आपके POS के अंदर अकाउंटिंग: लेखा कैसे काउंटर से आपका हिसाब रखता है

महीने के आख़िर में आम दुकान मालिक अकाउंटेंट को एक ढेर पकड़ाता है: Z रिपोर्टें, सप्लायर बिलों का एक फ़ोल्डर, PDF में बैंक स्टेटमेंट, और वर्ड टेम्पलेट में टाइप किए इनवॉइस। अकाउंटेंट सब कुछ दोबारा टाइप करता है, ऐसी लाइनों के बारे में पूछता है जो किसी को याद नहीं, और VAT के आँकड़े आख़िरी तारीख़ से ठीक पहले आते हैं।

बिक्री तो पहले से काउंटर में थी। लेखा, CreekPOS ऑनलाइन का अकाउंटिंग वाला हिस्सा, महीने से यह दोबारा टाइप करने का काम निकाल देता है।

लेखा क्या है

यूएई के हिसाब से खातों की सूची के साथ डबल-एंट्री अकाउंटिंग, उसी ऐप में जिससे आप बेचते हैं: कोटेशन और इनवॉइस, सप्लायर बिल और ख़र्चे, बैंक स्टेटमेंट, आपके VAT रिटर्न के आँकड़े और आपका मुनाफ़ा। यह ऑनलाइन रेस्टोरेंट और चेन प्लान में है। इसे सेटिंग्स → फ़ीचर्स में चालू करें; बंद करें तो काउंटर पहले की तरह चलता रहता है।

इसे इस्तेमाल करने के लिए काउंटर पर बेचना ज़रूरी नहीं: इनवॉइस, बिल, बैंकिंग और रिपोर्ट अपने-आप में चलते हैं।

काउंटर की आपकी बिक्री, अपने-आप दर्ज

हर दिन की बिक्री, रिटर्न, VAT और पेमेंट के तरीक़े बैकग्राउंड में, हर कुछ मिनट में, अपने-आप लेजर तक पहुँचते हैं: दिन की एक एंट्री या हर रसीद की एक, जैसा आप चुनें। दो नियम आँकड़ों को सच्चा रखते हैं:

• बंद हुआ दिन कभी दोबारा नहीं लिखा जाता। ऑफ़लाइन हुई और बाद में सिंक हुई बिक्री सुधार के रूप में जुड़ती है।
• लॉक किया महीना लॉक रहता है। उसके बाद का बदलाव एक नई एंट्री होता है, इसलिए पिछले महीने की रिपोर्ट वही कहती है जो उसने कहा था।

काउंटर, उधार खाता और लेखा के इनवॉइस हर ग्राहक का एक ही बैलेंस इस्तेमाल करते हैं।

कोटेशन, इनवॉइस और बिल

कोटेशन को ऑर्डर, डिलीवरी नोट और इनवॉइस में बदलें, पूरा या हिस्सों में; ग्राहक अपना नाम लिखकर ऑनलाइन कोटेशन मंज़ूर कर सकता है। एक पेमेंट को बारह इनवॉइस तक पर दर्ज करें, असली इनवॉइस के सामने क्रेडिट नोट जारी करें और स्टेटमेंट भेजें। दस्तावेज़ आपके लोगो और आपके रंग के साथ तीन डिज़ाइन में आते हैं, ई-मेल से या WhatsApp लिंक के रूप में जो आप ख़ुद भेजते हैं। दोहराए इनवॉइस तय समय पर अपने-आप जाते हैं।

सप्लायर बिल दर्ज करें, या रिसीव किए माल से बनाएँ, और देखें इस हफ़्ते क्या देना है। एक ही सप्लायर इनवॉइस दो बार दर्ज हो तो लेखा चेतावनी देता है, और काग़ज़ को निजी, एन्क्रिप्ट रखी PDF या फ़ोटो के रूप में रखता है। AI से इनवॉइस पढ़ने (पायलट में) के साथ बिल एक फ़ोटो से शुरू हो सकता है।

इनवॉइस और बिल 13 मुद्राओं में हो सकते हैं, आपके डाले हुए रेट पर; बैंक खाते दिरहम में ही रहते हैं।

बैंक स्टेटमेंट, मिलाए हुए

लेखा आपके बैंक में लॉगिन नहीं करता, इसलिए कोई बैंक पासवर्ड सेव नहीं होता। इसकी जगह:

1. अपने बैंक से स्टेटमेंट CSV, Excel, OFX या MT940 में डाउनलोड करें।
2. उसे इम्पोर्ट करें। दो बार इम्पोर्ट हुई लाइनें पहचानी जाती हैं, और इम्पोर्ट वापस लिया जा सकता है।
3. लेखा सुझाता है कि हर लाइन किस इनवॉइस, बिल या ट्रांसफ़र की है। हर मिलान आप पक्का करते हैं।
4. हर महीने आने वाली लाइनों के लिए, जैसे कार्ड मशीन की फ़ीस, एक बार बैंक नियम बना दें।
5. स्टेटमेंट के आख़िरी बैलेंस से मिलान पूरा करें।

