یو اے ای میں گروسری یا منی مارکیٹ کے لیے POS کا انتخاب
بقالہ یا منی مارکیٹ کو پوائنٹ آف سیل سے کیا چاہیے: اسکیننگ کی رفتار اور اسکیل لیبل سے لے کر ماہانہ کھاتوں، ایکسپائری اور ویٹ تک، اور پہلے پوچھنے کے سوال۔
کیش رجسٹر یا Excel سے POS تک، ایک ہی ویک اینڈ میں
پرانے کیش رجسٹر، کاپی یا Excel شیٹ سے POS پر آنا ایک ویک اینڈ کا کام ہے، اگر پروڈکٹس کی فہرست پہلے سے تیار ہو۔ یو اے ای کی دکانوں کے لیے دو دن کا پلان۔
یو اے ای میں بہت سی دکانیں آج بھی الیکٹرانک کیش رجسٹر، قیمتوں کی ایک Excel شیٹ اور ادھار کی ایک کاپی پر چلتی ہیں۔ POS پر جانا ایک بڑا پروجیکٹ لگتا ہے، اس لیے یہ کام بار بار ٹلتا رہتا ہے۔ ایسا ہونا ضروری نہیں: اگر پروڈکٹس کی فہرست پہلے سے تیار ہو تو اصل تبدیلی دو پرسکون دنوں میں ہو جاتی ہے۔
ویک اینڈ سے پہلے: جو کچھ آپ کے پاس ہے، جمع کریں
اصل کام تبدیلی سے پہلے ہوتا ہے، اس کے دوران نہیں۔ چار چیزیں جمع کریں:
- پروڈکٹس کی فہرست۔ کیش رجسٹر کی آئٹم (PLU) فہرست پرنٹ کریں، Excel شیٹ ایکسپورٹ کریں، اور جو چیزیں رہ گئی ہوں ان کے لیے سپلائرز کی حالیہ انوائسز نکالیں۔
- گاہکوں کے بیلنس۔ ماہانہ کھاتوں والی کاپی: نام، فون، اور آج ہر ایک کا کتنا ادھار ہے۔
- سپلائرز کے بیلنس۔ ہر سپلائر کے آپ پر کتنے پیسے باقی ہیں، تاکہ نیا سسٹم درست رقم سے شروع ہو۔
- ہارڈویئر، کم از کم چند دن پہلے پہنچا ہوا اور لگا ہوا: رسید پرنٹر، کیش دراز، اسکینر۔ ویک اینڈ سے پہلے ٹیسٹ پرنٹ کر لیں۔
اپنے دو سب سے پرسکون دن چنیں۔ بہت سی دکانوں کے لیے یہ جمعہ یا ہفتہ نہیں ہوتے؛ اپنی فروخت دیکھیں اور خود فیصلہ کریں۔
پروڈکٹس کی شیٹ
سب کچھ ایک اسپریڈشیٹ میں ڈالیں، ہر پروڈکٹ کی ایک قطار۔ یہ کالم تقریباً ہر دکان کے لیے کافی ہیں:
| کالم | مثال | نوٹ |
|---|---|---|
| نام | باسمتی چاول 5 کلو | نام میں سائز ہو تو گڑبڑ نہیں ہوتی |
| بارکوڈ | پیک پر لکھے 13 ہندسے | نہ ہو تو خالی چھوڑ دیں |
| کیٹیگری | چاول اور اناج | 15-30 کیٹیگریز تک محدود رکھیں |
| قیمتِ فروخت | 32.50 | ویٹ سمیت، جیسے گاہک ادا کرتا ہے |
| لاگت | 27.00 | سپلائر کی تازہ ترین انوائس سے |
| اسٹاک | 14 | گنتی کے لیے چھوڑ دیں، نیچے دیکھیں |
| یونٹ | عدد / کلو | کھلے مال کے لیے کلو |
