परचेज़ रिक्वेस्ट और मंज़ूरी, WhatsApp की अफ़रा-तफ़री के बिना

अल क़ुसैस के एक सुपरमार्केट में ताज़े सामान का एक मैनेजर है, सूखे सामान का एक, और एक कैशियर जो सफ़ाई का सामान देखता है। तीनों सप्लायरों से ऑर्डर करते हैं। मालिक को पता तब चलता है कि क्या ख़रीदा गया, जब इनवॉइस आते हैं, और महीने में दो बार कोई चीज़ दो बार मँगा ली जाती है, महँगे सप्लायर से, क्योंकि किसी ने जाँचा नहीं।

आम इलाज एक नियम होता है: "पहले मुझसे WhatsApp पर पूछो"। यह तब तक चलता है जब तक मालिक किसी शादी में न हो, या मैसेज चालीस और मैसेजों के बीच खो न जाए, या कोई आधी रात को "मंज़ूर?" लिखकर चुप्पी को हाँ न मान ले।

मैसेज की जगह रिक्वेस्ट

प्रोक्योरमेंट चालू होने पर, जिसके पास परचेज़ रिक्वेस्ट बनाने का अधिकार है, वह CreekPOS में ही माल माँगता है: प्रोडक्ट और मात्रा, एक वजह, किस तारीख़ तक चाहिए, और हर लाइन के लिए पसंद का सप्लायर। हर लाइन का दाम उस सप्लायर की ताज़ा दाम सूची से लगता है, इसलिए रिक्वेस्ट पहले से दिखाती है कि कितना ख़र्च होगा।

रकम के हिसाब से मंज़ूरी

सेटिंग्स → प्रोक्योरमेंट में आप हर ब्रांच के लिए दो रकमें तय करते हैं। पहली रकम तक की रिक्वेस्ट बनते ही मंज़ूर हो जाती है: टिश्यू के एक कार्टन को किसी को देखने की ज़रूरत नहीं। दूसरी रकम से ऊपर की रिक्वेस्ट को दो अलग-अलग लोगों की दो मंज़ूरी चाहिए। इनके बीच एक मंज़ूरी काफ़ी है।

मंज़ूर कौन करता है, यह मालिक तय करता है: पहली मंज़ूरी देने वाले और दूसरी मंज़ूरी देने वाले, या, अगर किसी का नाम नहीं दिया, तो मंज़ूरी के अधिकार वाले मैनेजर। दो नियम कभी नहीं झुकते:

• जिसने रिक्वेस्ट बनाई, वह उसे कभी मंज़ूर नहीं करता;
• एक ही रिक्वेस्ट की दोनों मंज़ूरी कोई एक व्यक्ति नहीं देता।

रिक्वेस्ट एक मंज़ूरी इनबॉक्स में इंतज़ार करती हैं, सबसे पुरानी पहले। नामंज़ूरी के साथ हमेशा एक नोट होता है, ताकि माँगने वाले को वजह पता चले। जो रिक्वेस्ट बहुत देर तक रुकी रहे, उस पर मालिक को अलर्ट जाता है, और रोज़ की समरी में इंतज़ार कर रही चीज़ों की एक लाइन होती है।

हर कैटेगरी का मासिक बजट

आप किसी प्रोडक्ट कैटेगरी को एक मासिक बजट दे सकते हैं, नरम या पक्का। जब कोई रिक्वेस्ट नरम बजट पार करती, तो वह चेतावनी दिखाती है। जब वह पक्का बजट पार करती, तो उसे दो मंज़ूरी चाहिए, उसकी रकम चाहे जो हो। सूखे सामान का मैनेजर व्यस्त महीने में भी चावल मँगा सकता है, पर किसी दूसरी नज़र के बिना नहीं।

मंज़ूरी से ऑर्डर तक

मंज़ूर रिक्वेस्ट एक क़दम में परचेज़ ऑर्डर बन जाती है: एक सप्लायर को एक ऑर्डर, या जब लाइनें अलग-अलग सप्लायरों की हों तो हर सप्लायर का एक ऑर्डर। ऑर्डर देने से पहले आप लिंक से कई सप्लायरों से कोटेशन भी माँग सकते हैं और सबसे अच्छा चुन सकते हैं (देखें लिंक से सप्लायर कोटेशन)।

माल आने पर उसे डिलीवरी नोट के साथ रिसीव किया जाता है, और सप्लायर का इनवॉइस दर्ज होने से पहले ऑर्डर और डिलीवरी से मिलाया जाता है (देखें थ्री-वे मैच)।

खोजने की जगह पूछें

अपनी दुकान से पूछें मालिक के फ़ोन से "मेरी मंज़ूरी के लिए क्या रुका है?" का जवाब देता है। टीम → अधिकार में तीन नए अधिकार तय करते हैं कि कौन रिक्वेस्ट बना सकता है, कौन मंज़ूर कर सकता है और कौन सप्लायर के इनवॉइस दर्ज कर सकता है, ताकि हर व्यक्ति सिर्फ़ अपना हिस्सा करे।

इसमें कुछ भी AI नहीं है: रकमें, क़दम और बजट आपके तय किए सटीक नियम हैं।

प्रोक्योरमेंट ऑनलाइन रेस्टोरेंट और चेन में शामिल है, और ऑनलाइन रिटेल के लिए ऐड-ऑन है, AED 49 प्रति माह, VAT से पहले। इसके लिए स्टॉक और ख़रीद चाहिए। ERP पेज और मैनुअल का अध्याय पढ़ें।