13 हफ़्ते का नकदी अनुमान दिखाता है कि क्या आने वाला है और क्या जाने वाला है।

VAT 201 के आँकड़े, बॉक्स-दर-बॉक्स

अपनी VAT अवधि सेट करें, मासिक या तिमाही, जैसी FTA ने दी है, और हर ब्रांच का अमीरात। लेखा VAT 201 रिटर्न के आँकड़े तैयार करता है: अमीरात के हिसाब से स्टैंडर्ड-रेट सप्लाई, ज़ीरो-रेटेड, छूट वाली, रिवर्स चार्ज और वापस मिलने वाला इनपुट टैक्स, हर बॉक्स के पीछे के लेन-देन के साथ। कोई बॉक्स ग़लत लगे तो उसे खोलें और वे बिक्री या बिल देखें जिनसे वह बना।

जिन लाइनों को लेखा ख़ुद वर्गीकृत नहीं कर पाता, वे जाँच के लिए मार्क होती हैं: जैसे बिना VAT वाली काउंटर की बिक्री ज़ीरो-रेटेड भी हो सकती है और छूट वाली भी, और यह सिर्फ़ आप या आपका अकाउंटेंट बता सकते हैं।

लेखा कुछ भी फ़ाइल नहीं करता। आप या आपका अकाउंटेंट FTA के पोर्टल पर फ़ाइल करते हैं, फिर लेखा में रेफ़रेंस दर्ज करते हैं, जो VAT का हिसाब बराबर करके उन महीनों को लॉक करता है। लेखा फ़ाइल हो चुके रिटर्न में बदलाव नहीं करता, इसलिए बाद का कोई भी सुधार अपने अकाउंटेंट के साथ तय करें।

आपका अकाउंटेंट और महीने का क्लोज़

अपने अकाउंटेंट को लेखा के सिर्फ़ उतने अधिकारों के साथ बुलाएँ जितने उन्हें चाहिए: देखना, बिक्री, ख़रीद, बैंक, जर्नल और क्लोज़िंग। जब तक आप न दें, मैनेजरों को लेखा की कोई एक्सेस नहीं मिलती। महीने के अंत की चेकलिस्ट (बैंक मिलान, सस्पेंस साफ़, VAT की जाँच, डेप्रिसिएशन दर्ज) और साल का क्लोज़ हिसाब साफ़-सुथरा रखते हैं; आपकी तय रकम से ऊपर की एंट्री के लिए चाहें तो दूसरी मंज़ूरी ज़रूरी की जा सकती है।

लाभ और हानि, बैलेंस शीट, ट्रायल बैलेंस और जनरल लेजर 1 से 36 महीनों के लिए बनते हैं, पिछले महीने और पिछले साल से तुलना के साथ, ब्रांच और कॉस्ट सेंटर के हिसाब से, और Excel और CSV में एक्सपोर्ट होते हैं।

शुरू कैसे करें

1. सेटिंग्स → फ़ीचर्स: लेखा चालू करें।
2. सेटअप के क़दम पूरे करें: बिज़नेस की सेटिंग, आपकी टैक्स जानकारी, नकद और बैंक खाते, शुरुआती बैलेंस और अकाउंटेंट की एक्सेस। हर क़दम अपने-आप सेव होता है।
3. अपने अकाउंटेंट से शुरुआती बैलेंस जाँचने को कहें: लेखा उन्हें सुझाता है, पर वे सिर्फ़ सुझाव हैं।
4. पिछले महीने का बैंक स्टेटमेंट इम्पोर्ट करें और उसे मिलाएँ।
5. लेखा का डैशबोर्ड खोलें: नकद और बैंक, मुनाफ़ा, किस पर आपका बकाया, आप पर किसका बकाया, VAT का अनुमान, और काम की सूची: भेजने वाले इनवॉइस, देय बिल और मिलाने वाली बैंक लाइनें।

लेखा क्या नहीं करता

• यह आपका VAT रिटर्न फ़ाइल नहीं करता और कॉर्पोरेट टैक्स नहीं निकालता, और यह टैक्स सलाह नहीं है।
• यह आपके बैंक से नहीं जुड़ता: आप स्टेटमेंट फ़ाइल इम्पोर्ट करते हैं।
• ग्राहक इनवॉइस का भुगतान ऑनलाइन कार्ड से नहीं कर सकते; ग्राहक के पेज पर आपके बैंक की जानकारी दिखती है।
• अपने अकाउंटेंट से पुष्टि करवाएँ कि आपके इनवॉइस का लेआउट आपके बिज़नेस के टैक्स इनवॉइस नियमों पर खरा उतरता है।
• यह एक बार ख़रीदे जाने वाले डेस्कटॉप प्रोग्राम में नहीं है।

देखें लेखा क्या करता है, मैनुअल का लेखा अध्याय और प्लान।