مكتب استقبال على واتساب يعرف محلك، ويقول ما لا يعرفه

محل عطور وعود في ديرة يتلقى الأسئلة نفسها على واتساب كل يوم. «هل عندكم منه 12 مل؟» «هل أستطيع إرجاع الزجاجة إن لم تعجب زوجتي؟» «هل توجد مواقف؟» «مثل المرة الماضية، من فضلك.» ومكتب الاستقبال بالذكاء الاصطناعي يجيب أصلًا من قائمة المحل وأسعاره ومخزونه ومواعيده. والآن صار يتعلم أيضًا بقية ما يعرفه المحل، ويخبر المالك بما لا يعرفه.

معلومات محلك نفسه

يقرأ مكتب الاستقبال ما لدى محلك أصلًا: أسئلتك وأجوبتك، وملاحظاتك تحت ما يسأل عنه العملاء (الإرجاع، ومسببات الحساسية، والمواقف، والطلبات الكبيرة)، وأوصاف الكتالوج وخياراته، ومواعيد عملك، والاستلام ومناطق التوصيل، وبيانات متجرك الإلكتروني، وقاعدة بطاقة الأختام. ولكل رسالة يختار المقاطع القليلة المناسبة ويجيب منها.

الأسعار لا تأتي من ملاحظاتك أبدًا. تأتي دائمًا من الكتالوج الحالي في تلك اللحظة، فلا يمكن لملاحظة قديمة أن تذكر سعرًا قديمًا.

الأسئلة التي لم يستطع الإجابة عنها

حين لا يجد مكتب الاستقبال جوابًا، يُضاف سؤال العميل إلى قائمة للمالك، الأكثر سؤالًا أولًا. أجب عنه مرة واحدة، فيُستخدم الجواب من الرسالة التالية. وتجاهل ما لا يحتاج إلى جواب. ويُظهر جرّب سؤالًا ما سيقرؤه قبل أن تعتمد عليه. وبعد أسبوع، تخبرك القائمة بالضبط بما يريد عملاؤك معرفته.

يتذكر زبائنك الدائمين

يحتفظ لكل عميل بملخص قصير يمتد عبر المحادثات: التفضيلات، والمشكلات السابقة، وأي أمر ما زال مفتوحًا. فالعميل الذي يأخذ دهن العود دائمًا في زجاجة 6 مل لا يحتاج إلى قول ذلك مرة أخرى. أرقام البطاقات وكلمات المرور والرموز لا تُحفظ أبدًا. وأنت تختار مدة حفظ الرسائل (من 30 إلى 365 يومًا)، ويمكنك «نسيان» عميل أو «حذفه» في أي وقت. والعميل الذي يطلب حذف بياناته تُفتح له حالة لفريقك.

المشكلات تصبح حالات

حين يحتاج أمر ما إلى شخص (توصيل متأخر، أو زجاجة خاطئة، أو «اتصلوا بي»)، يفتح مكتب الاستقبال حالة مع ملخص: ماذا حدث، والوقائع، وما جُرّب، والإجراءات التي يقترحها، ومدى الاستعجال، ولا تكون عاجلة إلا حين تدل على ذلك كلمات العميل نفسه. وتُسند الحالة، ويُذكَّر بها، وتُتابَع حتى يغلقها فريقك. ولا يُحفظ موعد الاستلام على أنه متفق عليه إلا حين يذكر العميل ذلك الموعد بعينه.

ولا يقترح أكثر من شيء واحد في كل رد (طلب، أو حجز، أو الانضمام إلى بطاقة الأختام، أو كتابة تقييم)، ويحترم «ليس الآن».

يُراجَع قبل إرساله

الردود قصيرة: الجواب أولًا، في جملة إلى ثلاث جمل، وسؤال واحد في كل مرة. ويقول إنه المساعد الذكي للمحل حين يُسأل، ولا يتظاهر أبدًا بأنه شخص. ولا يطلب أبدًا أرقام البطاقات أو كلمات المرور، ولا يرسل روابط غير روابط محلك. والرد الحساس، عن صورة أو رسالة صوتية، يخضع لمراجعة ثانية وإصلاح واحد؛ والرد الذي يظل مخالفًا للقواعد لا يُرسل أبدًا، ويتولى شخص المحادثة.

وحين تنفد ردود اليوم، تظل الرسائل تُستقبل لفريقك: لا يضيع شيء.

مكتب الاستقبال بالذكاء الاصطناعي إضافة لخطتي المطاعم والسلاسل أونلاين بسعر 99 درهمًا شهريًا قبل الضريبة (قريبًا). اقرأ صفحة مكتب الاستقبال بالذكاء الاصطناعي وفصل الدليل.