WhatsApp پر آرڈر اور سوال، کسی کو فون سے چپکائے بغیر

کرامہ میں ایک چھوٹے کیفے اور گرل کا تصور کریں، دوپہر کا ایک بجا ہے۔ کاؤنٹر پر قطار ہے، کچن میں چھ ٹکٹ ہیں، اور کاؤنٹر کے پیچھے شیلف پر دکان کا WhatsApp مسلسل بج رہا ہے۔ “آج چکن بریانی ہے؟” “منخول میں ڈلیوری کرتے ہیں؟” “2 کڑک، 1 زعتر مناقیش، 15 منٹ میں پک اپ۔” جو فارغ ہو وہ جواب دیتا ہے، چند منٹ دیر سے، دو گاہکوں کے بیچ۔ کچھ پیغامات کو کبھی جواب نہیں ملتا، اور وہ گاہک کہیں اور سے آرڈر کر لیتا ہے۔

جواب مشکل نہیں۔ وہ آپ کے مینو، آپ کی قیمتوں، آپ کے اسٹاک اور آپ کے اوقات میں ہیں۔ کمی بس کسی ایسے شخص کی ہے جو ہر چند منٹ میں انہیں دیکھے۔

فرنٹ ڈیسک کیا کرتا ہے

AI فرنٹ ڈیسک آپ کی دکان کے اپنے WhatsApp بزنس نمبر پر جواب دیتا ہے۔ کچھ بھی کہنے سے پہلے وہ دکان کے اپنے ٹولز سے آپ کی CreekPOS دکان دیکھتا ہے: پروڈکٹس اور آج کی قیمتیں، کیا ختم ہے، کھلنے کے اوقات، ڈلیوری ایریاز ان کی فیس اور کم سے کم آرڈر کے ساتھ، اور عام سوالوں کے وہ جوابات جو آپ نے لکھے ہیں۔ وہ کبھی کوئی قیمت، ڈش یا وقت خود سے نہیں گھڑتا۔ جب اسے معلوم نہ ہو تو وہ گاہک سے پوچھتا ہے یا بات چیت آپ کی ٹیم کو سونپ دیتا ہے۔

وہ گاہک کی زبان میں جواب دیتا ہے: خلیجی عربی، انگریزی، ہندی، اردو، ملیالم، بنگالی، لاطینی حروف میں لکھی عربی یا ہندی انگریزی کا ملاپ، اکثر سب ایک ہی دوپہر میں۔ “کھلے ہیں؟” یا “آپ کہاں ہیں؟” کا جواب فوراً آپ کے اوقات یا پتے اور نقشے کے لنک کے ساتھ ملتا ہے۔ جو گاہک تین تیز پیغامات میں “سلام”، پھر “مجھے چاہیے”، پھر “2 برگر” بھیجے، اسے تین نہیں، ایک جواب ملتا ہے۔

سیٹنگز → فرنٹ ڈیسک میں آپ اسسٹنٹ کو ایک نام، ایک لہجہ (دوستانہ، رسمی یا مختصر) اور خوش آمدید کی ایک سطر دیتے ہیں، اور اپنے سوال جواب شامل کرتے ہیں: “پارکنگ ہے؟”، “بریانی تیز ہے؟”

چیٹ سے کاؤنٹر پر آرڈر تک

جب گاہک آرڈر کرنا چاہے، فرنٹ ڈیسک آپ کی پروڈکٹس سے آرڈر بناتا ہے، گاہک کے مانگے ہوئے سائز اور ایڈ آن کے ساتھ، اور اس کی قیمت بالکل ویسے لگاتا ہے جیسے آپ کی آن لائن شاپ لگاتی ہے، ویٹ اور اس کے ایریا کی ڈلیوری فیس کے ساتھ۔ پھر وہ کوٹیشن پڑھ کر سناتا ہے، آئٹم، کل رقم، پک اپ یا ڈلیوری، اور پوچھتا ہے کہ آرڈر لگا دے یا نہیں۔

آرڈر صرف گاہک کی “ہاں” سے، یا تصدیق کا بٹن دبانے سے لگتا ہے۔ AI کبھی خود کسی چیز کی تصدیق نہیں کر سکتا۔ اسی لمحے آرڈر کی قیمت دوبارہ لگائی جاتی ہے: اگر بیچ میں کوئی قیمت بدلی یا کوئی چیز ختم ہو گئی، تو گاہک کو نئی کوٹیشن ملتی ہے اور سوال دوبارہ پوچھا جاتا ہے۔

پھر آرڈر آپ کی آن لائن شاپ کے اپنے چیک آؤٹ سے جاتا ہے، پک اپ یا ڈلیوری، کیش آن ڈلیوری کے ساتھ، اور کسی بھی دوسرے آن لائن آرڈر کی طرح کاؤنٹر اور کچن تک پہنچتا ہے۔ بند ہونے کے بعد بھیجا گیا آرڈر کھلنے کے وقت کے لیے طے ہو جاتا ہے۔ گاہک کو WhatsApp پر آرڈر نمبر اور کل رقم ملتی ہے، اور بعد میں اس کی صورتحال: قبول ہوا، ڈلیوری کے لیے نکلا، پہنچ گیا۔

