرات

إحدى عشرة صيغة رسالة، قابلة للتعديل بكل اللغات: الاستلام، والتأكيد، والتذكير، وتغيير الموعد، والإلغاء، واستحقاق العربون، وعرض من قائمة الانتظار، و«افتقدناك»، والشكر مع رابط للتقييم، و«حان وقت الحجز مرة أخرى»، وعيد الميلاد. وتُطبَّق ساعات الهدوء، ويستطيع العميل إلغاء الاشتراك.

تُرسَل الرسائل بالبريد الإلكتروني حيث يوجد عنوان. أما رسائل واتساب فتنتظر في قائمة «للإرسال»: لمسة واحدة تفتح واتساب على هاتفك والرسالة مكتوبة فيه. ولا تُرسَل رسائل واتساب أو الرسائل النصية تلقائيًا أبدًا.

#المطاعم: حجز الطاولات

أضف طاولاتك بعدد مقاعدها، والطاولات التي يمكن ضمّها، ومدة الجلوس لكل عدد من الأشخاص. تسأل صفحة الحجز عن عدد الأشخاص أولًا، وتعرض أقرب الأوقات المتاحة، وتأخذ تفضيل الجلوس والمناسبة. وتختار قائمة الاستقبال أصغر طاولة مناسبة، ولا تضمّ الطاولات إلا حيث سمحت بذلك؛ وإجلاس المجموعة يفتح طلب طاولتها. ولليالي المزدحمة قائمة انتظار.

#العربون والباقات وبطاقة العميل

• يمكن أن تطلب الخدمة عربونًا. فيبقى الحجز «بانتظار التأكيد» ويعرض تعليمات الدفع الخاصة بك: لا يوجد دفع بالبطاقة عبر الإنترنت. سجّل العربون على نقطة البيع؛ ويُخصم من الفاتورة عند إتمام الحساب.
• رسوم التغيّب أو الإلغاء المتأخر لا تُطبَّق إلا إذا فعّلتها، مع ذكر السبب.
• الباقات والعضويات، مثل عشر جلسات أو اشتراك شهري، تُباع على نقطة البيع وتُستخدم عند إتمام الحساب. ويستطيع المدير تجميد إحداها أو نقلها.
• كل حجز يصل إلى سجل العميل نفسه الذي تستخدمه نقطة البيع: الزيارات، وعضو الفريق المفضّل، والملاحظات، وأسئلة الاستقبال، والموافقات، وعيد الميلاد، والتقييمات الخاصة.

إجابات أسئلة الاستقبال في العيادات ملاحظات عامة، وليست سجلًا طبيًا. وقسائم الهدايا ليست جزءًا من الحجوزات.

#التقارير

الحجوزات حسب اليوم أو الأسبوع أو الشهر؛ ومدى انشغال كل عضو في الفريق وكل مورد؛ والإيرادات من الزيارات المحاسَبة؛ وحالات التغيّب والإلغاء مع تكلفتها التقديرية؛ ومصدر الحجوزات؛ والعملاء الجدد والعائدون؛ وأكثر الساعات ازدحامًا؛ والباقات المبيعة وغير المستخدمة بعد. صدّرها إلى CSV أو Excel، أو اطبعها. والمزيد في صفحة الحجوزات.