जब इंटरनेट चला जाए — बिक्री जारी रखें, सिंक बाद में

देर-सबेर आपकी दुकान का इंटरनेट बंद होगा ही। आमतौर पर यह कुछ मिनट में लौट आता है, लेकिन शाम की भीड़ में या इफ़्तार से ठीक पहले के कुछ मिनट का मतलब है ग्राहकों की लंबी लाइन, जो इंतज़ार नहीं करेंगे। इन मिनटों में आपकी बिक्री छूटेगी या नहीं, यह उन फ़ैसलों पर निर्भर है जो आप कनेक्शन जाने से बहुत पहले लेते हैं।

कनेक्शन क्यों जाता है

छोटी दुकान में वजह शायद ही कभी कोई बड़ी बात होती है:

• राउटर रीस्टार्ट हो जाता है, गर्म स्टोररूम में ज़्यादा गर्म हो जाता है, या कोई फ़ोन चार्ज करने के लिए उसका प्लग निकाल देता है;
• थोड़ी देर की बिजली कटौती राउटर बंद कर देती है, भले ही PC बैटरी पर चल रहा हो;
• सड़क या बिल्डिंग का काम किसी केबल को नुक़सान पहुँचा देता है;
• आपके इलाक़े में इंटरनेट कंपनी की सर्विस ठप हो जाती है।

इनमें से ज़्यादातर कुछ मिनट की बात होती है, कुछ घंटों तक चलती हैं। आपकी तैयारी दोनों के लिए होनी चाहिए।

"ऑफ़लाइन चलता है" का मतलब क्या होना चाहिए

कई सिस्टम कहते हैं कि वे ऑफ़लाइन चलते हैं। ठीक-ठीक पूछिए कि क्या-क्या चलता रहता है। काउंटर पर ये सवाल मायने रखते हैं:

अगर पहले सवाल का जवाब है "स्क्रीन पर एरर आता है", तो आपके पास ऐसा सिस्टम है जिसे बेचने के लिए इंटरनेट चाहिए। दफ़्तर के लिए यह ठीक हो सकता है, काउंटर के लिए नहीं।

तीन तरह के सिस्टम

इनमें से कोई भी अपने आप में ग़लत नहीं; तीसरा बस भीड़ वाले काउंटर पर ठीक नहीं बैठता। पहले दो में से चुनने में मदद के लिए देखें आपके लिए कौन-सा सही है।

ऑफ़लाइन रहते हुए रसीद नंबर

रसीद नंबर यूनिक होना चाहिए। जब काउंटर सर्वर तक नहीं पहुँच पाता, तो वह सर्वर से अगला नंबर नहीं माँग सकता। सोच-समझकर बना सिस्टम इसे खुले तौर पर हल करता है: वह एक अस्थायी रसीद नंबर प्रिंट करता है जो साफ़ तौर पर उसी काउंटर का होता है, फिर सर्वर पर पहुँचने पर बिक्री को रिकॉर्ड में अपनी जगह मिल जाती है। बिक्री उसी क्रम में भेजी जाती है जिसमें हुई थी, इसलिए दिन का सिलसिला आपके और आपके अकाउंटेंट के लिए साफ़ पढ़ा जा सकता है।

कार्ड मशीन का सवाल अलग है

आपके बैंक की कार्ड मशीन का अपना कनेक्शन होता है। कुछ मशीनें दुकान का इंटरनेट इस्तेमाल करती हैं, कुछ में मोबाइल SIM होता है, कुछ दोनों के बीच बदल सकती हैं। अपने बैंक से पूछें कि आपकी मशीन किस पर चलती है, और क्या ज़रूरत पड़ने पर वह मोबाइल डेटा पर जा सकती है। अगर मशीन भी बंद हो:

• काउंटर पर "अभी सिर्फ़ कैश" का छोटा बोर्ड लगा दें, बजाय इसके कि हर बिक्री के आख़िर में यह बात पता चले;
• महीने के उधार खाते वाले नियमित ग्राहकों के लिए बिक्री उनके खाते में लिख देना अक्सर सबसे आसान रास्ता होता है;
• मशीन लौटने पर कार्ड की हर बिक्री सही तरीके से दर्ज करें, ताकि शिफ्ट के टोटल फिर भी मिलें। देखें कैश और कार्ड वाली शिफ्ट।

