قراءة تقاريرك اليومية في عشر دقائق
روتين إغلاق من عشر دقائق لمحل أو مقهى صغير في الإمارات: المبيعات والهامش ومتوسط الإيصال والدرج والخصومات وتنبيهات المخزون، بالترتيب نفسه كل يوم.
ورديات النقد والبطاقة — عهدة الافتتاح وتقرير Z وعدّ الدرج
روتين وردية يجعل درج النقد وجهاز البطاقات يتطابقان مع نقطة البيع كل ليلة. عهدة الافتتاح، والإيداع والسحب النقدي، وتقرير Z، ومثال محسوب لعدّ الدرج.
في نهاية كل وردية يعدّ أحدهم الدرج، ونادرًا ما يتطابق الرقم تمامًا. وهل الفرق الصغير خطأ في العدّ، أم بيع بالبطاقة سُجّل نقدًا، أم مال يخرج من الباب، يتوقف على أمر واحد: هل أُديرت الوردية وفق روتين. يعرض هذا المقال ذلك الروتين، من عهدة الافتتاح حتى آخر سطر في تقرير Z.
عهدة الافتتاح
العهدة هي النقد الموجود في الدرج قبل أول بيعة، ليتمكن الكاشير من إعطاء الباقي. ويجب أن تكون بالمبلغ نفسه في كل وردية، ومكوّنة من أوراق صغيرة وعملات معدنية، لأن أول زبائن الصباح كثيرًا ما يدفعون ثمن شاي بدرهمين بورقة 50 درهمًا.
هذه عهدة بـ 300 درهم لبقالة. وهي مثال، لا قاعدة؛ عدّلها بحسب متوسط بيعك.
| الفئة | العدد | القيمة (درهم) |
|---|---|---|
| 25 فلسًا | 20 | 5 |
| 50 فلسًا | 30 | 15 |
| درهم واحد | 30 | 30 |
| 5 دراهم | 10 | 50 |
| 10 دراهم | 10 | 100 |
| 20 درهمًا | 5 | 100 |
| الإجمالي | 300 |
عُدّ العهدة أمام الكاشير الذي يستلم الوردية، وسجّلها على نقطة البيع. ومن تلك اللحظة يصبح الدرج مسؤولية ذلك الكاشير.
الإيداع والسحب النقدي
خلال اليوم يدخل المال إلى الدرج ويخرج منه لأسباب ليست مبيعات: 60 درهمًا لموزّع المياه، و200 درهم فكّة أُحضرت من الخزنة، وسلفة لموظف. كل واحدة من هذه تحتاج إلى قيد على نقطة البيع مع ملاحظة قصيرة، لحظة حدوثها. الورقة في الدرج سهلة الضياع؛ أما القيد فلا.
ومن دون هذه القيود يبدأ العدّ المسائي بفجوة لا تفسير لها، وبعد بضعة أسابيع لا يعود أحد يصدّق الأرقام.
مدفوعات البطاقة
في معظم المحلات الصغيرة تُؤخذ البطاقة على جهاز البنك، ونقطة البيع تسجل فقط أن البيعة دُفعت بالبطاقة. وعادتان تُبقيان ذلك نظيفًا:
- سجّل نوع الدفع بشكل صحيح. بيع بالبطاقة سُجّل نقدًا يجعل الدرج ناقصًا وإجمالي البطاقات زائدًا بالمبلغ نفسه. إن رأيت هذا النمط، فالسبب عادةً زر، لا سرقة.
- طابق الجهاز عند الإغلاق. اطبع إجمالي التسوية أو الدفعة من جهاز البطاقات وقارنه بإجمالي البطاقات في نقطة البيع للوردية نفسها. يجب أن يتطابقا حتى الفلس.
الدفع المقسّم (جزء نقدًا وجزء بالبطاقة) يجب أن يُسجَّل مبلغين. وإلا ظل أحد الإجماليين خاطئًا طوال المساء.
