उधार पर बेचें, पर हिसाब न खोएँ: पैसा वसूल कराने वाली उधार बही

"लिख लो, महीने के आख़िर में दे दूँगा।" यूएई की हर बक़ाला, कैफ़ेटेरिया और फ़ार्मेसी यह रोज़ सुनती है। खाते पर बेचना मोहल्ले की दुकान का अपने पक्के ग्राहकों को बनाए रखने का तरीक़ा है। और इसी से दुकानों के हज़ारों दिरहम कॉपियों, परिवार के लोगों और वादों में बिखर जाते हैं।

समस्या शायद ही कभी यह होती है कि ग्राहक देने से मना करें। समस्या यह है कि किसी को ठीक-ठीक पता नहीं कि किस पर कितना है, कब से है, और आख़िरी बार किसे याद दिलाया गया।

पहली बिक्री से पहले नियम तय करें

• शर्त। खाता कितने दिन बिना भुगतान रह सकता है: महीने का आख़िर, 30 दिन, तनख़्वाह का दिन। हर ग्राहक के लिए लिखें।
• सीमा। ग्राहक पर ज़्यादा से ज़्यादा कितना बाक़ी हो सकता है। जब कोई बिक्री सीमा पार करे, तो सिस्टम कैशियर को चेतावनी दे या मैनेजर के फ़ैसले तक बिक्री रोक दे।
• कौन खाते पर बेच सकता है। हर कैशियर नहीं, हर ग्राहक को नहीं।

पक्के ग्राहकों को नियम एक बार, विनम्रता से बताएँ। ज़्यादातर यह जानकर सुकून पाते हैं कि वे कहाँ खड़े हैं।

दस कॉपियाँ नहीं, एक बही

खाते पर हर बिक्री असली बिक्री हो, रसीद और VAT के साथ, ग्राहक के खाते पर। हर भुगतान — नक़द, कार्ड, बैंक ट्रांसफ़र — खाते पर दर्ज हो, सबसे पुराना बिल पहले। तब उधार बही एक नज़र में चार सवालों का जवाब देती है:

1. किस पर बाक़ी है, और कुल कितना।
2. कब से: आज, 1–30 दिन, 31–60, 60 से ज़्यादा।
3. कितनी देर उसकी अपनी शर्त के हिसाब से।
4. क्या वादा हुआ: "28 तारीख़ को देगा"।

हर शनिवार सुबह इसे देखें। 60 से ज़्यादा वाला कॉलम वहीं है जहाँ पैसा डूबता है; पहले उसे संभालें।

ऐसा स्टेटमेंट जिसे ग्राहक पढ़ सके

झगड़े तब शुरू होते हैं जब ग्राहक लाइनें नहीं देख पाता। व्हाट्सऐप या ई-मेल से भेजा गया निजी स्टेटमेंट लिंक हर ख़रीद और भुगतान तारीख़ों और बाक़ी रक़म के साथ दिखाता है। यह उसके फ़ोन पर खुलता है, किसी और के बारे में कुछ नहीं दिखाता, और आप जब चाहें इसे वापस ले सकते हैं।

विनम्र रहने वाले रिमाइंडर

पैसे की याद दिलाना असहज है, इसलिए यह तब तक नहीं होता जब तक देर न हो जाए। सिस्टम को रिमाइंडर तैयार करने दें और नियंत्रण अपने पास रखें:

• आपकी चुनी लय: तारीख़ से कुछ दिन पहले, उसी दिन, फिर हर हफ़्ते, और कुछ रिमाइंडर के बाद रुकना।
• न्यूनतम रक़म, ताकि 7 दिरहम के लिए किसी के पीछे न पड़ें।
• शांत घंटे, ताकि रात में कोई संदेश न जाए।
• तीन लहजों में शब्द — दोस्ताना, सख़्त, आख़िरी — ग्राहक की भाषा में, कभी धमकी नहीं, हमेशा बात करने की पेशकश।

ई-मेल अपने-आप जा सकते हैं। व्हाट्सऐप रिमाइंडर कैशियर की सूची में इंतज़ार करते हैं, जो हर ग्राहक के लिए एक बार दबाकर दुकान के अपने फ़ोन से भेजता है। हर संदेश आपका फ़ैसला है।

जब ग्राहक दे न सके

कभी-कभी ईमानदार जवाब एक प्लान होता है। बाक़ी रक़म को कुछ तारीख़ वाली किस्तों में बदलें — देखें किस्तें और एडवांस — बजाय उसे बढ़ने देने के।

काम के नियम

• नया ग्राहक छोटी सीमा से शुरू करे। तीन महीने समय पर भुगतान के बाद बढ़ाएँ।
• किसी एक परिवार का खाता दुकान का सबसे बड़ा उधार न बनने दें।
• काउंटर पर वसूलें: जब बाक़ी वाला ग्राहक कुछ ख़रीदे, कैशियर स्क्रीन पर उसकी बाक़ी रक़म देखता है।

CreekPOS में

उधार बही और रिमाइंडर CreekPOS ऑनलाइन में रिटेल प्लान से हैं: इन्हें सेटिंग्स → उधार बही में चालू करें, शर्तें, सीमाएँ (चेतावनी या रोक, बिना इंटरनेट भी) और अपनी भुगतान जानकारी सेट करें, फिर ग्राहक → उधार बही, ग्राहक → भेजने के लिए रिमाइंडर और रिपोर्ट → वसूली इस्तेमाल करें। देखें मैनुअल और हमारा पुराना लेख ग्राहकों के खाते और पक्के ग्राहक। ग्राहकों के खाते ख़ुद हर प्लान और डेस्कटॉप प्रोग्राम में हैं।