متاح الآن في برنامج الحاسوب
ليس كل محل يريد مشترياته أونلاين. فمن الإصدار 5.7.0، يحفظ برنامج CreekPOS لسطح المكتب، الذي يُشترى مرة واحدة، طلبات الشراء والاعتمادات وأمر الشراء ومطابقة فاتورة المورد مع ما وصل وأعمار مستحقات الموردين على حاسوب واحد، دون إنترنت.
لنفترض محلًا لمواد البناء في الشارقة يعمل ببرنامج CreekPOS لسطح المكتب على حاسوب واحد في مكتبه الخلفي. فالمدير وأمين المخزن والمالك يطلبون جميعًا من الموردين، ولا يعرف المالك ما اشتُري إلا حين تصل الفواتير. ويريد المالك اعتمادات ومراجعة لكل فاتورة، على الحاسوب الذي يملكه المحل أصلًا، ودون اشتراك شهري.
ينقل برنامج سطح المكتب الذي يُشترى مرة واحدة، في إصداره 5.7.0، مسار المشتريات في CreekPOS أونلاين إلى حاسوب واحد دون إنترنت، في باقتي الحاسوب الذهبية والحاسوب البلاتينية. ويشغّله المدير من الإعدادات ← الميزات («المشتريات: طلبات الشراء والاعتمادات ومطابقة فاتورة المورد مع أمر الشراء وما استُلم»)، فيظهر زر المشتريات في الشريط العلوي. وتشغيله يشغّل أوامر الشراء أيضًا.
طلب جديد: أصناف من قائمة الأصناف (بالبحث أو بالمسح)، أو سطر بنص حر لشيء ليس في القائمة؛ والكمية، والتكلفة التقديرية للوحدة (تبدأ بتكلفة الصنف)، وتاريخ الحاجة، وملاحظة، ومورد مقترح. وللطلبات أرقامها الخاصة: PR-1، PR-2…
في إعدادات المشتريات تحدد مبلغين. الطلب الذي لا يتجاوز الأول يُعتمد لحظة إرساله. وما يتجاوز الثاني، أو يتجاوز ميزانية ملزمة، يحتاج إلى اعتمادين من شخصين مختلفين. وبينهما يكفي اعتماد واحد. ويمكنك تحديد من يعطي الاعتماد الأول ومن يعطي الثاني؛ وإن لم تحدد أحدًا، فكل من لديه صلاحية الاعتماد والمديرون.
وتُحدَّد الميزانيات الشهرية لكل فئة، أو للشهر كله («كل الفئات (الشهر كاملًا)»). وتجاوز الميزانية يُظهر تحذيرًا؛ أما تجاوز ميزانية ملزمة فيحتاج إلى اعتمادين.
ويرى المعتمِد الأسطر والميزانيات والسجل كاملًا، ثم يختار اعتمد أو أعده للتعديل أو ارفض، مع ملاحظة. والطلب المُعاد يعدّله صاحبه ويرسله مجددًا (عدّل وأرسل مجددًا)؛ فتبدأ الاعتمادات من جديد، ويحتفظ السجل بكل شيء. والاعتماد دائمًا للشخص الذي سجّل دخوله بنفسه، فيحمل السجل الاسم الصحيح.
على الطلب المعتمد، أنشئ أمر الشراء: أمر واحد لمورد واحد، أو أمر لكل مورد بحسب السطور. ويُفتح كل أمر في شاشة أوامر الشراء التي تستخدمها، معبّأً بالأسطر بتكاليفها التقديرية، والمورد، ورقم الطلب في الملاحظة، وتاريخ الحاجة. ويُحفظ بأرقام الأوامر الخاصة، PO-1، PO-2…، ويُطبع كما كان. ولا يمكن وضع سطر بنص حر في أمر الشراء حتى يُضاف صنفه إلى قائمة الأصناف، فيذكره CreekPOS ويتركه خارج الأمر. ويبقى الاستلام كما تعرفه: مقابل أمر الشراء، وعلى عدة دفعات إن لزم.
