स्थायी संपत्ति और मूल्यह्रास, हर महीने लेखा में दर्ज

मान लीजिए जुमेरा का एक कैफ़े दो साल पहले खुला। एस्प्रेसो मशीन AED 36,000 की आई, फ़िट-आउट उससे भी महँगा, और दो काउंटर, एक फ़्रिज, शेल्फ़ और एक डिलीवरी स्कूटर हैं। अकाउंटेंट इन्हें एक स्प्रेडशीट में रखता है जो साल में एक बार अपडेट होती है, इसलिए हर महीने का मुनाफ़ा ऐसे दिखता है जैसे इनमें से कुछ भी कभी घिसा ही नहीं। और जब स्कूटर बिकता है, तो किसी को पक्का पता नहीं कि उसकी क़ीमत अब कितनी बची थी।

आपकी हर चीज़ का एक रजिस्टर

स्थायी संपत्ति दुकान की हर उस चीज़ को एक रजिस्टर में रखती है जो उसकी अपनी है और सालों तक इस्तेमाल होती है: कॉफ़ी मशीन, शेल्फ़, वैन, काउंटरों के कंप्यूटर, दुकान का फ़िट-आउट। हर संपत्ति को एक टैग मिलता है, FA-000123, जो आपके प्रोडक्ट लेबल वाले साइज़ में बारकोड लेबल के रूप में छपता है। उसके साथ फ़ोटो, श्रेणी, ब्रांच और जगह (वेयरहाउस चालू हो तो गोदाम की जगह), सप्लायर, ख़रीद और इस्तेमाल शुरू होने की तारीख़, लागत, आख़िर में बची क़ीमत, उपयोगी आयु, तरीक़ा, सीरियल नंबर, वारंटी और उसकी हालत भी होती है: इस्तेमाल में, स्टोर में, मरम्मत में या निपटाई गई।

पाँच श्रेणियाँ तैयार मिलती हैं, हर एक अपनी आयु, तरीक़े और लेखा के खातों के साथ: उपकरण और मशीनें, फ़र्नीचर और फ़िटिंग, वाहन, कंप्यूटर और डिवाइस, और दुकान की सजावट और फ़िट-आउट। आप किसी श्रेणी के खाते बदल सकते हैं या अपनी श्रेणियाँ जोड़ सकते हैं। मैनेजर लेखा चालू होने के बाद सेटिंग्स → स्थायी संपत्ति में इसे चालू करता है, और टीम → अधिकार में दो अधिकार तय करते हैं कि कौन संपत्ति देख सकता है और कौन उसे संभाल कर मूल्यह्रास चला सकता है।

लागत कहाँ से आती है

• लेखा के बिल से: सप्लायर बिल की जो लाइन फ़िक्स्ड एसेट खाते में दर्ज है, वही ख़रीद है। बिल लागत और उसका VAT पहले ही ले चुका है, इसलिए संपत्ति दर्ज करने पर कुछ पोस्ट नहीं होता।
• अभी चुकाई, कैश या बैंक से: रजिस्टर ख़रीद को लेखा में पोस्ट करता है।
• पहले से लेखा में: पहले ख़रीदी गई संपत्ति, जिसका अब तक का मूल्यह्रास दर्ज है। रजिस्टर अगले महीने से आगे चलता है और बची रक़म बची आयु पर बाँटता है।

महीने-दर-महीने मूल्यह्रास

दो तरीक़े: सीधी रेखा (स्ट्रेट लाइन) और घटती शेष राशि। पहले महीने में इस्तेमाल के दिन गिने जाते हैं, और आयु ख़त्म होने वाला महीना बचे हुए दिन लेता है।

एक उदाहरण: एस्प्रेसो मशीन AED 36,000 की, आयु 5 साल, आख़िर में कुछ नहीं बचता, 1 मार्च 2026 से इस्तेमाल में। सीधी रेखा से यह AED 600 प्रति माह है। अगर इस्तेमाल 16 मार्च से शुरू होता, तो मार्च के 31 में से 16 दिन गिने जाते, यानी AED 309.68, और मार्च 2031 बाक़ी 15 दिन लेता, यानी AED 290.32; 60 महीनों का जोड़ फिर भी ठीक AED 36,000 रहता है।

हर ख़त्म हुआ महीना मूल्यह्रास से एक बार चलता है। पहले आप एक प्रीव्यू देखते हैं: हर संपत्ति का मूल्यह्रास और जो जर्नल पोस्ट होंगी। फिर रन हर ब्रांच की लेखा में एक जर्नल, हर श्रेणी की एक लाइन पोस्ट करता है। महीना दोबारा चलाने से कुछ नहीं बदलता: कुछ भी दो बार पोस्ट नहीं होता। पहले रन के बाद हर अगला महीना ख़त्म होने के अगले दिन अपने आप चलता है; आप इसे बंद करके महीने ख़ुद चला सकते हैं, और जब कोई महीना इंतज़ार में हो तो मालिक को अलर्ट जाता है।

