الأصول الثابتة

#ما هي

تحفظ الأصول الثابتة كل ما يملكه المتجر ويستخدمه لسنوات: آلة القهوة، والرفوف، وسيارة التوصيل، وحواسيب نقاط البيع، وتجهيزات المتجر الداخلية. ولكل أصل تحفظ تكلفته، وإهلاكه شهرًا بشهر مُرحَّلًا إلى الحسابات، وقيمته في الدفاتر اليوم، ومكانه، وما جرى له.

لنفترض أن مقهى في جميرا اشترى آلة إسبريسو وثلاجة ومقاعد جديدة. يصبح كل منها أصلًا برمزه الخاص؛ ويُرحَّل إهلاكها كل شهر إلى الحسابات في قيد واحد؛ وحين تُباع الثلاجة القديمة يُسجَّل البيع والضريبة والربح أو الخسارة في خطوة واحدة.

وتظهر في القائمة مجموعة الأصول الثابتة فيها ثلاث صفحات: الأصول الثابتة (السجل)، والإهلاك، وجرد الأصول. وكل شيء يُحسب بقواعد ثابتة وأرقام دقيقة: فهي ليست ميزة ذكاء اصطناعي.

#التفعيل

تبقى الأصول الثابتة متوقفة حتى يشغّلها مدير من الإعدادات ← الأصول الثابتة (أو من بطاقتها في الإعدادات ← الوحدات). وهي ترحّل كل قيودها إلى الحسابات، لذلك يجب تشغيل الحسابات أولًا: يرفض المفتاح التشغيل قبل ذلك، ولا يمكن إيقاف الحسابات ما دامت الأصول الثابتة مشغّلة. انظر الحسابات.

وفي الصفحة نفسها:

• تشغيل كل شهر تلقائيًا بعد التشغيل الأول (مفعّل افتراضيًا؛ انظر الإهلاك)؛
• قبل كم يوم من انتهاء الضمان يُنبَّه المالك (30)، وبعد كم يوم ينبّه الجرد المفتوح (7)؛
• الفئات وحساباتها.

والمتجر المشترك في خطة التجزئة أونلاين يشتري الإضافة من الاشتراك ← الباقة ← «وحدات إضافية»، لكنه يبقى بحاجة إلى الحسابات، وهي تأتي مع خطتي المطاعم والسلاسل أونلاين (انظر الخطط).

#الصلاحيات

في الفريق ← الشخص ← الصلاحيات صلاحيتان:

• عرض الأصول الثابتة: السجل، وكل أصل وجدول إهلاكه، ومعاينة الإهلاك ومرات تشغيله، والجرد، والتقرير.
• إدارة الأصول الثابتة وتشغيل الإهلاك: تسجيل الأصول وتعديلها، وإضافة صورة، وتشغيل إهلاك الشهر، والبيع أو الاستبعاد، والنقل إلى فرع آخر، وإعادة التقييم أو انخفاض القيمة، وفتح الجرد والمسح فيه وإغلاقه.

تحتاج القائمة إلى الصلاحية الأولى، فمن يُراد له أن يدير الأصول يأخذ الاثنتين. وللمديرين والمالك الصلاحيتان. أما الإعدادات والفئات فللمدير. ومن تقتصر صلاحيته على بعض الفروع لا يرى ولا يتصرف إلا في أصول تلك الفروع. وما دام المتجر لا يملك هذه الوحدة، تظهر الصلاحيتان مقفلتين مع اسم الخطة التي تتضمنها.

#السجل

تعرض صفحة الأصول الثابتة الأصول مع إجمالياتها (التكلفة، ومجمع الإهلاك، وصافي القيمة الدفترية) وعوامل التصفية: كلمة أو رمز ممسوح، والحالة، والفئة، والفرع. والأصول المستبعدة مخفية إلا إذا اخترت الكل، والمستبعد أيضًا.

