महीने के खाते और रेगुलर ग्राहक: कॉपी के बिना उधार

यूएई के बहुत-से मोहल्लों में बक़ाला महीने के खाते चलाती है: परिवार, बिल्डिंग का स्टाफ़ और छोटे ऑफ़िस ज़रूरत का सामान ले जाते हैं और तनख़्वाह आने पर हिसाब चुकाते हैं। रेगुलर ग्राहकों को बार-बार लौटाने का यह सबसे अच्छा तरीका है, और चुपचाप पैसा गँवाने का सबसे आसान तरीका भी। फ़र्क लगभग कभी ग्राहकों का नहीं होता; फ़र्क इस बात का होता है कि खाते कैसे रखे जाते हैं।

कॉपी क्यों फ़ेल होती है

काउंटर के पीछे रखी कॉपी तब तक काम करती है जब तक नहीं करती। पन्ने भीग जाते हैं या खो जाते हैं, हर शिफ्ट की लिखावट अलग होती है, और जल्दी में लिखे टोटल का बचाव करना मुश्किल होता है जब ग्राहक उस पर सवाल उठाए। पूरी कॉपी का जोड़ कोई नहीं लगाता, इसलिए किसी को नहीं पता कि असल में कितना पैसा दुकान से बाहर पड़ा है।

ऊपर से कोई लिमिट भी नहीं होती। कॉपी दसवीं ख़रीद भी उतनी ही ख़ुशी से लिख लेती है जितनी पहली, चाहे पिछला पेमेंट दो महीने पहले हुआ हो। और जब कोई कैशियर नौकरी छोड़ता है, तो किसने क्या चुकाया, इसकी याद का एक हिस्सा भी उसके साथ चला जाता है।

पहली बिक्री से पहले नियम तय करें

एक छोटी लिखी हुई पॉलिसी ज़्यादातर बहसें टाल देती है। पहले ख़ुद तय करें, फिर खाता खोलते समय ग्राहक को बताएँ:

1. किसे खाता मिलेगा। जैसे, पास की बिल्डिंगों के वे निवासी जो कम से कम एक महीने से ख़रीद रहे हैं, और वे ऑफ़िस जिन्हें आप जानते हैं।
2. संपर्क की जानकारी। मोबाइल नंबर और बिल्डिंग व फ़्लैट या ऑफ़िस नंबर, खाता खोलते समय जाँचा हुआ।
3. हर ग्राहक की उधार लिमिट। कम से शुरू करें और कुछ महीने समय पर पेमेंट के बाद बढ़ाएँ।
4. हिसाब चुकाने का दिन। आम तौर पर तनख़्वाह के दिन के कुछ दिन बाद; इसे लिख लें।
5. खाते पर क्या जा सकता है। कुछ दुकानें फ़ोन रिचार्ज कार्ड या सिगरेट बाहर रखती हैं; अपनी लिस्ट ख़ुद तय करें।
6. मंज़ूरी कौन दे सकता है। कौन-सा स्टाफ़ खाते पर बेच सकता है, और लिमिट से ऊपर कौन जा सकता है।
7. पेमेंट देर से हो तो क्या होगा। जैसे, बकाया चुकने तक कोई नया उधार नहीं।

लिमिट कैसे चुनें

लिमिट आपके पास सबसे काम का औज़ार है, क्योंकि यह किसी भी एक डूबे हुए उधार के नुकसान की हद बाँध देती है। नीचे की टेबल एक उदाहरण है, सलाह नहीं।

कुल रकम के बारे में भी सोचिए। चालीस खाते, हर एक का औसत AED 600, यानी AED 24,000 आपका पैसा महीने के आख़िर तक दूसरों की ख़रीदारी में लगा है (यह एक उदाहरण है, आँकड़ा नहीं)। यह वह माल है जिसका पैसा आप चुका चुके हैं, इसलिए तय करें कि अपने कैश में से कितना उधार देने को तैयार हैं।

हर बिक्री और हर पेमेंट दर्ज करें

जो नियम सबसे ज़्यादा झगड़े बचाता है: खाते पर हर ख़रीद उसी पल काउंटर से होकर जाए, ग्राहक चुना हुआ हो, और ग्राहक को रसीद मिले। जिस रसीद पर नया बकाया छपा हो, वह ज़्यादातर बहसें शुरू होने से पहले ही ख़त्म कर देती है, क्योंकि ग्राहक हर बार चलता हुआ टोटल देखता है।

पेमेंट वसूली में भी उतनी ही सावधानी चाहिए। रकम, तारीख़ और पैसे लेने वाले का नाम दर्ज करें, और रसीद दें। थोड़ा-थोड़ा पेमेंट ठीक है; बस उसे उसी समय दर्ज करें, दिन के आख़िर में याद से नहीं।

खाते वाले ग्राहक का रिटर्न खाते में ही वापस जाना चाहिए, ड्रॉअर से कैश में नहीं, जब तक कि यही तय न हुआ हो।

महीने के आख़िर में वसूली

पीछे भागने से बेहतर एक शांत तरीका काम करता है:

