مستقل اثاثے اور فرسودگی، ہر مہینے حسابات میں درج

فرض کریں جمیرا کا ایک کیفے دو سال پہلے کھلا۔ ایسپریسو مشین AED 36,000 کی آئی، فٹ آؤٹ اس سے بھی مہنگا، اور دو کاؤنٹر، ایک فرج، شیلف اور ایک ڈلیوری اسکوٹر ہیں۔ اکاؤنٹنٹ انہیں ایک اسپریڈ شیٹ میں رکھتا ہے جو سال میں ایک بار اپ ڈیٹ ہوتی ہے، اس لیے ہر مہینے کا منافع ایسے دکھتا ہے جیسے ان میں سے کچھ بھی کبھی گھسا ہی نہیں۔ اور جب اسکوٹر بکتا ہے تو کسی کو یقین سے معلوم نہیں ہوتا کہ اس کی قیمت اب کتنی باقی تھی۔

آپ کی ہر چیز کا ایک رجسٹر

مستقل اثاثے دکان کی ہر اس چیز کو ایک رجسٹر میں رکھتا ہے جو اس کی اپنی ہے اور برسوں استعمال ہوتی ہے: کافی مشین، شیلف، وین، کاؤنٹروں کے کمپیوٹر، دکان کا فٹ آؤٹ۔ ہر اثاثے کو ایک ٹیگ ملتا ہے، FA-000123، جو آپ کے پروڈکٹ لیبل والے سائز میں بارکوڈ لیبل کی صورت چھپتا ہے۔ اس کے ساتھ تصویر، زمرہ، برانچ اور جگہ (گودام آن ہو تو گودام کی جگہ)، سپلائر، خریداری اور استعمال شروع ہونے کی تاریخ، لاگت، آخر میں باقی قیمت، کارآمد عمر، طریقہ، سیریل نمبر، وارنٹی اور اس کی حالت بھی ہوتی ہے: استعمال میں، اسٹور میں، مرمت میں یا خارج شدہ۔

پانچ زمرے تیار ملتے ہیں، ہر ایک اپنی عمر، طریقے اور حسابات کے کھاتوں کے ساتھ: آلات اور مشینیں، فرنیچر اور فٹنگ، گاڑیاں، کمپیوٹر اور ڈیوائسز، اور دکان کی تزئین اور فٹ آؤٹ۔ آپ کسی زمرے کے کھاتے بدل سکتے ہیں یا اپنے زمرے شامل کر سکتے ہیں۔ مینیجر حسابات آن ہونے کے بعد سیٹنگز → مستقل اثاثے میں اسے آن کرتا ہے، اور ٹیم → اختیارات میں دو اختیارات طے کرتے ہیں کہ کون اثاثے دیکھ سکتا ہے اور کون انہیں سنبھال کر فرسودگی چلا سکتا ہے۔

لاگت کہاں سے آتی ہے

• حسابات کے بل سے: سپلائر بل کی جو لائن فکسڈ اثاثہ کھاتے میں درج ہو، وہی خریداری ہے۔ بل لاگت اور اس کا ویٹ پہلے ہی لے چکا ہے، اس لیے اثاثہ درج کرنے پر کچھ پوسٹ نہیں ہوتا۔
• ابھی ادا کی، کیش یا بینک سے: رجسٹر خریداری کو حسابات میں پوسٹ کرتا ہے۔
• پہلے سے حسابات میں: پہلے خریدا گیا اثاثہ، جس کی اب تک کی فرسودگی درج ہے۔ رجسٹر اگلے مہینے سے آگے چلتا ہے اور باقی رقم باقی عمر پر بانٹتا ہے۔

مہینہ وار فرسودگی

دو طریقے: سیدھی لائن اور گھٹتا بیلنس۔ پہلے مہینے میں استعمال کے دن گنے جاتے ہیں، اور عمر ختم ہونے والا مہینہ باقی دن لیتا ہے۔

ایک مثال: ایسپریسو مشین AED 36,000 کی، عمر 5 سال، آخر میں کچھ باقی نہیں، 1 مارچ 2026 سے استعمال میں۔ سیدھی لائن سے یہ ماہانہ AED 600 ہے۔ اگر استعمال 16 مارچ سے شروع ہوتا تو مارچ کے 31 میں سے 16 دن گنے جاتے، یعنی AED 309.68، اور مارچ 2031 باقی 15 دن لیتا، یعنی AED 290.32؛ 60 مہینوں کا جوڑ پھر بھی ٹھیک AED 36,000 رہتا ہے۔

ہر ختم ہونے والا مہینہ فرسودگی سے ایک بار چلتا ہے۔ پہلے آپ پیش نظارہ دیکھتے ہیں: ہر اثاثے کی فرسودگی اور جو جرنل پوسٹ ہوں گے۔ پھر رن حسابات میں ہر برانچ کا ایک جرنل، ہر زمرے کی ایک لائن پوسٹ کرتا ہے۔ مہینہ دوبارہ چلانے سے کچھ نہیں بدلتا: کچھ بھی دو بار پوسٹ نہیں ہوتا۔ پہلے رن کے بعد ہر اگلا مہینہ ختم ہونے کے اگلے دن خود چلتا ہے؛ آپ اسے بند کر کے مہینے خود چلا سکتے ہیں، اور جب کوئی مہینہ انتظار میں ہو تو مالک کو الرٹ ملتا ہے۔