امپورٹ سے پہلے فہرست صاف کریں
پہلے دن کی زیادہ تر مشکلات بکھری ہوئی فہرست سے آتی ہیں، سافٹ ویئر سے نہیں۔
- ڈپلیکیٹ۔ "Cola 330"، "COLA CAN 330ml" اور "cola can" ایک ہی پروڈکٹ ہیں۔ انہیں ملا کر ایک کر دیں۔
- ایک بارکوڈ دو قطاروں میں۔ عام طور پر کاپی پیسٹ کی غلطی ہوتی ہے۔ فیصلہ کریں کہ کون سی قطار درست ہے۔
- ویٹ کے ساتھ اور ویٹ کے بغیر قیمتیں آپس میں ملی ہوئی۔ ایک اصول چنیں (عام طور پر ویٹ سمیت قیمتیں) اور چیک کریں کہ ہر قطار اسی کے مطابق ہے۔
- لاگت غائب۔ لاگت کے بغیر منافع کی رپورٹس محض اندازہ ہیں۔ کم از کم سب سے زیادہ بکنے والی 200 اشیا کی لاگت بھر دیں۔
- وہ اشیا جو اب نہیں بیچتے۔ انہیں فہرست سے باہر رکھیں؛ چھوٹی فہرست میں تلاش تیز ہوتی ہے۔
ایک عملی مثال، کوئی شماریات نہیں: Excel میں 3,000 قطاروں والی منی مارکیٹ ڈپلیکیٹ ملانے اور بند اشیا ہٹانے کے بعد اکثر تقریباً 2,400 اصل پروڈکٹس پر آ جاتی ہے۔ یہ اچھی علامت ہے، نقصان نہیں۔
ویک اینڈ کا پلان
پہلا دن، صبح
- پروگرام انسٹال کریں اور دکان کی تفصیلات سیٹ کریں: نام، پتہ، TRN، لوگو، رسید کا فوٹر۔
- ایک ٹیسٹ رسید پرنٹ کریں اور ہر لائن چیک کریں۔
- پروڈکٹس کی شیٹ امپورٹ کریں۔ کوئی بیس پروڈکٹس بے ترتیب کھولیں اور نام، بارکوڈ اور قیمت شیلف سے ملائیں۔
- کیٹیگریز اس ترتیب میں لگائیں جس میں آپ کے کیشیئر سوچتے ہیں: مشروبات، ڈیری، بریڈ، پھر باقی۔
پہلا دن، شام
- اسٹاک گنیں۔ ہر آئٹم اسکین کریں اور تعداد درج کریں؛ فون ہاتھ میں لیے دو تین لوگ کلپ بورڈ والے ایک آدمی سے کہیں تیز چلتے ہیں۔ یہی گنتی آپ کا اوپننگ اسٹاک بنتی ہے۔
دوسرا دن
- کاپیوں سے گاہکوں اور سپلائرز کے بیلنس درج کریں۔
- عملے کے اکاؤنٹ بنائیں۔ ہر کیشیئر کو صرف وہ اختیارات دیں جن کی اسے ضرورت ہے: فروخت، شاید واپسی، مگر قیمت بدلنا نہیں۔
- پریکٹس: ہر کیشیئر دس فروخت، ایک واپسی اور ایک کارڈ پیمنٹ کرے، پھر آپ شفٹ بند کریں اور مل کر Z رپورٹ پڑھیں۔
- تبدیلی کے بعد پہلی شفٹ کے لیے دراز میں اوپننگ کیش رکھیں۔
پرانا کیش رجسٹر ساتھ ساتھ نہ چلائیں۔ دو سسٹم کام دگنا کرتے ہیں اور کسی کا بھی حساب نہیں ملے گا۔ پرانا ریکارڈ حوالے کے لیے رکھیں، فروخت کے لیے نہیں۔
پہلا ہفتہ
- نامعلوم بارکوڈ سامنے آئیں گے۔ جب اسکین ہوں تو اسی وقت کاؤنٹر پر شامل کریں، بعد کے لیے فہرست نہ بنائیں۔
