यूएई में किराना या मिनी मार्केट के लिए POS चुनना
बक़ाला या मिनी मार्केट को POS से क्या चाहिए: तेज़ स्कैनिंग, तराज़ू के लेबल, महीने का उधार, एक्सपायरी डेट और VAT, साथ में ख़रीदने से पहले पूछने वाले सवाल।
बिलिंग मशीन या Excel से POS पर, एक वीकेंड में
पुरानी बिलिंग मशीन, कॉपी या Excel शीट से POS पर आना एक वीकेंड का काम है, अगर प्रोडक्ट लिस्ट पहले से तैयार हो। यूएई की दुकानों के लिए दो दिन का प्लान।
यूएई में बहुत-सी दुकानें आज भी इलेक्ट्रॉनिक बिलिंग मशीन (कैश रजिस्टर), कीमतों की एक Excel शीट और उधार की एक कॉपी के सहारे चलती हैं। POS पर जाना एक बड़ा प्रोजेक्ट लगता है, इसलिए बात टलती रहती है। ऐसा होना ज़रूरी नहीं: प्रोडक्ट लिस्ट पहले से तैयार हो, तो असली बदलाव दो शांत दिनों में हो जाता है।
वीकेंड से पहले: जो कुछ है, इकट्ठा करें
काम बदलाव से पहले होता है, उसके दौरान नहीं। चार चीज़ें जुटा लें:
- प्रोडक्ट लिस्ट। मशीन की आइटम (PLU) लिस्ट प्रिंट करें, Excel शीट एक्सपोर्ट करें, और जो छूट जाए उसके लिए सप्लायरों के हाल के इनवॉइस निकाल लें।
- ग्राहकों का उधार। महीने के खातों वाली कॉपी: नाम, फ़ोन, और आज हर ग्राहक पर कितना बकाया है।
- सप्लायरों का बकाया। आपको हर सप्लायर को कितना देना है, ताकि नया सिस्टम सही रकम से शुरू हो।
- हार्डवेयर, कम से कम कुछ दिन पहले पहुँचा हुआ और लगा हुआ: रसीद प्रिंटर, कैश ड्रॉअर, स्कैनर। वीकेंड से पहले एक टेस्ट प्रिंट निकाल लें।
अपने दो सबसे शांत दिन चुनें। बहुत-सी दुकानों के लिए ये शुक्रवार या शनिवार नहीं होते; अपनी बिक्री देखें और ख़ुद तय करें।
प्रोडक्ट शीट
सब कुछ एक ही स्प्रेडशीट में डालें, हर प्रोडक्ट के लिए एक रो। ये कॉलम लगभग हर दुकान का काम चला देते हैं:
| कॉलम | उदाहरण | ध्यान दें |
|---|---|---|
| नाम | बासमती चावल 5 kg | नाम में साइज़ हो तो गड़बड़ नहीं होती |
| बारकोड | पैक पर छपे 13 अंक | न हो तो ख़ाली छोड़ दें |
| कैटेगरी | चावल और अनाज | 15-30 कैटेगरी काफ़ी हैं |
| बिक्री की कीमत | 32.50 | VAT समेत, जितना ग्राहक देता है |
| लागत | 27.00 | सप्लायर के सबसे नए इनवॉइस से |
| स्टॉक | 14 | गिनती के लिए छोड़ दें, नीचे देखें |
| यूनिट | नग / kg | खुले सामान के लिए kg |
इंपोर्ट से पहले लिस्ट साफ़ करें
पहले दिन की ज़्यादातर परेशानी सॉफ़्टवेयर से नहीं, बिखरी हुई लिस्ट से आती है।
- डुप्लिकेट। "Cola 330", "COLA CAN 330ml" और "cola can" एक ही प्रोडक्ट हैं। इन्हें मिलाकर एक कर दें।
- एक बारकोड, दो रो। अक्सर यह कॉपी-पेस्ट की ग़लती होती है। तय करें कि कौन-सी रो सही है।
- VAT समेत और VAT के बिना कीमतें एक साथ। एक नियम चुनें (आम तौर पर VAT समेत कीमतें) और जाँचें कि हर रो उसी नियम पर है।
- लागत ग़ायब। लागत के बिना मुनाफ़े की रिपोर्ट सिर्फ़ अंदाज़ा है। कम से कम सबसे ज़्यादा बिकने वाले 200 प्रोडक्ट की लागत भर दें।
- जो आइटम अब नहीं बेचते। उन्हें छोड़ दें; छोटी लिस्ट में खोजना तेज़ होता है।
यह एक उदाहरण है, कोई आँकड़ा नहीं: Excel में 3,000 रो वाला मिनीमार्केट डुप्लिकेट मिलाने और बंद हो चुके आइटम हटाने के बाद अक्सर लगभग 2,400 असली प्रोडक्ट पर आ जाता है। यह अच्छा संकेत है, नुकसान नहीं।
वीकेंड का प्लान
पहला दिन, सुबह
- प्रोग्राम इंस्टॉल करें और दुकान की जानकारी भरें: नाम, पता, TRN, लोगो, रसीद का फ़ुटर।
- एक टेस्ट रसीद प्रिंट करें और हर लाइन जाँचें।
