स्थायी संपत्ति

#यह क्या है

स्थायी संपत्ति में दुकान की वह हर चीज़ रहती है जो उसकी अपनी है और सालों तक इस्तेमाल होती है: कॉफ़ी मशीन, शेल्फ़, डिलीवरी वैन, काउंटरों के कंप्यूटर, दुकान का फ़िट-आउट। हर चीज़ के लिए यह रखता है कि वह कितने की आई, उसका महीने-दर-महीने मूल्यह्रास जो लेखा में पोस्ट होता है, आज लेखा में उसकी क़ीमत कितनी है, वह कहाँ है और उसके साथ क्या हुआ।

मान लीजिए जुमेरा के एक कैफ़े ने एक एस्प्रेसो मशीन, एक फ़्रिज और नई सीटें ख़रीदीं। हर एक अपने टैग के साथ एक संपत्ति बनती है; हर महीने उनका मूल्यह्रास एक ही जर्नल में लेखा में जाता है; और जब पुराना फ़्रिज बिकता है, तो बिक्री, VAT और लाभ या हानि एक ही क़दम में दर्ज हो जाते हैं।

मेन्यू में स्थायी संपत्ति का एक ग्रुप आता है, जिसमें तीन पेज हैं: स्थायी संपत्ति (रजिस्टर), मूल्यह्रास और संपत्ति गिनती। सब कुछ तय नियमों और सटीक आँकड़ों से निकलता है: यह AI फ़ीचर नहीं है।

#चालू करना

स्थायी संपत्ति तब तक बंद रहती है जब तक कोई मैनेजर इसे सेटिंग्स → स्थायी संपत्ति में (या सेटिंग्स → मॉड्यूल में इसके कार्ड से) चालू न करे। यह अपनी हर जर्नल लेखा में पोस्ट करती है, इसलिए पहले लेखा चालू होना चाहिए: उससे पहले स्विच मना कर देता है, और जब तक स्थायी संपत्ति चालू है, लेखा बंद नहीं हो सकता। देखें लेखा।

इसी पेज पर ये भी हैं:

• पहले रन के बाद हर महीना अपने आप चलाएँ (डिफ़ॉल्ट रूप से चालू; देखें मूल्यह्रास);
• वारंटी ख़त्म होने से कितने दिन पहले मालिक को अलर्ट मिले (30), और खुली गिनती कितने दिन बाद अलर्ट करे (7);
• श्रेणियाँ और उनके खाते।

ऑनलाइन रिटेल वाली दुकान ऐड-ऑन बिलिंग → प्लान → «एड-ऑन मॉड्यूल» में ख़रीदेगी, लेकिन उसे फिर भी लेखा चाहिए, जो ऑनलाइन रेस्टोरेंट और चेन के साथ आता है (देखें प्लान)।

#अधिकार

टीम → व्यक्ति → अधिकार में दो अधिकार हैं:

• स्थायी संपत्ति देखना: रजिस्टर, हर संपत्ति और उसका शेड्यूल, मूल्यह्रास का प्रीव्यू और रन, गिनतियाँ और रिपोर्ट।
• स्थायी संपत्ति संभालना और मूल्यह्रास चलाना: संपत्ति दर्ज करना और बदलना, फ़ोटो जोड़ना, महीने का मूल्यह्रास चलाना, बेचना या निपटाना, दूसरी ब्रांच में भेजना, पुनर्मूल्यांकन या क्षति दर्ज करना, और गिनती खोलना, उसमें स्कैन करना और उसे बंद करना।

मेन्यू के लिए पहला अधिकार चाहिए, इसलिए जिसे संपत्ति संभालनी है उसे दोनों मिलते हैं। मैनेजर और मालिक के पास दोनों हैं। सेटिंग्स और श्रेणियाँ मैनेजर के हाथ में हैं। जो व्यक्ति कुछ ही ब्रांचों तक सीमित है, वह सिर्फ़ उन्हीं ब्रांचों की संपत्ति देखता और संभालता है। जब तक दुकान के पास यह मॉड्यूल नहीं है, दोनों अधिकार लॉक दिखते हैं, उस प्लान के नाम के साथ जिसमें यह शामिल है।

