المحاسبة داخل نقطة البيع: كيف تمسك «الحسابات» دفاترك من مبيعاتك

في آخر الشهر، يسلّم صاحب المحل محاسبَه في العادة كومة أوراق: تقارير Z، وملفًا لفواتير الموردين، وكشف البنك بصيغة PDF، وفواتير مكتوبة في قالب وورد. فيعيد المحاسب كتابة ذلك كله، ويسأل عن سطور لا يتذكرها أحد، ولا تصل أرقام ضريبة القيمة المضافة إلا قبيل الموعد النهائي.

مع أن المبيعات كانت في نقطة البيع أصلًا. و«الحسابات»، وهي الجزء المحاسبي في CreekPOS أونلاين، تُخرج إعادة الكتابة من شهرك.

ما هي الحسابات

محاسبة بالقيد المزدوج مع دليل حسابات إماراتي، في التطبيق الذي تبيع به: عروض الأسعار والفواتير، وفواتير الموردين والمصاريف، وكشوف البنك، وأرقام إقرار ضريبة القيمة المضافة، وأرباحك. وهي في خطتي المطاعم والسلاسل أونلاين. فعّلها من الإعدادات ← الميزات؛ وإن أوقفتها تواصل نقطة البيع عملها كما كانت.

ولا يلزمك البيع على نقطة البيع لتستخدمها: الفواتير وفواتير الموردين والبنك والتقارير تعمل وحدها.

مبيعات نقطة البيع، مرحَّلة لك

مبيعات كل يوم ومرتجعاته وضريبته وطرق الدفع تصل إلى دفتر الأستاذ وحدها، في الخلفية، كل بضع دقائق: قيد واحد لكل يوم أو قيد لكل إيصال، كما تختار. وقاعدتان تحفظان صدق الأرقام:

• اليوم المقفل لا يُعاد تحريره أبدًا. البيع الذي تمّ دون اتصال ثم تزامن لاحقًا يُضاف كقيد تصحيح.
• الشهر المقفل يبقى مقفلًا. أي تغيير بعده يكون قيدًا جديدًا، فيبقى تقرير الشهر الماضي كما كان.

ونقطة البيع ودفتر الديون وفواتير الحسابات تتشارك رصيدًا واحدًا لكل عميل.

عروض الأسعار والفواتير وفواتير الموردين

حوّل عرض السعر إلى أمر بيع وإذن تسليم وفاتورة، كاملًا أو على أجزاء؛ ويستطيع العميل قبول عرض السعر عبر الإنترنت بكتابة اسمه. سجّل دفعة واحدة على ما يصل إلى اثنتي عشرة فاتورة، وأصدر إشعارًا دائنًا مقابل الفاتورة الأصلية، وأرسل كشوف الحساب. وتأتي المستندات بثلاثة تصاميم بشعارك ولونك، بالبريد الإلكتروني أو كرابط واتساب ترسله بنفسك. والفواتير المتكررة تصدر حسب جدول.

أدخل فواتير الموردين، أو أنشئها من البضاعة التي استلمتها، واعرف ما يستحق هذا الأسبوع. وتنبّهك الحسابات إذا أُدخلت فاتورة المورد نفسها مرتين، وتحفظ الورقة ملف PDF أو صورة، بخصوصية ومشفّرة. ومع قراءة الفواتير بالذكاء الاصطناعي (قيد التجربة)، يمكن أن تبدأ فاتورة المورد من صورة.

ويمكن إصدار الفواتير وفواتير الموردين بـ 13 عملة، بأسعار الصرف التي تُدخلها؛ أما الحسابات البنكية فتبقى بالدرهم الإماراتي.

كشوف البنك، مطابَقة

لا تسجّل الحسابات الدخول إلى بنكك، فلا تُحفظ أي كلمة مرور بنكية. بدلًا من ذلك:

1. نزّل كشف الحساب من بنكك بصيغة CSV أو Excel أو OFX أو MT940.
2. استورده. السطور المستوردة مرتين يُتعرَّف عليها، ويمكن التراجع عن الاستيراد.
3. تقترح الحسابات الفاتورة أو فاتورة المورد أو التحويل الذي يخص كل سطر، وأنت تؤكد كل مطابقة.
4. للسطور التي تتكرر كل شهر، مثل رسوم جهاز البطاقات، ضع قاعدة بنكية مرة واحدة.
5. سوِّ الحساب على الرصيد الختامي في الكشف.