जिस दिन कनेक्शन जाए, उस दिन के लिए चेकलिस्ट

1. राउटर को एक छोटे UPS पर लगाएँ, काउंटर के PC के साथ। पाँच सेकंड की बिजली की झपक से आपका कनेक्शन नहीं जाना चाहिए।
2. एक बैकअप कनेक्शन रखें: मोबाइल हॉटस्पॉट या डेटा प्लान वाला 4G/5G राउटर, पहले से सेट और टेस्ट किया हुआ।
3. रसीद प्रिंटर USB से जोड़ें या लोकल नेटवर्क पर रखें। लोकल प्रिंटर को इंटरनेट नहीं चाहिए।
4. पता हो कि किसे फ़ोन करना है: इंटरनेट कंपनी का नंबर और आपका अकाउंट नंबर, किसी अलमारी के दरवाज़े के अंदर चिपका हुआ।
5. एक बार अभ्यास करें: किसी शांत घंटे में राउटर पाँच मिनट के लिए निकाल दें और बिक्री करें। जो मुश्किलें सामने आनी हैं, उन्हें किसी भीड़ भरी शाम से पहले ख़ुद ढूँढ लें।
6. राउटर को ठंडा रखें: फ़्रिज के कंप्रेसर के पास किसी बंद अलमारी में नहीं, ख़ासकर गर्मियों में।

कनेक्शन लौटने तक क्या रुका रहता है

काउंटर ऑफ़लाइन बेच सकता है; लेकिन जब तक काउंटर फिर से न जुड़े, बाहर कोई वह बिक्री नहीं देख सकता। मालिक के फ़ोन का डैशबोर्ड, दूसरी ब्रांच से दिखने वाला स्टॉक और ई-मेल से आने वाली समरी कनेक्शन लौटने पर अपडेट हो जाती हैं। यह सामान्य है। जो कभी नहीं होना चाहिए, वह है किसी बिक्री का खो जाना या दो बार गिना जाना।

CreekPOS में

CreekPOS के दो एडिशन हैं। Windows प्रोग्राम, जो हर काउंटर के लिए एक बार ख़रीदा जाता है, सारा डेटा दुकान के PC की फ़ाइलों में रखता है और बेचने के लिए उसे कभी इंटरनेट नहीं चाहिए; बैकअप तय समय पर USB ड्राइव या किसी फ़ोल्डर में जाता है। CreekPOS ऑनलाइन आपका डेटा EU के सर्वरों पर रखता है, एन्क्रिप्ट करके और रोज़ बैकअप के साथ, और इसके काउंटर इंटरनेट जाने पर भी बेचते रहते हैं: हर काउंटर लोकल डेटा से काम करता है, अस्थायी रसीद नंबर प्रिंट करता है, और कनेक्शन लौटने पर अपनी बिक्री क्रम से भेजता है, बिना कुछ दोहराए। पूरी जानकारी ऑनलाइन पेज पर है।

झटपट जवाब

काउंटर कितनी देर ऑफ़लाइन बेच सकता है? अच्छी तरह बना ऑफ़लाइन काउंटर कनेक्शन लौटने तक बेचता रहता है; कनेक्शन जितनी देर गायब रहे, मालिक की रिपोर्ट को अपडेट होने के लिए उतना ही इंतज़ार करना पड़ता है।

घर से बदली गई कीमतें क्या ऑफ़लाइन काउंटर तक पहुँचेंगी? नहीं; बदलाव काउंटर के फिर से जुड़ने पर पहुँचते हैं। जब पता हो कि इंटरनेट बंद है, तब कीमतें बदलने से बचें।

ऑनलाइन सिस्टम के साथ भी क्या मुझे बैकअप चाहिए? सर्वर का बैकअप सर्विस देने वाली कंपनी लेती है; अपने रिकॉर्ड के लिए अपने एक्सपोर्ट भी रखें।

क्या बैकअप के लिए फ़ोन का हॉटस्पॉट काफ़ी है? एक काउंटर के लिए अक्सर हाँ। पहले अपने सबसे व्यस्त घंटे में टेस्ट कर लें।

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