فاتورة مورد: اختر أمر الشراء، ثم اكتب رقم فاتورة المورد وتاريخها والضريبة (بدون ضريبة، أو فوق الأسعار، أو ضمن الأسعار) والإجمالي كما طُبع. وتبدأ الأسطر بما استُلم ولم يُفوتر بعد. ويقارن زر طابِق واحفظ الأسطر بأمر الشراء والتوريدات، ضمن الفروق المسموحة في السعر والكمية التي تحددها. فإن تطابقت، تُرحَّل الفاتورة، ويأخذ حساب المورد، حين تكون حسابات الموردين مفعّلة، الفرقَ عما سجّلته التوريدات. وإن لم تتطابق، تنتظر في فواتير تحتاج إلى مراجعة، وهناك تختار:
ويُرفض رقم فاتورة المورد نفسه إذا تكرر.
تقسّم أعمار مستحقات الموردين ما تدين به لكل مورد إلى: غير مستحق، و1–30، و31–60، و61–90، وأكثر من 90 يومًا، وحساب المورد على بُعد نقرة. وفي صفحة المشتريات الرئيسية أربع قوائم: طلبات مفتوحة، وبانتظار اعتمادي، وأوامر لم تُستلم (المتأخرة بالأحمر)، وفواتير تحتاج إلى مراجعة. ويُطبع الطلب ومطابقة الفاتورة وأعمار المستحقات على طابعة الإيصالات.
ثلاث صلاحيات في الإعدادات ← المستخدمون: تقديم طلبات الشراء، واعتماد طلبات الشراء وفروق الفواتير، وتسجيل فواتير الموردين ومطابقتها. ولا يملك الكاشير أيًا منها حتى تمنحه إياها، والكاشير الذي لديه الأولى فقط يرى طلباته وحدها. وتدخل ملفات المشتريات في النسخة الاحتياطية وتعود مع الاستعادة.
تبقى عروض الأسعار من عدة موردين عبر رابط في CreekPOS أونلاين (انظر عروض أسعار الموردين عبر رابط)، وكذلك أذونات الاستلام مع البضاعة التالفة، وقارئ الفواتير بالذكاء الاصطناعي، وفواتير الموردين في الحسابات، وتنبيهات المالك و«اسأل متجرك» للمشتريات. وإن انتقلت إلى CreekPOS أونلاين لاحقًا، تنتقل معك أوامر الشراء، أما الطلبات وفواتير الموردين فتبقى على الحاسوب.
ولا شيء من هذا ذكاء اصطناعي: المبالغ والخطوات والمطابقة قواعد دقيقة تحددها أنت.
نزّل برنامج سطح المكتب 5.7.0 واقرأ قسم الدليل. وعن المشتريات في CreekPOS أونلاين، اقرأ طلبات الشراء والموافقات والمطابقة الثلاثية.
هذا المقال معلومات عامة بتاريخ نشره، وليس استشارة قانونية أو ضريبية. القواعد تتغير؛ راجع المصدر الرسمي أو اسأل محاسبك قبل التصرف.
حين يطلب ثلاثة أشخاص البضاعة لمحل واحد، يتسرب المال: طلبات مكررة، ومورد غير مناسب، و«وافق بسرعة» على واتساب. وإدارة المشتريات في CreekPOS أونلاين تحوّل ذلك إلى طلبات مسعّرة بقائمة أسعار المورد، وموافقات حسب المبلغ، وميزانيات شهرية لكل فئة.
فاتورة مورد تحسب عشر كراتين وقد وصلت تسع، أو سعر أعلى قليلًا مما اتُّفق عليه، تكلّف مالًا حقيقيًا على مدار السنة. والمطابقة الثلاثية تقارن كل فاتورة بأمر الشراء وإذن الاستلام قبل تسجيلها، وتحجز الفواتير المختلفة.
الحصول على عروض الأسعار يعني عادة مكالمات ورسائل صوتية وأسعارًا مكتوبة على كرتونة. ومع إدارة المشتريات، يحصل كل مورد على رابطه الخاص، ويكتب سعره وتاريخ التسليم على هاتفه، فترى كل العروض جنبًا إلى جنب مع تمييز الأرخص في كل سطر. ولمسة واحدة تحوّل أفضل عرض إلى أمر شراء.
CreekPOS أونلاين مجانًا لمدة 14 يومًا، أو البرنامج على حاسوبك لمدة 7 أيام. كل المزايا، دون بطاقة.
