المشاريع: أعمال طويلة بميزانية ووقت الفريق وفواتير على مراحل

#ما هي ولمن

المشروع عمل طويل لعميل واحد: أسابيع أو أشهر من العمل، وقيمة عقد، وميزانية مقسَّمة على مراحل، وفريق يصرف عليه وقته، ومواد وفواتير تكلّف مالًا، وعدة فواتير على امتداد العمل. وتجمع وحدة المشاريع ذلك كله في CreekPOS أونلاين، إلى جانب العملاء والمخزون والمصاريف والحسابات، فترى في أي لحظة كم كلّف العمل، وكم فوترت، وكم يربح.

وهي مصمَّمة للمقاولين، وشركات التشطيبات والصيانة، والوكالات، والورش ذات الأعمال الطويلة، وشركات تنظيم الفعاليات، والمطابع.

بعد التفعيل تظهر في قائمة العملاء والأجل صفحات المشاريع (القائمة)، ولوحة المهام، والوقت (ساعات الفريق، وهي مصمَّمة للهاتف). والمشاريع برنامج دقيق: قواعد ثابتة وحساب، بلا ذكاء اصطناعي.

#المشاريع وأوامر العمل

أوامر العمل تذاكر قصيرة تُستلم عند الكاونتر مع عربون: كيس غسيل، أو هاتف للإصلاح، أو عباءة للتعديل. تجهز خلال أيام وتُسلَّم بوصفها عملية بيع عادية واحدة على نقطة البيع.

أما المشروع فلا بيع فيه على نقطة البيع إطلاقًا. له ميزانية ومراحل، وساعات الفريق، وتكاليف من عدة مصادر، ويُفوتر حسب المراحل أو حسب نسبة الإنجاز أو حسب الوقت والمواد، مع المحتجزات والدفعات المقدمة، عبر الحسابات أو على حساب العميل.

ويمكن للمتجر أن يستخدم الاثنين معًا: فالمطبعة تستقبل طلبات الزبائن العابرين أوامرَ عمل، وتدير عقد هوية بصرية لشركة على مدى عام مشروعًا.

#التفعيل

المشاريع متوقفة حتى يفعّلها مدير، من أحد مكانين:

• الإعدادات ← إعدادات المشاريع: حدّد استخدام المشاريع واحفظ. ويُطبَّق المفتاح على كل فرع تراه.
• الإعدادات ← الوحدات: بطاقة المشاريع.

وتحتاج إلى تفعيل العملاء والولاء أولًا، لأن كل مشروع يخص عميلًا. أما الحسابات فليست شرطًا: انظر مع الحسابات ومن دونها.

في خطة التجزئة أونلاين تكون المشاريع إضافة. يشتريها المالك من الاشتراك ← الباقة ← «وحدات إضافية» بزر تفعيل (ويوقفها من المكان نفسه بزر إلغاء الإضافة)؛ وفي بطاقة المشاريع في الإعدادات ← الوحدات زر اشترِ الإضافة الذي يفتح المكان نفسه. ويمكنك أيضًا أن تطلبها منا على واتساب. وفي خطتي المطاعم والسلاسل أونلاين هي جزء من الخطة.

إيقاف المشاريع يُخفي صفحاتها من القوائم، ولا يُحذف شيء: فعّلها مجددًا تجد كل مشروع كما تركته.

#الصلاحيات

في الفريق ← الشخص ← الصلاحيات ثلاث صلاحيات للمشاريع:

وللمديرين والمالك الصلاحيات الثلاث كلها.

ومن لا يملك صلاحية رؤية الأموال (فريق الموقع عادةً) يرى عمله فقط: المشاريع التي يديرها أو له فيها مهمة (الرقم والاسم والحالة والعميل والتواريخ، دون العقد أو التكاليف أبدًا)، ومهامه على لوحة المهام، ووقته، وصفحة الوقت. فيسجّل فريق الموقع ساعاته دون أن يرى قيمة العمل.

ويحتاج إصدار الفاتورة في الحسابات أيضًا إلى صلاحية الحسابات إدارة مستندات المبيعات والمقبوضات؛ فالمديرون لا يحصلون على صلاحيات الحسابات تلقائيًا. وإن لم تكن المشاريع ضمن خطتك، تظهر الصلاحيات الثلاث مقفلة مع اسم الخطة التي تتضمنها.

