اکاؤنٹنٹ کے ساتھ مہینے کا اختتام: کیا بھیجیں اور کب
یو اے ای کی چھوٹی دکان یا کیفے کا ماہانہ پیک: اکاؤنٹنٹ کو کون سی رپورٹس اور کاغذات چاہئیں، پہلے کیا ملائیں، اور ایسا ٹائم ٹیبل جس سے ویٹ ریٹرن آسان رہے۔
آپ کے POS کے اندر اکاؤنٹنگ: حسابات آپ کے کاؤنٹر سے کھاتے کیسے رکھتا ہے
زیادہ تر چھوٹی دکانیں فروخت کاؤنٹر میں اور حساب اسپریڈ شیٹ میں رکھتی ہیں، اور ہر مہینے کوئی ایک کو دوسرے میں دوبارہ ٹائپ کرتا ہے۔ حسابات اکاؤنٹنگ کو کاؤنٹر والی ایپ میں ہی لے آتا ہے، تاکہ فروخت خود پہنچے اور آپ کا اکاؤنٹنٹ انہی اعداد سے کام کرے۔
مہینے کے آخر میں عام دکان کا مالک اکاؤنٹنٹ کو ایک ڈھیر تھماتا ہے: Z رپورٹس، سپلائر کے بلوں کی فائل، PDF میں بینک اسٹیٹمنٹ، اور ورڈ ٹیمپلیٹ میں ٹائپ کی ہوئی انوائسیں۔ اکاؤنٹنٹ سب کچھ دوبارہ ٹائپ کرتا ہے، ایسی سطروں کے بارے میں پوچھتا ہے جو کسی کو یاد نہیں، اور ویٹ کے اعداد آخری تاریخ سے ذرا پہلے آتے ہیں۔
فروخت تو پہلے ہی کاؤنٹر میں تھی۔ حسابات، یعنی CreekPOS آن لائن کا اکاؤنٹنگ حصہ، مہینے سے یہ دوبارہ ٹائپ کرنا نکال دیتا ہے۔
حسابات کیا ہے
ڈبل انٹری اکاؤنٹنگ، یو اے ای کے مطابق کھاتوں کی فہرست کے ساتھ، اسی ایپ میں جس سے آپ بیچتے ہیں: قیمت کی پیشکش اور انوائسیں، سپلائر کے بل اور خرچے، بینک اسٹیٹمنٹ، ویٹ ریٹرن کے اعداد اور آپ کا منافع۔ یہ آن لائن ریستوران اور چین پلان میں ہے۔ اسے سیٹنگز → فیچرز میں چالو کریں؛ بند کریں تو کاؤنٹر پہلے کی طرح چلتا رہتا ہے۔
اسے استعمال کرنے کے لیے کاؤنٹر پر بیچنا ضروری نہیں: انوائسیں، بل، بینکنگ اور رپورٹس اکیلے بھی کام کرتے ہیں۔
کاؤنٹر کی فروخت، آپ کے لیے درج
ہر دن کی فروخت، واپسیاں، ویٹ اور ادائیگی کے طریقے پس منظر میں، ہر چند منٹ بعد، خود لیجر میں پہنچتے ہیں: دن کی ایک انٹری یا ہر رسید کی ایک، جیسا آپ چنیں۔ دو اصول اعداد کو سچا رکھتے ہیں:
- بند دن کبھی دوبارہ نہیں لکھا جاتا۔ آف لائن ہونے والی اور بعد میں سنک ہونے والی فروخت درستی کے طور پر جوڑی جاتی ہے۔
- لاک مہینہ لاک ہی رہتا ہے۔ اس کے بعد کی تبدیلی ایک نئی انٹری ہوتی ہے، اس لیے پچھلے مہینے کی رپورٹ وہی کہتی ہے جو پہلے کہتی تھی۔
کاؤنٹر، ادھار کھاتا اور حسابات کی انوائسیں ہر گاہک کا ایک ہی بیلنس رکھتے ہیں۔
قیمت کی پیشکش، انوائسیں اور بل