#أصل جديد

اضغط أصل جديد واختر من أين تأتي تكلفته، في واحد من ثلاثة تبويبات:

1. مسجلة في الدفاتر مسبقًا: التكلفة موجودة في الحسابات من قبل، في الأرصدة الافتتاحية أو في قيد سابق، فلا يُرحَّل شيء. وللأصل المشترى قبل أن تبدأ السجل، افتح مشترى سابقًا: إهلاك مسجل من قبل واكتب الإهلاك المسجل والشهر في حقل مسجل حتى شهر: يتابع السجل من الشهر التالي ويوزّع الباقي على العمر المتبقي.
2. مدفوعة الآن: دُفعت من النقدية أو البنك، ويُختار ذلك في مدفوع من. ويُرحَّل الشراء إلى الحسابات (حساب الأصل مقابل حساب النقدية أو البنك). ولا تُسجَّل هنا ضريبة: الشراء الذي عليه ضريبة يُسجَّل فاتورة مورد في الحسابات بدلًا من ذلك.
3. من فاتورة مورد في الدفاتر: هنا ينتظر كل سطر فاتورة مورد مسجل على حساب أصول ثابتة (المعدات أو الأثاث أو المركبات). اختر سطر الفاتورة: تُؤخذ التكلفة (دون الضريبة) والمورد والتاريخ من الفاتورة، وقد سجّلت الفاتورة الشراء وضريبته، فلا يُرحَّل شيء آخر. وكل سطر يصبح أصلًا واحدًا، مرة واحدة.

ثم اضغط تسجيل الأصل.

#الحقول

• رمز الأصل: يمنحه السجل من سلسلة واحدة، FA-000123، ويُطبع ملصق باركود.
• الصورة: تُرفع من صفحة الأصل.
• الفئة، وتأتي معها مدة العمر والطريقة والحسابات؛ والفرع؛ والمكان (المطبخ، الكاشير 2، المكتب…)، وموقع المستودع حين تكون وحدة المستودعات مشغّلة (انظر المستودعات).
• المورد (من الفاتورة، أو يُكتب في صفحة الأصل)، وتاريخ الشراء، وقيد الاستخدام منذ (يوم بدء الاستخدام، ولا يسبق الشراء).
• التكلفة، والقيمة المتبقية (قيمة الخردة، وتكون أقل من التكلفة)، والعمر الإنتاجي بالسنوات والأشهر، وطريقة الإهلاك؛ والحقول الفارغة تأخذ ما في الفئة.
• الرقم التسلسلي، والضمان حتى، وملاحظة.
• الحالة: قيد الاستخدام، أو في المخزن، أو قيد الإصلاح، أو مستبعد (ولا تكون الأخيرة إلا عبر بيع أو استبعاد).

#تعديل الأصل

يمكن دائمًا تعديل الاسم، والمكان، والرقم التسلسلي، والضمان، واسم المورد، والملاحظات، والحالة. أما الفئة والحقول المالية (التكلفة، والقيمة المتبقية، والعمر، والطريقة، والتواريخ) فلا تُعدَّل إلا قبل أن يُسجَّل للأصل أي إهلاك؛ وبعد ذلك استخدم إعادة التقييم أو انخفاض القيمة. وتكلفة الأصل الآتي من فاتورة أو المدفوع الآن تبقى كما سجّلتها الحسابات. وتغيير الفرع يكون نقلًا.

وتعرض صفحة كل أصل بطاقته (الصورة، والمبالغ، والتواريخ، والمصدر، والقيود)، وإهلاكه شهرًا بشهر، والسجل التاريخي.

#الفئات

خمس فئات جاهزة، بعمرها وطريقتها:

في الإعدادات ← الأصول الثابتة ← الفئات يستطيع المدير تعديل كل فئة أو إضافة فئة جديدة: عمرها، وطريقتها، ونسبة القسط المتناقص (% سنويًا) (الفارغة = ضعف القسط الثابت)، وحساباتها الأربعة في الحسابات: حساب الأصل، وحساب مجمع الإهلاك، وحساب مصروف الإهلاك، وحساب ربح أو خسارة الاستبعاد. والحساب المتروك فارغًا يأخذ حساب الدليل نفسه. ويحتفظ كل أصل بالحساب الذي تقع فيه تكلفته، فتغيير حساب الفئة لاحقًا لا يُخرج أصلًا مستبعدًا من حساب خاطئ أبدًا.