#مشروع جديد

المشاريع ← مشروع جديد:

• العميل، واسم المشروع، والموقع / العنوان؛
• مدير المشروع، وتاريخ البداية، وتاريخ التسليم؛
• قيمة العقد (ما يدفعه العميل مقابل العمل) والميزانية (ما تتوقع أن يكلّفه؛ وإن تُركت فارغة فهي مجموع ميزانيات المراحل)؛
• طريقة الفوترة: حسب المراحل أو حسب نسبة الإنجاز أو الوقت والمواد، وهي النوع الذي تبدأ منه الفاتورة التالية (ويمكنك إصدار أي نوع)؛
• نسبة المحتجزات %، والهامش الإضافي على التكاليف %، وسعر الساعة للفوترة، وتبدأ من القيم الافتراضية في الإعدادات ← إعدادات المشاريع؛
• الحالة: نشط، أو عرض سعر لعمل سعّرته ولم تفز به بعد.

يعطيه إنشاء المشروع رقمًا مثل PRJ-000123. واستخدم تعديل البيانات في صفحته لتصحيح أي شيء لاحقًا.

#المراحل

قسّم العمل إلى المراحل (مرحلة جديدة). لكل مرحلة اسم، وميزانية، وتاريخ بداية وتاريخ تسليم، ومبلغ المرحلة: ما تفوتره للعميل عند بلوغ تلك المرحلة. والمرحلة التي فُوترت تحتفظ بمبلغها ولا يمكن حذفها بعد ذلك. ويمكن ربط التكاليف والوقت والمهام بمرحلة، فترى الميزانية مقابل الفعلي مرحلةً مرحلة.

#الحالة

ينتقل المشروع بين عرض سعر ← نشط ⇄ معلّق ← منجز بالأزرار في صفحته: بدء / استئناف، وتعليق، وتعليم كمنجز. ويعمل إلغاء المشروع من حالة عرض السعر أو النشاط أو التعليق. ويمكن للمدير أن يعيد مشروعًا منجزًا إلى حالة النشاط. ويحفظ السجل في المشروع كل تغيير في الحالة.

#الملفات

تحفظ الملفات في صفحة المشروع الصور وملفات PDF: المخططات، والعقد الموقّع، وصور الموقع. وتُخزَّن مشفّرة بمفتاح متجرك الخاص، مثل مستندات الموارد البشرية.

#المهام

في صفحة المشروع، مهمة جديدة: عنوان، والمرحلة، ومسندة إلى، وتاريخ التسليم، والتقدير (ساعات)، وملاحظات، وقائمة التحقق (بند في كل سطر).

افتح المهمة من لوحة المهام لتعلّم بنود قائمة التحقق وتضيف التعليقات (ويبقى تحت المهمة من كتب ماذا ومتى). ويستطيع الشخص المسندة إليه المهمة أن ينقلها ويعلّم قائمة التحقق فيها.

وتقترح المهام كذلك مدى تقدّم العمل: الساعات المقدَّرة للمهام المنجزة إلى مجموع الساعات المقدَّرة (والمهمة بلا تقدير تُحسب ساعة واحدة). وتعرض فاتورة نسبة الإنجاز هذا الاقتراح بجانب النسبة التي تكتبها.

#لوحة المهام

تعرض لوحة المهام المهام في أربعة أعمدة: للتنفيذ، وقيد التنفيذ، ومراجعة، ومنجزة. وتُظهر كل بطاقة رقم المشروع، والشخص المسندة إليه، وتاريخ التسليم (مع تمييزه إذا تأخر)، وكم بندًا عُلّم من قائمة التحقق.

انقل البطاقة بأزرارها عمودًا إلى الخلف أو إلى الأمام. ولا يوجد سحب وإفلات. اختر مشروعًا واحدًا أو كل المشاريع، وحدّد مهامي فقط لترى مهامك.

والضغط على مهمة يفتحها فوق اللوحة، مع قائمة التحقق، وزر لكل عمود آخر، والتعليقات.

#الوقت

صفحة الوقت (/projects/time) مصمَّمة للهاتف: تسجيل العمل في الأعلى، ثم إضافة ساعات، ومهامي، والأسبوع.

