الحسابات الشهرية والزبائن الدائمون: البيع الآجل دون دفتر
الحساب الشهري في البقالة يحافظ على الزبائن الدائمين، لكن الدفتر يضيّع المال. كيف تضع قواعد الآجل وسقوفه، وتسجّل المبيعات والسداد، وتحصّل في نهاية الشهر.
مواعيد الصالونات ومحلات الحلاقة والعيادات: من صفحة الحجز إلى نقطة البيع
دفتر مواعيد على الكاونتر وهاتف ممتلئ برسائل واتساب يكفيان إلى أن يصل عميلان إلى الكرسي نفسه. تمنح الحجوزات محلك صفحة حجز خاصة وتقويمًا واحدًا، وتُنهي كل زيارة ببيع عادي على نقطة البيع.
في معظم الصالونات ومحلات الحلاقة والعيادات الصغيرة، تعيش المواعيد في ثلاثة أماكن: دفتر على الكاونتر، وواتساب صاحب المحل، وذاكرة من ردّ على الهاتف. وينجح ذلك إلى أن يصل عميلان إلى الكرسي نفسه في السابعة مساء الخميس، أو تتغيب عميلة دائمة لأن أحدًا لم يذكّرها. ثم تُدفع الزيارة على نقطة البيع، وهي لا تعرف شيئًا عن الحجز.
الحجوزات في CreekPOS أونلاين تضع المواعيد في التطبيق نفسه الذي فيه نقطة البيع. وهي تناسب الصالونات ومحلات الحلاقة، والعيادات، ومغاسل السيارات، والاستوديوهات والمدربين، والمطاعم التي تستقبل حجوزات الطاولات.
صفحة حجز خاصة بك
يحصل محلك على صفحة حجز باسمه. يفتحها العملاء من رابط أو رمز QR، ويختارون الخدمة وعضو الفريق والوقت، بلغتهم ومن هواتفهم، دون حساب ودون تطبيق. وريثما يكتبون بياناتهم يُحجز الموعد لهم عشر دقائق، فلا يأخذه أحد غيرهم.
- شارك الرابط على إنستغرام أو واتساب، أو اطبع رمز QR للكاونتر، أو أضف زر احجز الآن إلى موقعك.
- فعّل الصفحات التي تحتاجها فقط: المواعيد، أو حجز الطاولات، أو الحصص.
- يحصل العملاء على رابط لإضافة الموعد إلى التقويم، ورابط لتغييره أو إلغائه ضمن قواعدك.
- حدود لكل رقم هاتف ولكل عنوان تمنع الحجوزات الوهمية، ويمكن أن يبقى الحجز «بانتظار التأكيد» حتى يؤكده موظفوك.
تقويم واحد، دون حجز مزدوج أبدًا
يعرض التقويم اليوم أو الأسبوع أو الشهر أو قائمة، حسب عضو الفريق أو حسب الغرفة أو الكرسي أو موقف الخدمة. لكل خدمة مدتها والفاصل الزمني بعدها وإضافاتها؛ ولكل عضو في الفريق ساعات عمله واستراحاته وأيام إجازته. وعضو الفريق أو الغرفة أو الكرسي لا يحمل إلا حجزًا واحدًا في الوقت نفسه: لا يستطيع شخصان حجز الكرسي نفسه، ولو في الثانية نفسها.
ويمكن أن تضم الزيارة عدة خدمات، متتالية أو في الوقت نفسه. والعطل وساعات رمضان التي تحددها تنطبق على المواعيد المعروضة. والزيارات المتكررة، كجلسة علاج طبيعي أسبوعية، تُنشأ قبل ثمانية أسابيع. ولوحة اليوم تُري مكتب الاستقبال من هو متوقَّع، ومن وصل، ومن قيد الخدمة، ومن انتهى.
على نقطة البيع: وصل، ابدأ، أتمّ الحساب
في شاشة البيع، يعرض زر الحجوزات زيارات اليوم. والخطوات تتبع العميلة:
- وصل حين تدخل.
- ابدأ الخدمة حين تبدأ الخدمة.
- إتمام الحساب ينقل الزيارة إلى السلة.
والزيارة التي فيها عضوان من الفريق، قصّ شعر وتجميل أظافر مثلًا، تصبح سلتين، واحدة لكل عضو، لأن لكل إيصال بائعًا واحدًا. أضف شامبو من الرف، واستلم الدفع، فتُغلق الزيارة وحدها. والعربون المدفوع مسبقًا يُخصم من الفاتورة.