قیمت کی پیشکش کو آرڈر، ڈلیوری نوٹ اور انوائس میں بدلیں، پوری یا حصوں میں؛ گاہک اپنا نام لکھ کر آن لائن پیشکش قبول کر سکتا ہے۔ ایک ادائیگی بارہ انوائسوں تک پر درج کریں، اصل انوائس کے مقابل کریڈٹ نوٹ جاری کریں اور اسٹیٹمنٹ بھیجیں۔ دستاویزات آپ کے لوگو اور آپ کے رنگ کے ساتھ تین ڈیزائنوں میں آتی ہیں، ای میل سے یا WhatsApp لنک کے طور پر جو آپ خود بھیجتے ہیں۔ بار بار کی انوائسیں شیڈول پر خود جاتی ہیں۔
سپلائر کے بل درج کریں، یا وصول شدہ مال سے بنائیں، اور دیکھیں اس ہفتے کیا واجب ہے۔ اگر ایک ہی سپلائر انوائس دو بار درج ہو تو حسابات خبردار کرتا ہے، اور کاغذ کو نجی، انکرپٹڈ PDF یا تصویر کی شکل میں رکھتا ہے۔ AI سے انوائس پڑھنے (پائلٹ میں) کے ساتھ بل ایک تصویر سے بھی شروع ہو سکتا ہے۔
انوائسیں اور بل 13 کرنسیوں میں، آپ کے درج کیے ریٹ پر بن سکتے ہیں؛ بینک اکاؤنٹس درہم میں رہتے ہیں۔
بینک اسٹیٹمنٹ، ملائی ہوئی
حسابات آپ کے بینک میں لاگ اِن نہیں کرتا، اس لیے کوئی بینک پاس ورڈ محفوظ نہیں ہوتا۔ اس کے بجائے:
- اپنے بینک سے اسٹیٹمنٹ CSV، Excel، OFX یا MT940 میں ڈاؤن لوڈ کریں۔
- اسے امپورٹ کریں۔ دو بار امپورٹ ہوئی سطریں پہچانی جاتی ہیں، اور امپورٹ واپس لیا جا سکتا ہے۔
- حسابات ہر سطر کے لیے وہ انوائس، بل یا ٹرانسفر تجویز کرتا ہے جس کی وہ سطر ہے۔ ہر ملان کی تصدیق آپ کرتے ہیں۔
- جو سطریں ہر مہینے آتی ہیں، جیسے کارڈ مشین کی فیس، ان کے لیے ایک بار بینک اصول بنا دیں۔
- اسٹیٹمنٹ کے آخری بیلنس سے مفاہمت کریں۔
13 ہفتوں کا کیش کا اندازہ دکھاتا ہے کہ کیا آنے والا ہے اور کیا جانے والا ہے۔
VAT 201 کے اعداد، خانہ بہ خانہ
اپنی ویٹ مدت، ماہانہ یا سہ ماہی جیسی FTA نے دی ہو، اور ہر برانچ کی امارت سیٹ کریں۔ حسابات VAT 201 ریٹرن کے اعداد تیار کرتا ہے: ہر امارت کے حساب سے اسٹینڈرڈ ریٹڈ سپلائیز، زیرو ریٹڈ، مستثنیٰ، ریورس چارج اور قابلِ وصولی ان پٹ ٹیکس، ہر خانے کے پیچھے کی ٹرانزیکشنز کے ساتھ۔ کوئی خانہ غلط لگے تو اسے کھولیں اور وہ فروخت یا بل دیکھیں جن سے وہ بنا۔
جن سطروں کو حسابات خود درجہ بند نہیں کر سکتا وہ جائزے کے لیے نشان زد ہوتی ہیں: مثلاً بغیر ویٹ کی کاؤنٹر فروخت زیرو ریٹڈ بھی ہو سکتی ہے اور مستثنیٰ بھی، اور یہ صرف آپ یا آپ کا اکاؤنٹنٹ بتا سکتا ہے۔