#रजिस्टर

स्थायी संपत्ति पेज संपत्तियों को उनके टोटल (लागत, संचित मूल्यह्रास, नेट बुक वैल्यू) और फ़िल्टर के साथ दिखाता है: कोई शब्द या स्कैन किया टैग, हालत, श्रेणी और ब्रांच। निपटाई गई संपत्तियाँ तब तक छिपी रहती हैं जब तक आप सब, निपटाई गई भी न चुनें।

#नई संपत्ति

नई संपत्ति दबाएँ और तीन टैब में से एक पर चुनें कि उसकी लागत कहाँ से आती है:

1. पहले से बुक्स में: लागत पहले से लेखा में है, शुरुआती बैलेंस में या किसी पुरानी जर्नल में, इसलिए कुछ पोस्ट नहीं होता। जो संपत्ति रजिस्टर शुरू करने से पहले ख़रीदी गई थी, उसके लिए पहले ख़रीदा: पहले से दर्ज मूल्यह्रास खोलें और दर्ज मूल्यह्रास और किस महीने तक दर्ज लिखें: रजिस्टर अगले महीने से आगे चलता है और बाक़ी को बची आयु में बाँटता है।
2. अभी चुकाई: कैश या बैंक से चुकाई गई, जो किससे चुकाया में चुना जाता है। ख़रीद लेखा में पोस्ट होती है (संपत्ति खाता, सामने पैसे का खाता)। यहाँ VAT दर्ज नहीं होता: जिस ख़रीद पर VAT है, उसे लेखा में सप्लायर बिल के रूप में दर्ज करें।
3. बुक्स के बिल से: यहाँ हर वह बिल लाइन इंतज़ार करती है जो फ़िक्स्ड एसेट खाते (उपकरण, फ़र्नीचर या वाहन) पर दर्ज है। बिल लाइन चुनें: लागत (VAT के बिना), सप्लायर और तारीख़ बिल से आती है, और बिल ख़रीद और उसका VAT पहले ही दर्ज कर चुका है, इसलिए और कुछ पोस्ट नहीं होता। हर बिल लाइन एक ही बार, एक संपत्ति बनती है।

फिर संपत्ति दर्ज करें दबाएँ।

#फ़ील्ड

• टैग: रजिस्टर एक ही सीरीज़ से देता है, FA-000123, और यह बारकोड लेबल पर छपता है।
• फ़ोटो: संपत्ति के पेज पर अपलोड होती है।
• श्रेणी, जिससे आयु, तरीक़ा और खाते आते हैं; ब्रांच; जगह (किचन, काउंटर 2, ऑफ़िस…) और, जब वेयरहाउस मॉड्यूल चालू हो, गोदाम की जगह (देखें वेयरहाउस)।
• सप्लायर (बिल से, या संपत्ति के पेज पर लिखा हुआ), ख़रीद की तारीख़ और इस्तेमाल शुरू (इस्तेमाल शुरू होने का दिन, जो ख़रीद से पहले नहीं हो सकता)।
• लागत, आख़िर में बची क़ीमत (सैल्वेज वैल्यू, लागत से कम), साल और महीनों में उपयोगी आयु, और तरीक़ा; ख़ाली फ़ील्ड श्रेणी वाली वैल्यू ले लेते हैं।
• सीरियल नंबर, वारंटी कब तक और एक नोट।
• हालत: इस्तेमाल में, स्टोर में, मरम्मत में या निपटाया गया (आख़िरी वाली सिर्फ़ बिक्री या निपटान से आती है)।