الزبائن دون حجز والدور
أقرب موعد دون حجز مسبق يجد أول عضو متاح في الفريق للخدمة ويحجزه بلمسة واحدة. وتذكرة دور مطبوعة تخبر العميل بدوره. والزبائن دون حجز يُسجَّلون حتى حين ينقطع الإنترنت: تحتفظ بهم نقطة البيع وترسلهم عند عودة الاتصال. وإن كان الموعد قد ذهب حينها، يُنبَّه مكتب الاستقبال بدل أن يتداخل مع حجز آخر.
وحين يتوفر موعد، يمكن لقائمة الانتظار أن تعرضه على العميل التالي لمدة محددة. ويمكن للاستوديوهات والمدربين تنظيم حصص بعدد مقاعد.
تغيّب أقل
إحدى عشرة صيغة رسالة تغطي التأكيد والتذكير وتغيير الموعد والإلغاء والشكر وعيد الميلاد وغيرها، مع ساعات هدوء وخيار لإلغاء الاشتراك. تُرسَل الرسائل بالبريد الإلكتروني. أما رسائل واتساب فتنتظر في قائمة «للإرسال» وتُرسَل بلمسة واحدة من هاتفك؛ ولا يُرسَل شيء عبر واتساب أو الرسائل النصية تلقائيًا.
ورسوم التغيّب أو الإلغاء المتأخر لا تنطبق إلا إذا فعّلتها، مع ذكر السبب. وتعرض التقارير حالات التغيّب وكم كلّفتك، إلى جانب نسبة الاستغلال، والإيراد، والعملاء الجدد والعائدين، وأكثر الساعات ازدحامًا.
العربون والباقات
الحجز الذي يتطلب عربونًا يعرض تعليمات الدفع الخاصة بك ويبقى «بانتظار التأكيد». يدفع العميل عند الكاونتر أو بالطريقة التي حددتها، وتسجّل أنت العربون على نقطة البيع؛ ويُخصم من الفاتورة عند إتمام الحساب. ولا يوجد دفع بالبطاقة عبر الإنترنت.
وتُباع الباقات والاشتراكات، مثل عشر جلسات أو خطة شهرية، على نقطة البيع. وكل حجز يصل إلى سجل العميل نفسه الذي تستخدمه نقطة البيع ودفتر الديون وبطاقة الأختام: الزيارات السابقة، وعضو الفريق المفضل، والملاحظات، وأسئلة الاستقبال. وفي العيادات، ملاحظات الاستقبال ملاحظات عامة، وليست سجلًا طبيًا.
المطاعم: حجز الطاولات
تسأل صفحة الحجز عن عدد الأشخاص أولًا، وتعرض أقرب الأوقات المتاحة، وتأخذ تفضيل الجلوس والمناسبة. وتختار قائمة الاستقبال أصغر طاولة مناسبة، ولا تضمّ الطاولات إلا حيث سمحت بضمّها. ولكل عدد من الأشخاص مدة جلوسه، وإجلاس المجموعة يفتح طلب طاولتها.
الإعداد
- فعّل الحجوزات من الإعدادات؛ وتتبعها خطوات الإعداد.
- أدخل ساعات العمل والعطل وأي ساعات خاصة برمضان.
- أضف خدماتك بمدتها وسعرها، ثم فريقك وساعات عمل كل عضو.
- اكتب قواعد الإلغاء، وراجعها مع ساعات العمل قبل أن تفعّل الصفحة العامة.
- شارك الرابط واطبع رمز QR للكاونتر.
من المفيد معرفته
- لا يوجد دفع بالبطاقة عبر الإنترنت: العربون يُسجَّل على نقطة البيع.
- لا تُرسَل رسائل واتساب والرسائل النصية تلقائيًا؛ ولا يوجد تحقق برمز يُرسَل إلى الهاتف عند الحجز.
- لا توجد قسائم هدايا ولا صور قبل وبعد.
- الحجوزات في خطتي المطاعم والسلاسل أونلاين، وليست في برنامج الحاسوب الذي يُشترى مرة واحدة.
اطّلع على ما تقدمه الحجوزات، وفصل الحجوزات في الدليل، والخطط.
هذا المقال معلومات عامة بتاريخ نشره، وليس استشارة قانونية أو ضريبية. القواعد تتغير؛ راجع المصدر الرسمي أو اسأل محاسبك قبل التصرف.