#كتابة الساعات

إضافة ساعات: اختر المشروع (أو إحدى مهامه)، واليوم، والساعات، وملاحظة، وهل الوقت قابل للفوترة. وتُكتب الساعات هكذا: 1.5 أو 1:30 أو 90m. ويمكن أن يكون اليوم اليومَ أو ما قبله، ولا يكون يومًا قادمًا أبدًا.

#بدء العمل وإنهاؤه

اضغط بدء العمل على مشروع أو مهمة حين يبدأ العمل، وإنهاء العمل حين يتوقف (مع ملاحظة إن شئت). وتُسجَّل الدقائق بينهما: دقيقة واحدة على الأقل، و24 ساعة على الأكثر. ولكل شخص تسجيل واحد جارٍ: للانتقال إلى مشروع آخر، أنهِ العمل أولًا.

#تكلفة الساعة

يحتفظ كل قيد وقت بـتكلفة الساعة من لحظة تسجيله:

1. أجر الشخص في الموارد البشرية، إذا كانت الموارد البشرية والرواتب مفعّلة وللشخص ملف فيها (القاعدة نفسها لتكلفة العمالة في الموارد البشرية)؛
2. وإلا فالراتب في ملف الموظف، محوَّلًا إلى تكلفة ساعة بالطريقة نفسها؛
3. وإلا فـتكلفة الساعة لكل شخص المحددة في الإعدادات ← إعدادات المشاريع؛
4. وإلا فلا شيء.

ويحتفظ القيد أيضًا بسعر الفوترة: سعر الساعة للفوترة في المشروع، وإلا فالسعر الافتراضي للمتجر. وتغيير السعر لاحقًا لا يغيّر الساعات المسجلة من قبل.

#جدول الساعات الأسبوعي

يعرض جدول الساعات أسفل صفحة الوقت أسبوعك، مع زرين للأسبوع السابق والتالي. ومع صلاحية اعتماد ساعات الفريق يعرض الجميع: ساعات كل شخص، والساعات القابلة للفوترة، وعدد القيود بانتظار الاعتماد. ولكل شخص:

• اعتماد الأسبوع: تصبح قيود الشخص المنتظرة في ذلك الأسبوع معتمدة؛
• إعادة، مع ملاحظة: تعود القيود إلى صاحبها فيصححها، ثم تنتظر من جديد.

والوقت المعتمد مقفل: لا يغيّره أحد بعد ذلك. ولا يعتمد المعتمِد وقته هو؛ ويجوز ذلك للمالك. ولا يدخل فاتورة الوقت والمواد إلا الوقت المعتمد القابل للفوترة. ويبدأ الأسبوع في اليوم المختار في الإعدادات ← إعدادات المشاريع.

#التكاليف

تأتي تكاليف المشروع من أربعة مصادر:

• صفحة المصاريف: حين تسجّل مصروفًا، يسرد حقل المشروع فيه المشاريع المفتوحة. ويُحفظ المصروف وسطر التكلفة في المشروع معًا، وتُظهر قائمة المصاريف رقم المشروع بجانبه. انظر المصاريف.
• مواد من المخزون: في المشروع، اختر المنتج والكمية واضغط صرف من المخزون. ينخفض مخزون الفرع فورًا، والتكلفة هي الكمية × تكلفة المنتج؛ وتحمل حركة المخزون رقم المشروع. ويُرفض الصرف إذا لم يكن في الفرع مخزون كافٍ. والضغط مرتين بالخطأ لا يصرف المخزون مرتين أبدًا.
• إضافة تكلفة: فاتورة مورد، أو مقاول باطن، أو مصاريف، أو أخرى، مع اليوم، والمبلغ دون الضريبة، والمورد، ومرجع. ومع إدارة المشتريات اكتب رقم فاتورة المورد (المشتريات): فيأتي المورد والمرجع والمبلغ الصافي من تلك الفاتورة.
• العمالة: ساعات الفريق بتكلفة ساعتها (ويُستبعد الوقت الذي أُعيد).