جب کسی انسان کو جواب دینا چاہیے

فرنٹ ڈیسک بات چیت آپ کی ٹیم کو تب سونپتا ہے جب گاہک کسی انسان سے بات کرنا چاہے، جب کوئی شکایت ہو، جب جواب دینے کی معلومات نہ ہوں، یا جب دن کے AI جوابات ختم ہو جائیں۔ گاہک کو ایک شائستہ سطر ملتی ہے کہ ٹیم کا کوئی رکن یہیں جواب دے گا، اور اسسٹنٹ خاموش ہو جاتا ہے۔

آپ کی ٹیم یہ بات چیت فرنٹ ڈیسک ان باکس میں سب سے اوپر دیکھتی ہے، تصویروں اور وائس نوٹس کے لکھے ہوئے الفاظ کے ساتھ۔ وہ بات چیت سنبھالیں دبا سکتے ہیں، جواب دے سکتے ہیں، بات چیت کسی ساتھی کو سونپ سکتے ہیں، یا کام پورا ہونے پر اسسٹنٹ کو واپس دیں دبا سکتے ہیں۔ اگر سونپا گیا گاہک 15 منٹ سے زیادہ انتظار کرے (منٹ آپ چنتے ہیں)، تو آپ کو مالک کا الرٹ ملتا ہے۔

ڈرافٹ یا پائلٹ سے شروع کریں

کون جواب دے، یہ آپ ہر چینل کے لیے طے کرتے ہیں:

• بند: کوئی جواب نہیں دیتا، مگر پیغامات پھر بھی ان باکس میں آتے ہیں۔
• ڈرافٹ: اسسٹنٹ ہر جواب لکھتا ہے؛ آپ کی ٹیم اسے پڑھ کر بھیجتی ہے۔
• پائلٹ: صرف آپ کی فہرست کے نمبروں کے لیے خودکار، باقی سب کے لیے ڈرافٹ۔
• خودکار: اسسٹنٹ ہر گاہک کو جواب دیتا ہے۔

سمجھداری کی شروعات: ایک ہفتہ ڈرافٹ، پھر اپنے اور عملے کے فونز کے ساتھ پائلٹ، پھر خودکار۔

یہ جان لیں

• آپ کو Meta کے WhatsApp کلاؤڈ انٹرفیس پر اپنا WhatsApp بزنس اکاؤنٹ چاہیے، جو سیٹنگز → فرنٹ ڈیسک میں جوڑا جاتا ہے۔ آرڈرز کے لیے آپ کی آن لائن شاپ چالو ہونی چاہیے۔
• WhatsApp کا اصول: کھلے جوابات صرف گاہک کے آخری پیغام کے 24 گھنٹوں کے اندر۔ اس کے باہر صرف آرڈر کی صورتحال کا منظور شدہ پیغام جا سکتا ہے۔
• AI جوابات کی روزانہ حد ہے: ریستوران پر 200، چین پر 600، ٹرائل میں 30۔ اس کے بعد بات چیت آپ کی ٹیم کے پاس جاتی ہے۔
• کچھ بھی محفوظ کرنے یا بھیجنے سے پہلے کارڈ نمبر اور پاس ورڈ چھپا دیے جاتے ہیں۔ پیغامات اور تصویریں 90 دن رکھی جاتی ہیں۔ جو گاہک stop لکھے، اسے تب تک کچھ نہیں بھیجا جاتا جب تک وہ خود دوبارہ شروع کرنے کو نہ کہے۔
• پیغامات Meta (WhatsApp) سے ہو کر اور پرائیویسی پالیسی میں بتائے گئے AI فراہم کنندہ تک جاتے ہیں؛ انٹرفیس کی شرائط کے تحت ان سے تربیت نہیں ہوتی۔

یہ کیا نہیں کرتا

یہ ادائیگی نہیں لیتا: آرڈر کیش آن ڈلیوری ہوتے ہیں۔ یہ پروموشن یا ایک ساتھ بہت سے لوگوں کو پیغامات نہیں بھیجتا۔ یہ آپ کی دکان کے کام سے باہر کسی بات کا جواب نہیں دیتا، اور کبھی وہ وعدہ نہیں کرتا جس کی آپ کے اصول اجازت نہ دیں۔

AI فرنٹ ڈیسک آن لائن ریستوران اور چین پلان کا ایڈ آن ہے (جلد آ رہا ہے)؛ اس کی قیمت ماہانہ AED 99 ہے، ویٹ سے پہلے۔ پڑھیں AI فرنٹ ڈیسک کا پیج اور مینوئل کا باب۔