طلبات الشراء والموافقات، بلا فوضى واتساب

في سوبرماركت في القصيص مدير للأغذية الطازجة، وآخر للمواد الجافة، وكاشير يتولى مواد التنظيف. والثلاثة يطلبون من الموردين. ولا يعرف المالك ما اشتُري إلا حين تصل الفواتير، ومرتين في الشهر يُطلب شيء مرتين، ومن المورد الأغلى، لأن أحدًا لم يتحقق.

والحل المعتاد قاعدة: «اسألني أولًا على واتساب». وتنجح إلى أن يكون المالك في حفل زفاف، أو تضيع الرسالة بين أربعين غيرها، أو يكتب أحدهم «موافق؟» في منتصف الليل ويعدّ الصمت موافقة.

طلب بدل رسالة

مع تفعيل إدارة المشتريات، يطلب كل من لديه صلاحية رفع طلبات الشراء البضاعةَ في CreekPOS نفسه: المنتجات والكميات، والسبب، والتاريخ الذي يحتاج إليها فيه، ولكل سطر موردًا مفضّلًا. ويُسعَّر كل سطر بآخر قائمة أسعار لذلك المورد، فيُظهر الطلب من البداية كم سيكلّف.

موافقات حسب المبلغ

في الإعدادات ← المشتريات تحدد لكل فرع مبلغين. الطلب الذي لا يتجاوز الأول يُعتمد لحظة رفعه: فلا أحد يحتاج إلى النظر في كرتونة مناديل. والطلب الذي يتجاوز الثاني يحتاج إلى اعتمادين من شخصين مختلفين. وبينهما يكفي اعتماد واحد.

ويختار المالك من يعتمد: أصحاب الاعتماد الأول وأصحاب الاعتماد الثاني، أو، إن لم يُسمَّ أحد، المديرون الذين لديهم صلاحية الاعتماد. وقاعدتان لا تنثنيان أبدًا:

• من رفع الطلب لا يعتمده أبدًا؛
• لا يعطي أحد الاعتمادين كليهما في الطلب نفسه.

وتنتظر الطلبات في صندوق الموافقات، الأقدم أولًا. والرفض يحمل ملاحظة دائمًا، فيعرف صاحب الطلب السبب. والطلب الذي ينتظر طويلًا يُطلق تنبيهًا للمالك، وفي الملخص اليومي سطر لما ينتظر.

ميزانيات شهرية لكل فئة

يمكنك أن تعطي فئة منتجات ميزانية شهرية، تحذيرية أو ملزمة. فحين يتجاوز طلب ميزانية تحذيرية، يظهر تحذير. وحين يتجاوز ميزانية ملزمة، يحتاج إلى اعتمادين، مهما كان مبلغه. فيبقى بإمكان مدير المواد الجافة طلب الأرز في شهر مزدحم، لكن ليس دون عين ثانية.

من الموافقة إلى أمر الشراء

يصبح الطلب المعتمد أمر شراء بخطوة واحدة: أمر واحد لمورد واحد، أو أمر لكل مورد حين تأتي الأسطر من موردين مختلفين. وقبل الطلب يمكنك أيضًا أن تطلب من عدة موردين عرض سعر عبر رابط وتختار الأفضل (انظر عروض أسعار الموردين عبر رابط).

وحين تصل البضاعة، تُستلم بإذن استلام، وتُطابَق فاتورة المورد مع أمر الشراء والاستلام قبل تسجيلها (انظر المطابقة الثلاثية).

اسأل بدل أن تبحث

يجيب «اسأل متجرك» عن «ما الذي ينتظر موافقتي؟» من هاتف المالك. وثلاث صلاحيات جديدة في الفريق ← الصلاحيات تحدد من يرفع الطلبات، ومن يعتمدها، ومن يسجّل فواتير الموردين، فيقوم كل شخص بدوره فقط.

ولا شيء من هذا ذكاء اصطناعي: المبالغ والخطوات والميزانيات قواعد دقيقة تحددها أنت.

إدارة المشتريات مشمولة في خطتي المطاعم والسلاسل أونلاين، وهي إضافة لخطة التجزئة أونلاين بسعر 49 درهمًا شهريًا قبل الضريبة. وتحتاج إلى المخزون والمشتريات. اقرأ صفحة الـ ERP وفصل الدليل.