بیچنا، منتقل کرنا، قیمت بدلنا

کسی اثاثے کو بیچنے یا خارج کرنے کے لیے دن چنیں۔ CreekPOS اس دن تک کی فرسودگی درج کرتا ہے، اثاثے کو کھاتوں سے نکالتا ہے اور منافع یا نقصان درج کرتا ہے۔ رقم کیش میں، بینک میں یا کسٹمر کے انوائس پر آتی ہے، سب حسابات کے ذریعے، اور فروخت پر ڈیفالٹ میں 5 % ویٹ لگتا ہے (ایک ٹک فیصلہ کرتا ہے)۔ فرض کریں ایسپریسو مشین 30 جون 2028 کو AED 18,000 اور AED 900 ویٹ میں بکتی ہے: 28 مہینے درج ہو چکے ہیں، AED 16,800، اس لیے کھاتوں میں اس کی قیمت AED 19,200 ہے، اور فروخت AED 1,200 کا نقصان درج کرتی ہے۔ اثاثہ اپنی تاریخ کے ساتھ رجسٹر میں رہتا ہے۔

آن لائن چین کے ساتھ کوئی اثاثہ کسی دن دوسری برانچ میں منتقل ہو سکتا ہے، حسابات میں اس کے بیلنس کے ساتھ؛ جو مہینے ابھی نہیں چلے ان کی فرسودگی نئی برانچ میں ہوتی ہے۔ دوبارہ قیمت یا قدر میں کمی کھاتوں میں اثاثے کی قیمت بدلتی ہے، اور اس کے بعد کی فرسودگی بھی۔

جو واقعی موجود ہے، اس کی گنتی

کسی برانچ یا اس کی ایک جگہ کے لیے اثاثوں کی گنتی کھولیں، گھومیں اور ہر ٹیگ فون کے کیمرے یا بارکوڈ اسکینر سے اسکین کریں۔ شیٹ دکھاتی ہے کہ کیا ملا، کیا غائب ہے، کیا کہیں اور کا ہے، اور ایسے کوڈ جو کسی اثاثے کے نہیں۔ آپ جو ملا اس پر نوٹ لکھ کر گنتی بند کرتے ہیں۔ گنتی کسی اثاثے کو نہیں بدلتی: یہ کام کرنے کی فہرست ہے۔

رپورٹیں، الرٹ اور پوچھیں

اثاثوں کا رجسٹر، لاگت، جمع شدہ فرسودگی اور خالص بک ویلیو کے ساتھ اور ہر زمرے اور ہر برانچ کے جوڑ کے ساتھ، Excel یا CSV میں ایکسپورٹ ہوتا ہے۔ مالک کو الرٹ ملتا ہے جب کوئی وارنٹی 30 دن کے اندر ختم ہو رہی ہو، جب کسی مہینے کی فرسودگی انتظار میں ہو، اور جب کوئی گنتی 7 دن سے زیادہ کھلی رہے۔ اپنی دکان سے پوچھیں "ہمارے اثاثوں کی بک ویلیو کیا ہے؟" کا جواب لاگت، فرسودگی، خالص بک ویلیو، انتظار والے مہینے اور جلد ختم ہونے والی وارنٹیوں کے ساتھ دیتا ہے۔

اس میں سے کچھ بھی AI نہیں: فرسودگی کے جدول بالکل درست حساب ہیں، اور ہر عدد آپ جانچ سکتے ہیں۔

حسابات کا پرانا اثاثوں کا صفحہ استعمال کرتے ہیں؟

حسابات کا اپنا اثاثوں کا صفحہ تھا (/books/assets)۔ وہ اب مستقل اثاثے میں آ گیا ہے: ماڈیول پہلی بار کھلنے پر آپ کے اثاثے ایک بار، مہینہ وار اسی بک ویلیو کے ساتھ، آ جاتے ہیں، اور حسابات جو مہینے پہلے پوسٹ کر چکا ہے وہ دوبارہ کبھی پوسٹ نہیں ہوتے۔ پرانے لنک نئے صفحے کھولتے ہیں۔

یہ کیا نہیں کرتا

پرزوں کے حساب سے فرسودگی نہیں، پیداوار کی اکائیوں والا طریقہ نہیں، ٹیکس فرسودگی کے جدول نہیں، اور ایک اثاثے کا جزوی اخراج نہیں۔

مستقل اثاثوں کے لیے حسابات چاہییں۔ یہ آن لائن ریستوران اور چین میں شامل ہے، جن کے ساتھ حسابات آتے ہیں، اور ہر 14 دن کے ٹرائل میں ہے۔ آن لائن ریٹیل کے لیے یہ ایڈ آن ہے، ماہانہ AED 29، ویٹ سے پہلے، جو بلنگ → پلان → «ایڈ آن ماڈیولز» میں خریدا جاتا ہے؛ مگر سچ یہ ہے کہ اسے حسابات چاہییں، اور حسابات آن لائن ریستوران اور چین کے ساتھ آتے ہیں۔ ERP کا صفحہ، مینوئل کا باب اور حسابات کا صفحہ پڑھیں۔