बेचना, भेजना, क़ीमत बदलना

किसी संपत्ति को बेचने या निपटाने के लिए दिन चुनें। CreekPOS उस दिन तक का मूल्यह्रास दर्ज करता है, संपत्ति को खातों से हटाता है और लाभ या हानि दर्ज करता है। पैसा कैश में, बैंक में या ग्राहक के इनवॉइस पर आता है, सब लेखा के ज़रिए, और बिक्री पर डिफ़ॉल्ट रूप से 5 % VAT लगता है (एक टिक तय करता है)। मान लीजिए एस्प्रेसो मशीन 30 जून 2028 को AED 18,000 और AED 900 VAT में बिकती है: 28 महीने दर्ज हो चुके हैं, AED 16,800, इसलिए खातों में उसकी क़ीमत AED 19,200 है, और बिक्री AED 1,200 की हानि दर्ज करती है। संपत्ति अपने इतिहास के साथ रजिस्टर में बनी रहती है।

ऑनलाइन चेन के साथ, कोई संपत्ति किसी दिन दूसरी ब्रांच में भेजी जा सकती है, लेखा में उसके बैलेंस के साथ; जो महीने अभी नहीं चले, उनका मूल्यह्रास नई ब्रांच में होता है। पुनर्मूल्यांकन या क्षति खातों में संपत्ति की क़ीमत बदलता है, और उसके बाद का मूल्यह्रास भी।

जो सच में मौजूद है, उसकी गिनती

किसी ब्रांच या उसकी एक जगह के लिए संपत्ति गिनती खोलें, घूमें और हर टैग फ़ोन के कैमरे या बारकोड स्कैनर से स्कैन करें। शीट दिखाती है कि क्या मिला, क्या ग़ायब है, क्या कहीं और का है, और ऐसे कोड जो किसी संपत्ति के नहीं। आप जो मिला उस पर एक नोट लिखकर गिनती बंद करते हैं। गिनती किसी संपत्ति को नहीं बदलती: यह काम करने की लिस्ट है।

रिपोर्ट, अलर्ट और पूछें

संपत्ति रजिस्टर, लागत, संचित मूल्यह्रास और नेट बुक वैल्यू के साथ और हर श्रेणी और हर ब्रांच के जोड़ के साथ, Excel या CSV में एक्सपोर्ट होता है। मालिक को अलर्ट जाता है जब कोई वारंटी 30 दिन के अंदर ख़त्म हो रही हो, जब किसी महीने का मूल्यह्रास इंतज़ार में हो, और जब कोई गिनती 7 दिन से ज़्यादा खुली रहे। अपनी दुकान से पूछें "स्थायी संपत्ति की बुक वैल्यू कितनी है?" का जवाब लागत, मूल्यह्रास, नेट बुक वैल्यू, इंतज़ार वाले महीने और जल्द ख़त्म होने वाली वारंटियों के साथ देता है।

इसमें कुछ भी AI नहीं है: मूल्यह्रास की तालिकाएँ सटीक हिसाब हैं, और हर आँकड़ा आप जाँच सकते हैं।

लेखा का पुराना संपत्ति पेज इस्तेमाल करते हैं?

लेखा का अपना संपत्ति पेज था (/books/assets)। वह अब स्थायी संपत्ति में आ गया है: मॉड्यूल पहली बार खुलने पर आपकी संपत्तियाँ एक बार, महीने-दर-महीने उसी बुक वैल्यू के साथ, आ जाती हैं, और लेखा जो महीने पहले पोस्ट कर चुका है वे दोबारा कभी पोस्ट नहीं होते। पुराने लिंक नए पेज खोलते हैं।

यह क्या नहीं करता

पुर्ज़ों के हिसाब से मूल्यह्रास नहीं, उत्पादन की इकाइयों वाला तरीक़ा नहीं, टैक्स मूल्यह्रास की तालिकाएँ नहीं, और एक संपत्ति का आंशिक निपटान नहीं।

स्थायी संपत्ति के लिए लेखा चाहिए। यह ऑनलाइन रेस्टोरेंट और चेन में शामिल है, जिनके साथ लेखा आता है, और हर 14 दिन के ट्रायल में है। ऑनलाइन रिटेल के लिए यह ऐड-ऑन है, AED 29 प्रति माह, VAT से पहले, जो बिलिंग → प्लान → «एड-ऑन मॉड्यूल» में ख़रीदा जाता है; पर सच कहें तो इसके लिए लेखा चाहिए, और लेखा ऑनलाइन रेस्टोरेंट और चेन के साथ आता है। ERP पेज, मैनुअल का अध्याय और लेखा का पेज पढ़ें।