- قیمتوں کی غلطیاں تب نظر آئیں گی جب گاہک ٹوٹل پر سوال کریں گے۔ اسی گھنٹے ٹھیک کریں۔
- دراز کا فرق پہلے دن نارمل ہے اور پانچویں دن تک کم ہو جانا چاہیے۔ اگر کم نہ ہو تو کیشیئر کے ساتھ بیٹھیں اور چند فروخت خود دیکھیں۔
- ایک ہفتے بعد 30 تیزی سے بکنے والی اشیا کی مختصر اسپاٹ چیک گنتی کریں اور اسے سسٹم کے اعداد سے ملائیں۔
CreekPOS میں
CreekPOS میں ایک امپورٹ وزرڈ ہے جو ٹیکسٹ فائلوں، Excel، ODBC سورسز یا پروگرام کی پرانی کاپی سے ڈیٹا پڑھتا ہے، کچھ بھی محفوظ کرنے سے پہلے پری ویو دکھاتا ہے اور سب سے پہلے خود بخود بیک اپ لیتا ہے۔ امپورٹ اور ایکسپورٹ کے لیے CSV ٹیمپلیٹ بھی ہے، شروع کرنے کے لیے دکانوں کی تیار اقسام بھی، اور ایسے فلٹر بھی جو بغیر بارکوڈ، بغیر قیمت، بغیر لاگت یا ڈپلیکیٹ پروڈکٹس دکھاتے ہیں؛ ڈپلیکیٹ بارکوڈ قبول نہیں کیا جاتا۔ جب آپ کوئی ایسی پروڈکٹ اسکین کرتے ہیں جو ابھی آپ کی فہرست میں نہیں، تو یو اے ای کا پروڈکٹ کیٹلاگ اس کا نام بھر دیتا ہے۔ اسٹاک گنتی ایک ساتھ کئی فونز سے ہو سکتی ہے۔ پروڈکٹس کی خصوصیات دیکھیں، یا اپنی شیٹ پر امپورٹ آزمانے کے لیے ڈیسک ٹاپ پروگرام ڈاؤن لوڈ کریں۔
فوری جوابات
کیا میں قیمتوں کے لیے Excel استعمال کرتا رہ سکتا ہوں؟ آپ ایکسپورٹ کر کے دوبارہ امپورٹ کر سکتے ہیں، مگر آسان یہ ہے کہ قیمتیں POS میں بدلیں اور جب شیٹ چاہیے ہو تو ایک کاپی ایکسپورٹ کر لیں۔
اگر میرا کیش رجسٹر کچھ بھی ایکسپورٹ نہ کر سکے تو؟ PLU فہرست پرنٹ کریں، یا شیلفوں کی تصویریں لیں، اور پہلے سب سے زیادہ بکنے والی اشیا ٹائپ کریں۔ باقی جیسے جیسے بکیں، کاؤنٹر پر شامل کی جا سکتی ہیں۔
کیا ویک اینڈ پر ہر آئٹم گننا ضروری ہے؟ بہتر یہی ہے، تاکہ اوپننگ اسٹاک درست ہو۔ اگر دکان بہت بڑی ہے تو تیزی سے بکنے والی اشیا گنیں اور باقی کے لیے سپلائرز کی انوائسز استعمال کریں، پھر ایک مہینے کے اندر پوری گنتی کریں۔
بغیر کسی خطرے کے یہ تبدیلی آزمانا چاہتے ہیں؟ لائیو ڈیمو آزمائیں یا 14 دن کا ٹرائل شروع کریں اور اپنی قیمتوں کی فہرست امپورٹ کریں۔
یہ مضمون اپنی تاریخ کے مطابق عام معلومات ہے، قانونی یا ٹیکس مشورہ نہیں۔ قواعد بدلتے رہتے ہیں؛ کوئی قدم اٹھانے سے پہلے سرکاری ذریعہ دیکھیں یا اپنے اکاؤنٹنٹ سے پوچھیں۔