#ملصقات الرموز

يُطبع كل رمز ملصقَ باركود Code 128 عليه اسم الأصل واسم متجرك، بمقاسات ملصقات الأصناف نفسها: لفّة، أو ملصقات صيدلية، أو ورقة A4، أو ملصقات مفردة.

• في صفحة الأصول الثابتة حدّد الأصول واضغط طباعة ملصقات المحدد.
• في صفحة الأصل اضغط طباعة ملصق الرمز.

ألصق الملصق على الأصل: يقرؤه الجرد وحقل البحث.

#الإهلاك

#الطريقتان

• القسط الثابت: التكلفة ناقص القيمة المتبقية، موزعةً بالتساوي على العمر؛ ومجموع الأشهر يساوي هذا المبلغ تمامًا.
• القسط المتناقص: يأخذ كل شهر نسبة السنة مما تبقى من قيمة الأصل في الدفاتر، ولا ينزل أبدًا تحت القيمة المتبقية؛ والشهر الأخير من العمر ينزل به إلى تلك القيمة.

يُحسب الشهر الأول بأيام الاستخدام: الأصل المستخدم منذ 16 يناير يأخذ 16 يومًا من أيام يناير الواحد والثلاثين. ثم ينتهي العمر في الشهر نفسه من التقويم بعد مدة العمر، فيأخذ ذلك الشهر الأيام الباقية.

#تشغيل الشهر

افتح الأصول الثابتة ← الإهلاك. ترى أولًا معاينة: إهلاك كل أصل، والقيود التي ستُرحَّل، قيد لكل فرع فيه سطر لكل فئة (مصروف الإهلاك مقابل مجمع الإهلاك). راجعها، ثم اضغط تشغيل متبوعًا باسم الشهر.

• التشغيل الأول يمكن أن يبدأ من أي شهر انتهى (تقترح الصفحة آخرها)؛ وتُحتسب فيه الأشهر التي قبله.
• بعد ذلك تمضي الأشهر بالترتيب، واحدًا تلو الآخر، ولا يُشغَّل شهر قبل أن ينتهي.
• الأصول قيد الاستخدام وفي المخزن وقيد الإصلاح كلها تُهلَك؛ والأصل المسجل لاحقًا يُستدرك إهلاكه في التشغيل التالي.
• لا يُرحَّل شيء مرتين: تشغيل الشهر مجددًا لا يغيّر شيئًا.
• التشغيل الذي توقف في منتصفه (فترة مقفلة في الحسابات، أو موافقة مطلوبة في الحسابات، أو إعادة تشغيل الخادم) يظهر متوقف في منتصفه: اضغط إكمال التشغيل. وما دام تشغيل مفتوحًا، تنتظر تعديلاتُ مبالغ الأصل والبيعُ والنقلُ وإعادةُ التقييم.

وتسرد الصفحة أيضًا مرات التشغيل بأرقام قيودها.

#التشغيل التلقائي

حين يكون تشغيل كل شهر تلقائيًا بعد التشغيل الأول مفعّلًا (الافتراضي)، وبعد أن تُجري التشغيل الأول بنفسك، يُرحَّل كل شهر تالٍ تلقائيًا في اليوم الذي يلي انتهاءه. وإن أوقفته، يشغّل المدير كل شهر بنفسه، ويُنبَّه المالك حين ينتظر شهر.

#البيع أو الاستبعاد

في صفحة الأصل، يقوم الأمر بيع أو استبعاد في يوم محدد بما يلي:

1. يرحّل الإهلاك حتى ذلك اليوم (والشهر الجزئي يُحسب بأيامه)؛
2. يُخرج الأصل من الدفاتر: تكلفته ومجمع إهلاكه؛
3. يسجّل الربح أو الخسارة مقابل ما بيع به، في حساب ربح أو خسارة الاستبعاد الخاص بالفئة.