• हिसाब के दिन से दो-तीन दिन पहले, हर खाते का स्टेटमेंट प्रिंट या तैयार करें: ख़रीद, पेमेंट और बकाया।
• हिसाब वाले दिन, स्टेटमेंट काउंटर पर या दरवाज़े पर दे दें। ब्योरा दिखे तो ग्राहक जल्दी पेमेंट करते हैं।
• एक हफ़्ते बाद, जिनका खाता अब भी खुला है उन्हें विनम्र याद दिलाएँ।
• तय मोहलत के बाद, बकाया चुकने तक नया उधार रोक दें। यह सब पर लागू करें, ताकि किसी को न लगे कि उसे अलग से निशाना बनाया गया।

बकाये का साइज़ ही नहीं, उसकी उम्र भी देखें। जो बकाया 60 दिन से नहीं हिला, उस पर बात करनी होगी; जो बड़ा है पर हर महीने चुक जाता है, वह आम तौर पर ठीक है। लोग चले भी जाते हैं — निवासी नौकरी और फ़्लैट बदलते हैं, कभी-कभी अचानक — यह भी लिमिट समझदारी से रखने की एक वजह है।

VAT के बारे में एक बात

खाते पर बेचने से VAT टलता नहीं: आम तौर पर टैक्स बिक्री होते ही देय होता है, तब नहीं जब ग्राहक महीने के आख़िर में पेमेंट करे। इसलिए आपकी रिपोर्ट को बिक्री उसी दिन गिननी चाहिए जिस दिन वह हुई। ब्योरे अपने अकाउंटेंट से पक्के कर लें; आपको मिलने वाला बकाया भी आपके महीने के आख़िर के पैक का हिस्सा है।

अपने रेगुलर ग्राहकों को जानना, उधार हो या न हो

छोटी दुकान के पास ग्राहकों की सबसे अच्छी जानकारी भी खाते ही होते हैं। हर रेगुलर ग्राहक का महीने वाला व्यू — उसने कितना ख़र्च किया, उसका बकाया, उसकी आख़िरी विज़िट — दिखा देता है कि कब कोई अच्छा ग्राहक अचानक आना बंद कर देता है। अक्सर यह ठीक होने वाली समस्या होती है: कोई प्रोडक्ट जो आपने रखना बंद कर दिया, कोई डिलीवरी जो बिगड़ गई, नुक्कड़ पर खुली कोई नई दुकान। अगली बार मिलने पर दो बातें किसी भी कैंपेन से ज़्यादा काम की हैं।

CreekPOS में

बिक्री एक टैप में ग्राहक के खाते पर जाती है, और ग्राहक का नाम और बकाया रसीद पर छपता है। "किसका बकाया है" स्क्रीन हर बकाये की लिस्ट दिखाती है; पेमेंट पूरा या थोड़ा-थोड़ा हो सकता है और उसमें तारीख़ और पैसे लेने वाले का नाम दर्ज होता है; हर ग्राहक का स्टेटमेंट प्रिंट होता है। महीने वाला व्यू ख़र्च, बकाया और आख़िरी विज़िट दिखाता है, रिटर्न खाते में वापस जा सकते हैं, और उधार पर बेचना एक अधिकार है जिसे आप हर कैशियर के लिए अलग से चालू करते हैं। होलसेल ग्राहक अपने-आप होलसेल कीमत पर आ सकते हैं, और प्लैटिनम या ऑनलाइन पर उधार का पेमेंट फ़ोन से भी दर्ज किया जा सकता है। देखें ग्राहकों वाले फ़ीचर।

झटपट जवाब

क्या खाते वाले ग्राहकों से ज़्यादा पैसे लेने चाहिए? ज़्यादातर बक़ाला ऐसा नहीं करतीं; खाता सर्विस का हिस्सा है। इसकी लागत लिमिट और समय पर वसूली से काबू में रखें।

अगर ग्राहक बकाये पर सवाल उठाए तो? स्टेटमेंट प्रिंट करें: तारीख़ के साथ लिखी हर ख़रीद आम तौर पर बात ख़त्म कर देती है। यहीं कॉपी हार जाती है।

क्या स्टाफ़ खाते खोल सकता है? बेहतर है नहीं। स्टाफ़ को मौजूदा खातों पर लिमिट के अंदर बेचने दें, और खाता खोलना और लिमिट बढ़ाना मैनेजर के पास रखें।

उन ग्राहकों का क्या जो बिना चुकाए चले जाते हैं? उधार में थोड़ा नुकसान होता ही है। लिमिट, फ़ोन नंबर और जल्दी फ़ॉलो-अप इसे छोटा रखते हैं; बड़ी रकम हो तो अपनी अमीरात में क़ानूनी रास्तों के बारे में पूछें।

असली जैसे दिखने वाले खातों के साथ उधार की स्क्रीन देखना चाहते हैं? लाइव किराना डेमो खोलें, या 14 दिन का ट्रायल शुरू करें और अपनी कॉपी उसमें ले आएँ।