ولكل سطر تكلفة يوم، ومبلغ دون الضريبة، ومرحلة، وقابل للفوترة، والهامش الإضافي على التكاليف % (هامش المشروع افتراضيًا). والتكلفة القابلة للفوترة تدخل فاتورة الوقت والمواد التالية بمبلغها × (1 + الهامش)؛ ويُظهر عمود المحمّل على العميل (مع الهامش) ما سيدفعه العميل عنها.

#الفوترة

في صفحة المشروع، فاتورة جديدة: اختر النوع، واملأ ما يطلبه، ثم اضغط معاينة. وتعرض المعاينة قيمة الأعمال، والمحتجزات، والدفعة المقدمة المخصومة، والصافي، والضريبة، والإجمالي قبل إصدار أي شيء.

القواعد:

• لا تتجاوز فواتير المراحل ونسبة الإنجاز مجتمعةً قيمة العقد أبدًا: تُرفض الفاتورة وتذكر الصفحة المتبقي من العقد.
• نسبة إنجاز لا تزيد على ما فُوتر من قبل لا تفوتر شيئًا.
• تُفوتر الساعات والتكاليف مرة واحدة: ما فوترته فاتورة لا يدخل فاتورة أخرى. ولا يقيّد العقدُ فواتير الوقت والمواد.
• النقر مرتين أو انقطاع الاتصال لا يُنشئ فاتورتين أبدًا: الطلب نفسه يُكمل الفاتورة نفسها.

ثم اضغط إصدار في الحسابات أو إصدار على حساب العميل: يتوقف أيهما تراه على الحسابات.

#المحتجزات والدفعات المقدمة

المحتجزات الجزء الذي يحتجزه العميل من كل دفعة حتى ينتهي العمل. وكل فاتورة أعمال (مرحلة، أو نسبة إنجاز، أو وقت ومواد) تحتجز نسبة المحتجزات في المشروع من قيمة الأعمال، أو مبلغًا تكتبه. ويُظهر المشروع المحتجزات المتراكمة. وحين ينتهي العمل وتستحق المحتجزات، أصدر لها فاتورة الإفراج عن المحتجزات (أو لجزء منها).

والدفعة المقدمة مال يُفوتر قبل العمل. وكل فاتورة أعمال لاحقة تخصم جزءًا منها، افتراضيًا بنسبة الأعمال المفوترة: الدفعات المقدمة × أعمال هذه الفاتورة ÷ قيمة العقد. ولا تخصم أبدًا أكثر مما تبقى من الدفعات المقدمة، ولا أكثر مما تتركه الفاتورة بعد المحتجزات؛ ويمكنك كتابة مبلغ آخر. ويُظهر المشروع الدفعة المقدمة المتبقية للخصم.

فيكون الصافي في كل فاتورة أعمال = قيمة الأعمال − المحتجزات − الدفعة المقدمة المخصومة، وتُحتسب الضريبة على الصافي: على ما يُفوتر الآن.

#مع الحسابات ومن دونها

مع تفعيل الحسابات، يُنشئ الإصدار فاتورة ضريبية في الحسابات، ترقّمها الحسابات (INV-000123) وترحّلها، بسطر لكل جزء من الأعمال ورقم المشروع مرجعًا لها. وتظهر المحتجزات والدفعة المقدمة المخصومة خصمًا على الفاتورة، فتُحتسب الضريبة على ما يُفوتر الآن. وإذا كان متجرك يحتسب ضريبة القيمة المضافة، تحمل الأسطر الضريبة القياسية في الدولة، 5 %؛ وإلا فهي خارج نطاق الضريبة. ويتبع تاريخ الاستحقاق مدد السداد في الحسابات. ويدفع لك العميل كالمعتاد فتسجّل الدفعة إيصال قبض في الحسابات؛ ويقرأ المشروع ما تقول الحسابات إنه مدفوع.

ومن دون الحسابات، يضع الإصدار مبلغًا على حساب العميل، مع إضافة ضريبة متجرك على الصافي. وسجّل الدفعات في صفحة المشروع بـتسجيل دفعة: نقداً، أو تحويل بنكي، أو بطاقة، أو شيك، أو أخرى. وهي تسدّد حساب العميل؛ وتُرفض الدفعة الأكبر من المتبقي.