#संपत्ति बदलना

नाम, जगह, सीरियल नंबर, वारंटी, सप्लायर का नाम, नोट और हालत कभी भी बदले जा सकते हैं। श्रेणी और पैसे वाले फ़ील्ड (लागत, बची क़ीमत, आयु, तरीक़ा, तारीख़ें) तभी तक बदले जा सकते हैं जब तक उस संपत्ति का कोई मूल्यह्रास दर्ज न हुआ हो; उसके बाद पुनर्मूल्यांकन या क्षति का इस्तेमाल करें। जो संपत्ति बिल से आई या अभी चुकाई गई, उसकी लागत वैसी ही रहती है जैसी लेखा ने दर्ज की। ब्रांच बदलना एक ट्रांसफ़र है।

हर संपत्ति का पेज उसका कार्ड (फ़ोटो, रक़में, तारीख़ें, सोर्स और जर्नल), महीने-दर-महीने मूल्यह्रास और उसका इतिहास दिखाता है।

#श्रेणियाँ

पाँच श्रेणियाँ तैयार हैं, अपनी आयु और तरीक़े के साथ:

सेटिंग्स → स्थायी संपत्ति → श्रेणियाँ में मैनेजर हर श्रेणी बदल सकता है या नई श्रेणी जोड़ सकता है: उसकी आयु, तरीक़ा, घटती दर (% सालाना) (ख़ाली = सीधी रेखा का दुगना), और लेखा के उसके चार खाते: संपत्ति खाता, संचित मूल्यह्रास खाता, मूल्यह्रास ख़र्च खाता और निपटान पर लाभ या हानि खाता। जो खाता ख़ाली छोड़ा जाए, वह चार्ट का अपना खाता लेता है। हर संपत्ति वही खाता रखती है जिसमें उसकी लागत दर्ज है, इसलिए बाद में श्रेणी का खाता बदलने से निपटान कभी ग़लत खाते से नहीं निकलता।

#टैग लेबल

हर टैग Code 128 बारकोड लेबल के रूप में छपता है, जिस पर संपत्ति का नाम और आपकी दुकान का नाम होता है, प्रोडक्ट लेबल वाले ही साइज़ में: रोल, फ़ार्मेसी लेबल, A4 शीट या सिंगल लेबल।

• स्थायी संपत्ति पेज पर संपत्तियाँ चुनें और चुने हुए लेबल प्रिंट करें दबाएँ।
• किसी संपत्ति के पेज पर टैग लेबल प्रिंट करें दबाएँ।

लेबल को संपत्ति पर चिपका दें: गिनती और खोज वाला फ़ील्ड इसे पढ़ लेते हैं।

#मूल्यह्रास

#दो तरीक़े

• सीधी रेखा (स्ट्रेट लाइन): लागत में से आख़िर में बची क़ीमत घटाकर, बाक़ी को आयु पर बराबर बाँटा जाता है; सारे महीनों का जोड़ ठीक उतना ही आता है।
• घटती शेष राशि: हर महीना, संपत्ति की लेखा में बची क़ीमत पर साल की दर का हिस्सा लेता है, कभी आख़िर में बची क़ीमत से नीचे नहीं; आयु का आख़िरी महीना उसे ठीक उसी क़ीमत तक ले आता है।

पहले महीने में इस्तेमाल के दिन गिने जाते हैं: 16 जनवरी से इस्तेमाल में आई संपत्ति जनवरी के 31 में से 16 दिन लेती है। फिर आयु एक आयु बाद उसी कैलेंडर महीने में ख़त्म होती है, और वह महीना बचे हुए दिन लेता है।

#महीने का रन

स्थायी संपत्ति → मूल्यह्रास खोलें। पहले आपको प्रीव्यू दिखता है: हर संपत्ति का मूल्यह्रास, और जो जर्नल पोस्ट होंगी, हर ब्रांच की एक, हर श्रेणी की एक लाइन के साथ (मूल्यह्रास ख़र्च, सामने संचित मूल्यह्रास)। इसे जाँचें, फिर महीने के नाम वाला … चलाएँ बटन दबाएँ।