ويعرض توقّع للنقد لمدة 13 أسبوعًا ما سيدخل وما سيخرج.

أرقام VAT 201، خانة خانة

حدّد فترتك الضريبية، شهرية أو ربع سنوية كما حددتها لك الهيئة الاتحادية للضرائب (FTA)، والإمارة لكل فرع. تُعدّ الحسابات أرقام إقرار VAT 201: التوريدات الخاضعة للنسبة الأساسية حسب الإمارة، والخاضعة للنسبة الصفرية، والمعفاة، والاحتساب العكسي، وضريبة المدخلات القابلة للاسترداد، مع المعاملات التي وراء كل خانة. وإن بدت لك خانة غير صحيحة، فافتحها وشاهد المبيعات أو فواتير الموردين التي كوّنتها.

والسطور التي لا تستطيع الحسابات تصنيفها وحدها تُعلَّم للمراجعة: فالبيع على نقطة البيع دون ضريبة، مثلًا، قد يكون خاضعًا للنسبة الصفرية أو معفى، ولا يحسم ذلك إلا أنت أو محاسبك.

ولا تقدّم الحسابات أي إقرار. أنت أو محاسبك تقدّمان الإقرار على بوابة الهيئة، ثم تسجّلان رقمه المرجعي في الحسابات، فتسوّي الضريبة وتقفل الأشهر. ولا تعدّل الحسابات إقرارًا سبق تقديمه، فخطّط لأي تصحيح لاحق مع محاسبك.

محاسبك وإقفال الشهر

ادعُ محاسبك بصلاحيات الحسابات التي يحتاجها فقط: العرض، والمبيعات، والمشتريات، والبنك، والقيود اليومية، والإقفال. ولا يصل المديرون إلى الحسابات حتى تمنحهم ذلك. وقائمة تحقق لنهاية الشهر (تسوية البنك، وتصفية الحساب المعلّق، ومراجعة الضريبة، وترحيل الإهلاك) وإقفال لنهاية السنة يُبقيان الدفاتر مرتبة؛ ويمكنك اشتراط موافقة ثانية فوق مبلغ تحدده.

وتغطي قائمة الأرباح والخسائر والميزانية العمومية وميزان المراجعة ودفتر الأستاذ العام فترة من 1 إلى 36 شهرًا، مقارنةً بالشهر السابق وبالعام الماضي، حسب الفرع وحسب مركز التكلفة، وتُصدَّر إلى Excel وCSV.

البداية

1. الإعدادات ← الميزات: فعّل الحسابات.
2. اتبع خطوات الإعداد: بيانات النشاط، وبياناتك الضريبية، والحسابات النقدية والبنكية، والأرصدة الافتتاحية، وصلاحيات المحاسب. كل خطوة تُحفظ وحدها.
3. اطلب من محاسبك مراجعة الأرصدة الافتتاحية: الحسابات تقترحها، لكنها تبقى اقتراحات.
4. استورد كشف البنك للشهر الماضي وطابِقه.
5. افتح لوحة متابعة الحسابات: النقد والبنك، والربح، وما لك عند العملاء، وما عليك، وتقدير الضريبة، وقائمة مهام بالفواتير المطلوب إرسالها، وفواتير الموردين المستحقة، وسطور البنك المطلوب مطابقتها.

ما لا تفعله الحسابات

• لا تقدّم إقرار ضريبة القيمة المضافة ولا تحسب ضريبة الشركات، وليست استشارة ضريبية.
• لا ترتبط ببنكك: أنت تستورد ملف الكشف.
• لا يستطيع العملاء دفع الفاتورة بالبطاقة عبر الإنترنت؛ وتعرض صفحة العميل بياناتك البنكية.
• اطلب من محاسبك التأكد من أن تصميم فاتورتك يستوفي قواعد الفاتورة الضريبية لنشاطك.
• غير متاحة في برنامج الحاسوب الذي يُشترى مرة واحدة.

اطّلع على ما تقدمه الحسابات، وفصل الحسابات في الدليل، والخطط.