#الربحية والتقرير

يعرض قسم الميزانية والفعلي في صفحة المشروع، للمشروع كله ولكل مرحلة:

• الميزانية، والتكاليف حسب النوع، والعمالة؛
• الإيراد: قيمة الأعمال في فواتير المراحل ونسبة الإنجاز والوقت والمواد (والدفعة المقدمة ليست إيرادًا)؛
• المفوتر (الصافي) والمدفوع؛
• الهامش والهامش %، والمستخدم من الميزانية، وتجاوز الميزانية حين تتخطى التكاليف الميزانية.

وتعرض قائمة المشاريع كل مشروع بعقده وتكاليفه والمستخدم من ميزانيته والمفوتر والمدفوع والهامش %، والإجماليات في الأعلى، وعدد المشاريع المتأخرة والتي تجاوزت الميزانية. صفِّ حسب المفتوحة، أو عروض الأسعار، أو نشطة، أو معلقة، أو منجزة، أو ملغاة، أو الكل، وابحث بالاسم أو الرقم أو العميل. ويعطيك تنزيل CSV وتنزيل Excel التقرير لمحاسبك أو لجداولك.

ولرؤية مشاريع عميل معيّن: في قائمة العملاء، زر المشاريع في سطر العميل.

#تنبيهات المالك و«اسأل متجرك»

ما دامت المشاريع مفعّلة، تتضمن تنبيهات المالك أربعة أنواع:

• مشروع متأخر: مشروع نشط أو معلّق تجاوز تاريخ تسليمه؛
• مشروع تجاوز الميزانية: تخطّت تكاليفه ميزانيته (ما لم يكن منجزًا)؛
• وقت لم يُفوتر: وقت معتمد قابل للفوترة لم يُفوتر بعد الأيام التي تحددها، 30 يومًا افتراضيًا؛
• محتجزات مستحقة: مشروع منجز ما زال فيه محتجزات، بعد الأيام التي تحددها من إنجازه.

ويجيب «اسأل متجرك» عن «كيف حال مشاريعي؟»: المشاريع النشطة مع المستخدم من الميزانية والهامش، وعدد المتأخرة والتي تجاوزت الميزانية، والمحتجزات القائمة. ويحتاج ذلك إلى صلاحية عرض المشاريع وأرقامها.

#الإعدادات

الإعدادات ← إعدادات المشاريع (للمديرين):

• استخدام المشاريع، مفتاح التشغيل؛
• القيم الافتراضية للمشروع الجديد: نسبة المحتجزات % (حتى 50 %)، والهامش الإضافي على التكاليف %، وسعر الساعة للفوترة؛
• تنبيه عند عدم فوترة الوقت المعتمد بعد (أيام): 30 ما لم تغيّره (من 1 إلى 365)؛
• تستحق المحتجزات بعد إنجاز المشروع بـ (أيام)؛
• يبدأ أسبوع جدول الساعات يوم؛
• تكلفة الساعة لكل شخص: لمن ليس له أجر في الموارد البشرية ولا راتب في ملف الموظف.

#الخطط والسعر

المشاريع مشمولة في خطتي المطاعم والسلاسل أونلاين، وهي إضافة لخطة التجزئة أونلاين بسعر 49 درهمًا شهريًا قبل الضريبة. والتجربة لمدة 14 يومًا تتضمنها دائمًا. انظر صفحة الأسعار.

وتعمل المشاريع من دون الحسابات: فتذهب الفواتير حينئذ إلى حساب العميل. أما الحسابات، للفواتير الضريبية، فتأتي مع خطتي المطاعم والسلاسل أونلاين، لا مع خطة التجزئة أونلاين.

والمشاريع متاحة في CreekPOS أونلاين فقط، وليست في برنامج الحاسوب الذي يُشترى مرة واحدة.

#ما لا تفعله

• لا مخطط جانت ولا سحب وإفلات: تُنقل المهام على اللوحة بالأزرار.
• لا ارتباطات بين المهام ولا مهام متكررة.
• لا عروض أسعار بوصفها مستندات: عرض سعر حالة للمشروع، وعروض الأسعار في الحسابات غير مرتبطة بالمشاريع.
• لا نسخة لبرنامج الحاسوب: المشاريع في CreekPOS أونلاين فقط.
• ليست ذكاءً اصطناعيًا: كل رقم يأتي من قواعد ثابتة وحساب دقيق.