حسابات کچھ فائل نہیں کرتا۔ آپ یا آپ کا اکاؤنٹنٹ FTA کے پورٹل پر فائل کرتے ہیں، پھر حسابات میں حوالہ نمبر درج کرتے ہیں، جو ویٹ سیٹل کر کے مہینے لاک کر دیتا ہے۔ حسابات فائل شدہ ریٹرن میں ترمیم نہیں کرتا، اس لیے بعد کی کسی درستی کا منصوبہ اپنے اکاؤنٹنٹ کے ساتھ بنائیں۔
آپ کا اکاؤنٹنٹ اور مہینے کی بندش
اپنے اکاؤنٹنٹ کو صرف حسابات کے وہ اختیارات دے کر بلائیں جو اسے چاہییں: دیکھنا، فروخت، خریداری، بینک، جرنل اور بندش۔ منیجرز کو حسابات تک رسائی تب تک نہیں ملتی جب تک آپ نہ دیں۔ مہینے کے آخر کی چیک لسٹ (بینک کی مفاہمت، سسپنس صاف، ویٹ کا جائزہ، فرسودگی درج) اور سال کے آخر کی بندش حساب صاف رکھتی ہیں؛ آپ کی مقرر کی ہوئی رقم سے اوپر اختیاری دوسری منظوری لازمی کی جا سکتی ہے۔
منافع اور نقصان، بیلنس شیٹ، ٹرائل بیلنس اور جنرل لیجر 1 سے 36 مہینوں کے لیے، پچھلے مہینے اور پچھلے سال سے موازنے کے ساتھ، برانچ اور لاگت کے مرکز کے حساب سے، اور Excel اور CSV میں ایکسپورٹ۔
شروع کیسے کریں
- سیٹنگز → فیچرز: حسابات چالو کریں۔
- سیٹ اپ کے مراحل پر چلیں: کاروبار کی سیٹنگز، آپ کی ٹیکس تفصیلات، کیش اور بینک اکاؤنٹس، شروعاتی بیلنس اور اکاؤنٹنٹ کی رسائی۔ ہر مرحلہ الگ سے محفوظ ہوتا ہے۔
- اپنے اکاؤنٹنٹ سے شروعاتی بیلنس جانچنے کو کہیں: حسابات انہیں تجویز کرتا ہے، مگر یہ صرف تجاویز ہیں۔
- پچھلے مہینے کی بینک اسٹیٹمنٹ امپورٹ کر کے ملائیں۔
- حسابات کا ڈیش بورڈ کھولیں: کیش اور بینک، منافع، گاہکوں پر آپ کا کتنا باقی ہے، آپ پر کتنا باقی ہے، ویٹ کا اندازہ، اور کاموں کی فہرست: بھیجنے والی انوائسیں، واجب الادا بل اور ملانے والی بینک سطریں۔
حسابات کیا نہیں کرتا
- یہ آپ کا ویٹ ریٹرن فائل نہیں کرتا اور کارپوریٹ ٹیکس کا حساب نہیں لگاتا، اور یہ ٹیکس مشورہ نہیں ہے۔
- یہ آپ کے بینک سے نہیں جڑتا: آپ اسٹیٹمنٹ فائل امپورٹ کرتے ہیں۔
- گاہک انوائس کی ادائیگی آن لائن کارڈ سے نہیں کر سکتے؛ گاہک کے پیج پر آپ کی بینک تفصیلات دکھتی ہیں۔
- اپنے اکاؤنٹنٹ سے تصدیق کروائیں کہ آپ کی انوائس کا لے آؤٹ آپ کے کاروبار کے لیے ٹیکس انوائس کے اصولوں پر پورا اترتا ہے۔
- یہ ایک بار خریدے جانے والے ڈیسک ٹاپ پروگرام میں نہیں ہے۔
دیکھیں حسابات کیا کرتا ہے، مینوئل میں حسابات کا باب اور پلانز۔
یہ مضمون اپنی تاریخ کے مطابق عام معلومات ہے، قانونی یا ٹیکس مشورہ نہیں۔ قواعد بدلتے رہتے ہیں؛ کوئی قدم اٹھانے سے پہلے سرکاری ذریعہ دیکھیں یا اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں۔