طريقة الدفع: نقدًا، أو إلى البنك، أو بفاتورة على العميل (فاتورة من الحسابات إلى العميل، تُضاف إلى رصيده بشروط الدفع لديك)، أو لا شيء (أُتلف أو أُهدي). اكتب متحصلات البيع قبل الضريبة. ويكون خيار البيع خاضع للضريبة محددًا افتراضيًا: تُضاف ضريبة القيمة المضافة 5 % وتدخل في أرقام إقرارك الضريبي في الحسابات كأي بيع؛ وألغِ التحديد حين يكون البيع خارج نطاق الضريبة.

ويبقى الأصل في السجل بحالة مستبعد، مع سجله التاريخي.

#النقل بين الفروع

حين يكون لديك فرعان أو أكثر (خطة السلاسل)، ينقل الأمر النقل إلى فرع آخر في صفحة الأصل الأصلَ في يوم محدد: ينقل قيدٌ تكلفته ومجمع إهلاكه من دفاتر فرع إلى دفاتر الآخر، وتُهلَك الأشهر التي لم تُشغَّل بعد في الفرع الجديد. ويمكنك أن تحدد مكانه الجديد في الوقت نفسه.

#إعادة التقييم وانخفاض القيمة

يغيّر الأمر إعادة التقييم أو انخفاض القيمة قيمة الأصل في الدفاتر:

• زيادة: إعادة تقييم، حين تصبح قيمته أعلى؛
• نقص: انخفاض القيمة (تلف أو قلّت قيمته).

اكتب اليوم والمبلغ واضغط ترحيل التغيير. ويذهب الطرف المقابل إلى حساب ربح أو خسارة الاستبعاد الخاص بالفئة، إلا إذا اخترت حسابًا آخر في مقابل الحساب (حساب إيرادات أو مصروفات أو حقوق ملكية). ويسري التغيير من نهاية شهر ذلك اليوم، ويوزّع الإهلاكُ بعده القيمةَ الجديدة على العمر المتبقي. ولا يُقبل التغيير إذا كان قد أُهلك شهر بعد ذلك اليوم، ولا يمكن أن تنزل القيمة تحت الصفر.

#جرد الأصول

الأصول الثابتة ← جرد الأصول ← جرد جديد: اختر الفرع، ثم كل أماكن الفرع أو مكانًا واحدًا (أو موقع مستودع)، ثم فتح الجرد. فتتكوّن القائمة من الأصول التي يجب أن تكون هناك.

تجوّل وامسح رمز كل أصل بكاميرا الهاتف (مسح بالكاميرا) أو بقارئ الباركود، أو اكتبه (FA-000123 أو 123 فقط). ويأتي جواب كل مسح واحدًا من هذه:

• تم العثور عليه؛
• عُدّ مسبقًا؛
• يتبع مكانًا آخر: أصل لمكان آخر، أو أصل مستبعد؛
• لا يوجد أصل بهذا الرمز.

ويعرض الكشف ما تم العثور عليه، وما هو مفقود، وما جاء من مكان آخر، ورموز لا تخص أي أصل. اضغط إغلاق الجرد مع ملاحظة بما تم التوصل إليه (الملاحظة مطلوبة)، أو إلغاء الجرد. ولا يغيّر الجرد أي أصل: هو قائمتك لتتصرف بناءً عليها، كنقل أصل، أو تغيير حالته، أو استبعاده. والجرد الذي يبقى مفتوحًا أكثر من الأيام التي حددتها (7) ينبّه المالك.

#التقارير

• سجل الأصول (في صفحة الإهلاك): كل أصل بتكلفته (مع إعادات التقييم)، ومجمع إهلاكه (مع انخفاضات القيمة)، وصافي قيمته الدفترية، مع إجماليات لكل فئة ولكل فرع. نزّله بصيغة Excel أو CSV.
• الإهلاك شهرًا بشهر (في صفحة كل أصل): إهلاك كل شهر، ومجمع الإهلاك، وصافي القيمة الدفترية، والأشهر المرحّلة معلّمة والباقي مخطط.
• والقيود نفسها في الحسابات، وأرقامها مذكورة في مرات التشغيل.