• पहला रन किसी भी ख़त्म हुए महीने से शुरू हो सकता है (पेज आख़िरी वाला सुझाता है); उससे पहले के महीने इसी में जुड़ जाते हैं।
• उसके बाद महीने क्रम से, एक-एक करके चलते हैं, और कोई महीना ख़त्म होने से पहले नहीं चलता।
• इस्तेमाल में, स्टोर में और मरम्मत में, तीनों हालत वाली संपत्तियों का मूल्यह्रास होता है; बाद में दर्ज हुई संपत्ति अगले रन में बराबर कर ली जाती है।
• कभी दो बार पोस्ट नहीं होता: महीना दोबारा चलाने से कुछ नहीं बदलता।
• जो रन बीच में रुक गया (लेखा में बंद अवधि, लेखा की मंज़ूरी, या सर्वर का रीस्टार्ट), वह बीच में रुका दिखाता है: रन पूरा करें दबाएँ। जब तक कोई रन खुला है, संपत्ति की रक़मों के बदलाव, बिक्री, ट्रांसफ़र और पुनर्मूल्यांकन इंतज़ार करते हैं।

यह पेज सारे रन भी उनकी जर्नल नंबरों के साथ दिखाता है।

#अपने आप

जब पहले रन के बाद हर महीना अपने आप चलाएँ चालू हो (डिफ़ॉल्ट), तो आपके पहला रन करने के बाद हर अगला महीना ख़त्म होने के अगले दिन अपने आप पोस्ट हो जाता है। बंद हो तो मैनेजर हर महीना ख़ुद चलाता है, और कोई महीना बाक़ी हो तो मालिक को अलर्ट मिलता है।

#बिक्री या निपटान

संपत्ति के पेज पर बेचें या निपटाएँ किसी दिन के लिए:

1. उस दिन तक का मूल्यह्रास दर्ज करता है (अधूरा महीना अपने दिनों से गिना जाता है);
2. संपत्ति को लेखा से हटाता है: उसकी लागत और उसका संचित मूल्यह्रास;
3. जितने में बिकी उसके मुक़ाबले लाभ या हानि श्रेणी के लाभ या हानि खाते में दर्ज करता है।

भुगतान कैसे: कैश, बैंक में, ग्राहक के इनवॉइस पर (लेखा से ग्राहक को इनवॉइस, आपकी पेमेंट शर्तों के साथ उसके बैलेंस पर), या कुछ नहीं (कबाड़ या दे दिया)। बिक्री से मिली रक़म VAT से पहले लिखें। बिक्री पर VAT लगता है डिफ़ॉल्ट रूप से चुना रहता है: 5 % VAT जुड़ता है और किसी भी बिक्री की तरह लेखा में आपके VAT रिटर्न के आँकड़ों में जाता है; जब बिक्री VAT के दायरे से बाहर हो तो इसे हटा दें।

संपत्ति अपने इतिहास के साथ रजिस्टर में निपटाया गया हालत में रहती है।

#ब्रांचों के बीच ट्रांसफ़र

दो या ज़्यादा ब्रांच हों (चेन प्लान), तो संपत्ति के पेज पर दूसरी ब्रांच में भेजें उसे किसी दिन भेज देता है: एक जर्नल उसकी लागत और संचित मूल्यह्रास एक ब्रांच के खातों से दूसरी ब्रांच के खातों में ले जाती है, और जो महीने अभी नहीं चले उनका मूल्यह्रास नई ब्रांच में होता है। उसी समय आप उसकी नई जगह भी दे सकते हैं।

#पुनर्मूल्यांकन और क्षति

पुनर्मूल्यांकन या क्षति लेखा में संपत्ति की क़ीमत बदलता है:

• बढ़ाएँ: पुनर्मूल्यांकन, जब उसकी क़ीमत बढ़ गई हो;
• घटाएँ: क्षति (ख़राब, क़ीमत कम)।

दिन और रक़म लिखें और बदलाव दर्ज करें दबाएँ। दूसरी तरफ़ की एंट्री श्रेणी के लाभ या हानि खाते में जाती है, जब तक आप किस खाते के सामने में कोई और खाता न चुनें (आमदनी, ख़र्च या इक्विटी का खाता)। बदलाव उस दिन के महीने के अंत से लागू होता है, और उसके बाद का मूल्यह्रास नई क़ीमत को बची आयु में बाँटता है। अगर उस दिन के बाद का कोई महीना पहले ही मूल्यह्रास में जा चुका है तो बदलाव नहीं होता, और क़ीमत शून्य से नीचे नहीं जा सकती।

#संपत्ति गिनती

स्थायी संपत्ति → संपत्ति गिनती → नई गिनती: ब्रांच चुनें, फिर ब्रांच की हर जगह या कोई एक जगह (या गोदाम की जगह), फिर गिनती खोलें। जो संपत्तियाँ वहाँ होनी चाहिए, उनसे शीट बनती है।

घूमें और हर टैग फ़ोन के कैमरे (कैमरे से स्कैन करें) या बारकोड स्कैनर से स्कैन करें, या टाइप करें (FA-000123 या सिर्फ़ 123)। हर स्कैन का जवाब इनमें से एक होता है:

• मिला;
• पहले ही गिना गया;
• कहीं और का है: किसी दूसरी जगह की संपत्ति, या जो पहले ही निपटा दी गई;
• इस कोड की कोई संपत्ति नहीं।

शीट दिखाती है क्या मिला, क्या ग़ायब है, क्या कहीं और का है, और ऐसे कोड जो किसी संपत्ति के नहीं। जो मिला उसका नोट लिखकर गिनती बंद करें (नोट ज़रूरी है), या गिनती रद्द करें। गिनती किसी संपत्ति को नहीं बदलती: यह आपकी लिस्ट है जिस पर आप कार्रवाई करते हैं, जैसे ट्रांसफ़र, नई हालत या निपटान। जो गिनती आपके तय दिनों (7) से ज़्यादा खुली रहे, वह मालिक को अलर्ट करती है।

#रिपोर्ट

• संपत्ति रजिस्टर (मूल्यह्रास पेज पर): हर संपत्ति अपनी लागत (पुनर्मूल्यांकन समेत), संचित मूल्यह्रास (क्षति समेत) और नेट बुक वैल्यू के साथ, हर श्रेणी और हर ब्रांच के टोटल के साथ। इसे Excel या CSV में डाउनलोड करें।
• महीने-दर-महीने मूल्यह्रास (हर संपत्ति के पेज पर): हर महीने का मूल्यह्रास, संचित मूल्यह्रास और नेट बुक वैल्यू; दर्ज महीने चिह्नित, बाक़ी योजना में।
• जर्नल ख़ुद लेखा में हैं, और उनके नंबर रन पर दिखते हैं।

#मालिक के अलर्ट और अपनी दुकान से पूछें

जब मालिक के अलर्ट और स्थायी संपत्ति चालू हों, तो मालिक को बताया जाता है जब:

• किसी संपत्ति की वारंटी 30 दिन के अंदर ख़त्म हो रही हो;
• किसी महीने का मूल्यह्रास बाक़ी हो: कभी नहीं चला, सिर्फ़ हाथ से चलता है, अगले महीने की 3 तारीख़ तक नहीं हुआ, या बीच में रुक गया;
• कोई संपत्ति गिनती 7 दिन से ज़्यादा खुली हो।

