متاح الآن في CreekPOS أونلاين
فاتورة مورد تحسب عشر كراتين وقد وصلت تسع، أو سعر أعلى قليلًا مما اتُّفق عليه، تكلّف مالًا حقيقيًا على مدار السنة. والمطابقة الثلاثية تقارن كل فاتورة بأمر الشراء وإذن الاستلام قبل تسجيلها، وتحجز الفواتير المختلفة.
شركة تجارية في جبل علي تزوّد الكافتيريات بالأكواب والأغطية والمناديل. تشتري من اثني عشر موردًا، ويُدخل محاسبها فواتيرهم في آخر الشهر. ولا أحد يقارنها بما طُلب أو بما وصل: الفاتورة تقول ذلك، فتُدفع. وتتسرب فروق صغيرة: سعر أعلى من العرض باثنين في المئة، وكرتونة محسوبة رُفضت عند الباب.
يسميها المحاسبون المطابقة الثلاثية: قبل الدفع، قارن ثلاثة مستندات.
ومع إدارة المشتريات في CreekPOS أونلاين، المستندات الثلاثة في مكان واحد، فتُجرى المقارنة نيابة عنك.
حين تصل البضاعة، استلمها مقابل أمر الشراء بإذن استلام. واكتب لكل سطر ما وصل وما كان تالفًا ورُفض عند الباب. والبضاعة المرفوضة لا تدخل المخزون أبدًا. ويحسب CreekPOS ما قُبل وأي زيادة أو نقص، ويسجّل الدفعة وتاريخ الصلاحية، وكم تأخر التوريد. والتوريد الجزئي لا مشكلة فيه: يبقى أمر الشراء مفتوحًا للباقي.
ثم سجّل فاتورة المورد. تبدأ أسطرها من إذن الاستلام، أو املأها من صورة بـقارئ الفواتير بالذكاء الاصطناعي، الذي يقرأ الأصناف والكميات والأسعار المطبوعة على الورقة. وهذه القراءة هي الذكاء الاصطناعي الوحيد في العملية؛ أما المقارنة نفسها فحساب دقيق.
يقارن CreekPOS كل سطر: السعر المفوتر بسعر أمر الشراء، والكمية المفوترة بما قُبل. وافتراضيًا يمكن أن يختلف السعر بنسبة 1 % ولا يمكن أن تختلف الكمية؛ ولك أن تضبط الحدين كليهما.
وإن كان كل شيء ضمن الحد المسموح، تُرحَّل الفاتورة. فمع تفعيل الحسابات تصبح فاتورة مورد برمز الضريبة الصحيح وتاريخ استحقاق من مدة السداد لدى المورد، فتراها قائمة فواتير الموردين وأعمار الذمم الدائنة وتوقّع النقد. ومن دون الحسابات، يأخذ حساب المورد الفرق ليصبح رصيده كما تقول الفاتورة. ويُرفض رقم فاتورة المورد نفسه إذا تكرر.
الفاتورة غير المطابقة تنتظر في فواتير تحتاج إلى مراجعة، مع الفروق سطرًا سطرًا. وأنت تقرر:
ويتلقى المالك تنبيهًا عن كل فاتورة غير مطابقة، ويعدّ الملخص اليومي ما ينتظر.
كل توريد وكل فاتورة يغذيان عرضين: أعمار مستحقات الموردين (ما تدين به لكل مورد: غير مستحق، و1–30، و31–60، و61–90، وأكثر من 90 يومًا) وبطاقة تقييم لكل مورد: التوريد في الموعد، ونسبة التوريد، والأسعار مقارنة بأوامر الشراء، والبضاعة التالفة. وفي المرة القادمة التي تختار فيها موردًا، تختار بناءً على الوقائع.
المطابقة الثلاثية جزء من إدارة المشتريات: مشمولة في خطتي المطاعم والسلاسل أونلاين، وإضافة لخطة التجزئة أونلاين بسعر 49 درهمًا شهريًا قبل الضريبة. اقرأ صفحة الـ ERP وقسم الدليل.
هذا المقال معلومات عامة بتاريخ نشره، وليس استشارة قانونية أو ضريبية. القواعد تتغير؛ راجع المصدر الرسمي أو اسأل محاسبك قبل التصرف.
حين يطلب ثلاثة أشخاص البضاعة لمحل واحد، يتسرب المال: طلبات مكررة، ومورد غير مناسب، و«وافق بسرعة» على واتساب. وإدارة المشتريات في CreekPOS أونلاين تحوّل ذلك إلى طلبات مسعّرة بقائمة أسعار المورد، وموافقات حسب المبلغ، وميزانيات شهرية لكل فئة.
الحصول على عروض الأسعار يعني عادة مكالمات ورسائل صوتية وأسعارًا مكتوبة على كرتونة. ومع إدارة المشتريات، يحصل كل مورد على رابطه الخاص، ويكتب سعره وتاريخ التسليم على هاتفه، فترى كل العروض جنبًا إلى جنب مع تمييز الأرخص في كل سطر. ولمسة واحدة تحوّل أفضل عرض إلى أمر شراء.
إدخال فاتورة مورد من 25 سطرًا إلى المخزون يستغرق عشرين دقيقة ويجلب الأخطاء. ما يجيده قارئ الفواتير بالذكاء الاصطناعي، وأين قد يخطئ، والضوابط التي تُبقي مخزونك وتكاليفك صحيحة.
CreekPOS أونلاين مجانًا لمدة 14 يومًا، أو البرنامج على حاسوبك لمدة 7 أيام. كل المزايا، دون بطاقة.