#تنبيهات المالك و«اسأل متجرك»

ما دامت تنبيهات المالك والأصول الثابتة مشغّلة، يُنبَّه المالك حين:

• ينتهي ضمان أصل خلال 30 يومًا؛
• ينتظر إهلاك شهر: لم يُشغَّل قط، أو يُشغَّل يدويًا فقط، أو لم يُنجَز حتى اليوم الثالث من الشهر التالي، أو توقف في منتصفه؛
• يبقى جرد أصول مفتوحًا أكثر من 7 أيام.

ويمكن تغيير الأيام من الإعدادات ← الأصول الثابتة. ويجيب «اسأل متجرك» عن «ما القيمة الدفترية لأصولنا؟» و«كم أصلًا لدينا؟»: الأصول حسب الحالة، والتكلفة ومجمع الإهلاك وصافي القيمة الدفترية في فروعك، والشهر المنتظر، والضمانات التي تنتهي قريبًا.

#القادمة من صفحة الأصول في الحسابات

كان للحسابات سجل أصول خاص بها (الحسابات ← الأصول الثابتة، /books/assets). وقد انتقل إلى هنا، فصار السجل واحدًا:

• في أول مرة تفتح فيها الأصول الثابتة، ينتقل كل أصل من الصفحة القديمة مرة واحدة بالقيم الدفترية نفسها شهرًا بشهر: التكلفة، والقيمة المتبقية، والطريقة والنسبة، والإهلاك المرحّل حتى الآن، وحساباته الخاصة. ولا يُرحَّل شيء من جديد، والأصل المستبعد ينتقل مستبعدًا.
• يظهر في سجله التاريخي نُقل من سجل الأصول في الدفاتر.
• الروابط القديمة تفتح الصفحات الجديدة: /books/assets يفتح الأصول الثابتة، وصفحة إهلاكها تفتح الإهلاك. وقائمة إقفال الشهر في الحسابات تحتسب أصول هذه الوحدة.
• تبقى تكلفة الأصل المنقول وعمره وتواريخه وطريقته وفئته مقفلة كما سجّلتها الحسابات؛ أما إعادة التقييم أو انخفاض القيمة فما زالا يغيّران قيمته.

#الخطط والسعر

• خطتا المطاعم والسلاسل أونلاين تتضمنان الأصول الثابتة، ومعها الحسابات.
• التجزئة أونلاين: إضافة بسعر 29 درهمًا شهريًا قبل الضريبة، تُشترى من الاشتراك ← الباقة ← «وحدات إضافية» (أو بزر اشترِ الإضافة على بطاقتها في الإعدادات ← الوحدات)، أو اطلبها منا على واتساب. وتحتاج إلى الحسابات، وهي تأتي مع خطتي المطاعم والسلاسل أونلاين وليست في خطة التجزئة أونلاين.
• كل تجربة مدتها 14 يومًا تتضمنها.
• وهي في CreekPOS أونلاين فقط، وغير متاحة في برنامج الحاسوب الذي يُشترى مرة واحدة.

الخطط في صفحة الأسعار.

#ما لا تفعله

• لا إهلاك بالمكوّنات (تقسيم الأصل إلى أجزاء لكل منها عمرها).
• لا طريقة وحدات الإنتاج: القسط الثابت والقسط المتناقص فقط.
• لا جداول إهلاك ضريبي: الإهلاك الدفتري تحدده أنت ومحاسبك.
• لا استبعاد جزئي: يُباع الأصل أو يُستبعد كاملًا.
• النقل في منتصف الشهر لا يقسم إهلاك ذلك الشهر: يذهب كله إلى الفرع الجديد.
• ليست ذكاءً اصطناعيًا: قواعد ثابتة وأرقام دقيقة.