ये दिन सेटिंग्स → स्थायी संपत्ति में बदले जा सकते हैं। अपनी दुकान से पूछें "हमारी संपत्तियों की बुक वैल्यू कितनी है?" और "हमारे पास कितनी संपत्तियाँ हैं?" का जवाब देता है: हालत के हिसाब से संपत्तियाँ, आपकी ब्रांचों की लागत, संचित मूल्यह्रास और नेट बुक वैल्यू, बाक़ी महीना, और जल्द ख़त्म होने वाली वारंटियाँ।

#लेखा के संपत्ति पेज से आई संपत्तियाँ

लेखा का अपना संपत्ति रजिस्टर हुआ करता था (लेखा → स्थायी परिसंपत्तियाँ, /books/assets)। वह अब यहाँ आ गया है, ताकि रजिस्टर एक ही रहे:

• जब आप पहली बार स्थायी संपत्ति खोलते हैं, लेखा के पुराने पेज की हर संपत्ति एक बार यहाँ आ जाती है, महीने-दर-महीने उन्हीं बुक वैल्यू के साथ: लागत, बची क़ीमत, तरीक़ा और दर, अब तक पोस्ट हुआ मूल्यह्रास और उसके अपने खाते। कुछ भी दोबारा पोस्ट नहीं होता, और निपटाई गई संपत्ति निपटाई गई के रूप में ही आती है।
• उसके इतिहास में बुक्स के अपने रजिस्टर से लाया गया दिखता है।
• पुराने लिंक नए पेज खोलते हैं: /books/assets स्थायी संपत्ति खोलता है और उसका मूल्यह्रास पेज मूल्यह्रास खोलता है। लेखा में महीने के क्लोज़ की चेकलिस्ट इस मॉड्यूल की संपत्तियाँ गिनती है।
• लाई गई संपत्ति की लागत, आयु, तारीख़ें, तरीक़ा और श्रेणी वैसी ही लॉक रहती हैं जैसी लेखा ने दर्ज कीं; पुनर्मूल्यांकन या क्षति से उसकी क़ीमत फिर भी बदली जा सकती है।

#प्लान और क़ीमत

• ऑनलाइन रेस्टोरेंट और ऑनलाइन चेन में स्थायी संपत्ति शामिल है, लेखा के साथ।
• ऑनलाइन रिटेल: ऐड-ऑन, AED 29 प्रति माह, VAT से पहले, जो बिलिंग → प्लान → «एड-ऑन मॉड्यूल» में (या सेटिंग्स → मॉड्यूल में इसके कार्ड पर एड-ऑन खरीदें से) ख़रीदा जाता है, या हमसे WhatsApp पर पूछें। इसके लिए लेखा चाहिए, जो ऑनलाइन रेस्टोरेंट और चेन के साथ आता है और ऑनलाइन रिटेल में नहीं है।
• हर 14 दिन के ट्रायल में यह शामिल है।
• यह सिर्फ़ CreekPOS ऑनलाइन में है, एक बार ख़रीदे जाने वाले डेस्कटॉप प्रोग्राम में नहीं।

प्लान क़ीमतों वाले पेज पर हैं।

#यह क्या नहीं करता

• कंपोनेंट मूल्यह्रास नहीं (एक संपत्ति को हिस्सों में बाँटना, हर हिस्से की अपनी आयु)।
• यूनिट्स ऑफ़ प्रोडक्शन वाला तरीक़ा नहीं: सिर्फ़ सीधी रेखा और घटती शेष राशि।
• टैक्स मूल्यह्रास की तालिकाएँ नहीं: लेखा का मूल्यह्रास आप और आपका अकाउंटेंट तय करते हैं।
• आंशिक निपटान नहीं: संपत्ति पूरी की पूरी बेची या निपटाई जाती है।
• महीने के बीच में हुआ ट्रांसफ़र उस महीने का मूल्यह्रास नहीं बाँटता: वह पूरा नई ब्रांच में जाता है।
• यह AI नहीं है: तय नियम और सटीक आँकड़े।