- प्रोडक्ट शीट इंपोर्ट करें। कोई भी बीस प्रोडक्ट खोलें और नाम, बारकोड और कीमत शेल्फ़ से मिलाएँ।
- कैटेगरी उसी क्रम में लगाएँ जिसमें आपके कैशियर सोचते हैं: ड्रिंक्स, डेयरी, ब्रेड, फिर बाकी सब।
पहला दिन, शाम
- स्टॉक गिनें। हर आइटम स्कैन करें और मात्रा लिखें; फ़ोन लिए दो-तीन लोग क्लिपबोर्ड वाले अकेले आदमी से कहीं तेज़ चलते हैं। यही गिनती आपका ओपनिंग स्टॉक बनती है।
दूसरा दिन
- कॉपियों से ग्राहकों का उधार और सप्लायरों का बकाया दर्ज करें।
- स्टाफ़ के अकाउंट बनाएँ। हर कैशियर को सिर्फ़ उतने अधिकार दें जितने ज़रूरी हैं: बिक्री, शायद रिटर्न, पर कीमत बदलना नहीं।
- प्रैक्टिस: हर कैशियर दस बिक्री, एक रिटर्न और एक कार्ड पेमेंट करे, फिर आप एक शिफ्ट बंद करें और साथ बैठकर Z रिपोर्ट पढ़ें।
- बदलाव के बाद की पहली शिफ्ट के लिए ड्रॉअर में ओपनिंग कैश रखें।
पुरानी बिलिंग मशीन साथ-साथ न चलाएँ। दो सिस्टम काम दोगुना कर देते हैं और दोनों में से कोई मेल नहीं खाएगा। पुराने रिकॉर्ड देखने के लिए रखें, बेचने के लिए नहीं।
पहला हफ़्ता
- अनजान बारकोड आएँगे। स्कैन होते ही उन्हें काउंटर पर जोड़ दें, बाद के लिए किसी लिस्ट में न डालें।
- कीमत की ग़लतियाँ तब सामने आएँगी जब ग्राहक टोटल पर सवाल करेंगे। उन्हें उसी घंटे ठीक करें।
- ड्रॉअर का फ़र्क़ पहले दिन आम बात है और पाँचवें दिन तक घट जाना चाहिए। अगर न घटे, तो कैशियर के पास बैठें और कुछ बिक्री होते हुए देखें।
- एक हफ़्ते बाद, जल्दी बिकने वाले 30 आइटम की छोटी जाँच-गिनती करें और उसे सिस्टम में दिख रहे स्टॉक से मिलाएँ।
CreekPOS में
CreekPOS में एक इंपोर्ट विज़ार्ड है जो टेक्स्ट फ़ाइल, Excel, ODBC सोर्स या प्रोग्राम की पुरानी कॉपी से डेटा पढ़ता है, कुछ भी सेव करने से पहले प्रीव्यू दिखाता है और सबसे पहले अपने आप बैकअप ले लेता है। इंपोर्ट और एक्सपोर्ट के लिए एक CSV टेम्पलेट भी है, शुरुआत के लिए तैयार दुकान-टाइप हैं, और ऐसे फ़िल्टर हैं जो बिना बारकोड, बिना कीमत, बिना लागत वाले या डुप्लिकेट प्रोडक्ट दिखाते हैं; डुप्लिकेट बारकोड मंज़ूर नहीं होता। जब आप ऐसा प्रोडक्ट स्कैन करते हैं जो अभी आपकी लिस्ट में नहीं है, तो यूएई प्रोडक्ट कैटलॉग उसका नाम भर देता है। स्टॉक गिनती कई फ़ोन से एक साथ हो सकती है। प्रोडक्ट के फ़ीचर देखें या अपनी शीट पर इंपोर्ट आज़माने के लिए डेस्कटॉप प्रोग्राम डाउनलोड करें।
झटपट जवाब
क्या मैं कीमतों के लिए Excel इस्तेमाल करता रह सकता हूँ? आप एक्सपोर्ट करके दोबारा इंपोर्ट कर सकते हैं, लेकिन आसान यह है कि कीमतें POS में ही बदलें और जब शीट चाहिए तब एक कॉपी एक्सपोर्ट कर लें।
अगर मेरी मशीन कुछ भी एक्सपोर्ट नहीं कर सकती तो? PLU लिस्ट प्रिंट करें, या शेल्फ़ों की फ़ोटो ले लें, और पहले सबसे ज़्यादा बिकने वाले आइटम टाइप करें। बाकी आइटम जैसे-जैसे बिकें, काउंटर पर जोड़े जा सकते हैं।
क्या वीकेंड पर हर आइटम गिनना ज़रूरी है? हो सके तो हाँ, ताकि ओपनिंग स्टॉक सही रहे। अगर दुकान बहुत बड़ी है, तो जल्दी बिकने वाले आइटम गिनें और बाकी के लिए सप्लायरों के इनवॉइस इस्तेमाल करें, फिर एक महीने के अंदर पूरी गिनती कर लें।
बिना किसी जोखिम के यह बदलाव आज़माना चाहते हैं? लाइव डेमो आज़माएँ या 14 दिन का ट्रायल शुरू करें और अपनी कीमतों की लिस्ट इंपोर्ट करें।
यह लेख अपनी तारीख़ तक की सामान्य जानकारी है, क़ानूनी या टैक्स सलाह नहीं। नियम बदलते रहते हैं; कुछ भी करने से पहले आधिकारिक स्रोत देखें या अपने अकाउंटेंट से पूछें।
