البيع بالآجل دون أن تفقد السيطرة: دفتر آجل يحصّل

"سجّلها عليّ، أدفع آخر الشهر." كل بقالة وكافتيريا وصيدلية في الإمارات تسمعها كل يوم. البيع على الحساب هو كيف يحفظ محل الحي زبائنه الدائمين. وهو أيضًا كيف تنتهي المحلات بآلاف الدراهم موزعة على دفاتر وأفراد عائلات ووعود.

نادرًا ما تكون المشكلة أن العملاء يرفضون الدفع. المشكلة أن أحدًا لا يعرف بالضبط من عليه كم، ومنذ متى، ومن ذُكِّر آخر مرة.

قرّر القواعد قبل أول بيع

• المدة. كم يبقى الحساب دون دفع: آخر الشهر، 30 يومًا، يوم الراتب. اكتبها لكل عميل.
• الحد. أقصى ما يجوز أن يكون على العميل. حين يتجاوز البيع الحد، يجب أن ينبّه الكاشير أو يمنع البيع حتى يقرّر المدير.
• من يبيع على الحساب. ليس كل كاشير، ولا لكل عميل.

أخبر الزبائن الدائمين بالقواعد مرة واحدة وبلطف. يرتاح معظمهم حين يعرفون موقفهم.

دفتر واحد لا عشرة دفاتر

يجب أن يكون كل بيع على الحساب بيعًا حقيقيًا، بإيصال وضريبة، على حساب العميل. وكل دفعة — نقد أو بطاقة أو تحويل بنكي — تُسجَّل على الحساب، الأقدم أولًا. فيجيب دفتر الآجل عن أربعة أسئلة بنظرة:

1. من عليه وكم المجموع.
2. منذ متى: اليوم، 1–30 يومًا، 31–60، أكثر من 60.
3. كم تأخر بحسب مدته.
4. ماذا وعد: "سيدفع يوم 28".

انظر إليه كل صباح سبت. عمود "أكثر من 60" هو حيث يضيع المال؛ ابدأ به.

كشف حساب يقرؤه العميل

تبدأ الخلافات حين لا يرى العميل الأسطر. رابط كشف حساب خاص، يُرسل عبر واتساب أو البريد، يبيّن كل شراء ودفعة بتواريخها والرصيد. يفتح على هاتفه، ولا يُظهر شيئًا عن غيره، ويمكنك سحبه متى شئت.

تذكيرات تبقى مهذبة

التذكير بالمال محرج، لذلك لا يحدث حتى يفوت الأوان. دع النظام يجهّز التذكيرات وابقَ أنت المتحكم:

• إيقاع تختاره: قبل الموعد بأيام، وفي يومه، ثم كل أسبوع، والتوقف بعد عدد من التذكيرات.
• حد أدنى للمبلغ، حتى لا يُلاحَق أحد من أجل سبعة دراهم.
• ساعات هدوء، فلا تخرج رسالة ليلًا.
• كلمات بثلاث نبرات — ودية وحازمة ونهائية — بلغة العميل، دون تهديد أبدًا، ومع عرض للحديث دائمًا.

يمكن أن تُرسل الرسائل البريدية وحدها. أما تذكيرات واتساب فتنتظر في قائمة لدى الكاشير، الذي يضغط مرة لكل عميل ويرسل من هاتف المحل نفسه. أنت تقرر كل رسالة.

حين لا يستطيع العميل الدفع

أحيانًا يكون الجواب الصادق خطة. حوّل الرصيد إلى دفعات قليلة مؤرخة — انظر الأقساط والعربون — بدل أن تتركه يكبر.

قواعد عملية

• يبدأ العميل الجديد بحد صغير. ارفعه بعد ثلاثة أشهر من الدفع في الموعد.
• لا تدع حساب عائلة واحدة يكون أكبر دين في المحل.
• حصّل عند الكاونتر: حين يشتري عميل عليه رصيد، يرى الكاشير الرصيد على الشاشة.

في CreekPOS

دفتر الآجل والتذكيرات موجودان في CreekPOS أونلاين من خطة التجزئة: فعّلهما في الإعدادات → دفتر الآجل، واضبط المدد والحدود (تنبيه أو منع، حتى دون إنترنت) وبيانات الدفع، ثم استخدم العملاء → دفتر الآجل والعملاء → تذكيرات للإرسال والتقارير → التحصيلات. انظر الدليل ومقالنا الأقدم عن حسابات العملاء والزبائن الدائمين. أما حسابات العملاء نفسها ففي كل الخطط وفي برنامج الحاسوب.