عدّ الدرج بمثال محسوب
عند الإغلاق تعرف نقطة البيع كم ينبغي أن يكون في الدرج من نقد. ويعدّ الكاشير ما هو موجود فعلًا، دون أن يرى الرقم المتوقع أولًا. الأرقام مثال، لا إحصاء:
| البند | درهم |
|---|---|
| عهدة الافتتاح | 300.00 |
| + المبيعات النقدية | 2,450.00 |
| − المرتجعات النقدية | 35.00 |
| + إيداع نقدي (فكّة من الخزنة) | 200.00 |
| − سحب نقدي (موزّع المياه) | 60.00 |
| + سداد حسابات العملاء نقدًا | 150.00 |
| المتوقع في الدرج | 3,005.00 |
| المعدود | 2,995.00 |
| الفرق | −10.00 |
ما يُعدّ مقبولًا قرارك أنت. كثير من أصحاب المحلات يسجّلون أي فرق، ويتحققون من أي فرق يتجاوز مبلغًا صغيرًا ثابتًا، ويتحققون من أي نمط متكرر ولو كان صغيرًا. فكاشير ينقصه 5 دراهم كل مساء طوال شهر قصة أكبر من كاشير اختلف حسابه 40 درهمًا مرة واحدة.
والفلوس مهمة أيضًا. فعملات الفلس الصغيرة نادرًا ما تُتداول، لذا كثيرًا ما تُقرَّب المبالغ النقدية عند الكاونتر بينما تُحسب الضريبة حتى الفلس. اتفق مع محاسبك على طريقة تقريب واحدة واضحة وتأكد أن كل كاشير يتبعها، وإلا ظهرت فروق صغيرة كل يوم.
تقرير Z
تقرير Z يُغلق الوردية. وهو ملخص الوردية والسجل الذي سيطلبه محاسبك: المبيعات حسب نوع الدفع، والمرتجعات، والإلغاءات، والخصومات، والإيداع والسحب النقدي، والضريبة، ونتيجة الدرج. وبمجرد طباعته تُغلق الوردية وتبدأ وردية جديدة.
احتفظ بتقارير Z، ورقيًا أو ملفات، مع إيصالات التسوية من جهاز البطاقات. ولروتينك الشهري مع المحاسب، راجع نهاية الشهر مع محاسبك.
التسليم في منتصف الوردية
حين يغادر كاشير في الثالثة عصرًا ويبدأ آخر، لا تدعهما يتشاركان درجًا واحدًا. فإما أن تُغلق الوردية بعدّ وتفتح وردية جديدة، وإما أن تستخدم التسليم حيث تسجل نقطة البيع من كان مسؤولًا عن ماذا. شخصان على درج واحد يعني أن لا أحد مسؤول عن الفرق.
قائمة تحقق للإغلاق
- أنهِ آخر بيعة وتوقف عن استقبال بيعات جديدة على ذلك الدرج.
- اطبع إجمالي التسوية من جهاز البطاقات.
- عُدّ النقد دون رؤية المتوقع، فئةً فئة، بعيدًا عن الكاونتر.
- أدخل العدّ؛ واقرأ الفرق.
- طابق إجمالي البطاقات مع الجهاز.
- أخرج كل شيء عدا عهدة الوردية التالية؛ وضعه في الخزنة أو حقيبة البنك.
- اطبع تقرير Z أو احفظه، وأرفقه بإيصال الجهاز.
في CreekPOS
تُفتح الوردية في CreekPOS بـ العهدة، وتُسجَّل الإيداعات والسحوبات النقدية مع ملاحظة، وتُغلق بـ تقرير Z. وعند الإغلاق تعرض نقطة البيع المتوقع والمعدود والفرق لكل كاشير. وتُسجَّل مدفوعات البطاقة والدرج مغلق، ويبقي الدفع المقسّم النقد والبطاقة منفصلين في التقارير، ويمكن للكاشير التسليم في منتصف الوردية. كما يمكن للمالك تلقي ملخص يومي بالبريد الإلكتروني أو تيليجرام عند الإغلاق. راجع مزايا الدفع والتقارير.
إجابات سريعة
كم يجب أن تكون العهدة؟ بما يكفي لإعطاء الباقي لزبائن الساعة الأولى. كثير من المحلات الصغيرة تستخدم من 200 إلى 500 درهم، معظمها أوراق صغيرة وعملات معدنية.
هل يرى الكاشير المبلغ المتوقع قبل العدّ؟ لا. العدّ دون رؤية المتوقع أصدق ويكشف الأخطاء أسرع.
ماذا لو اختلف إجمالي البطاقات عن الجهاز؟ ابحث عن بيعة سُجّلت بنوع دفع خاطئ، أو دفع مقسّم أُدخل مبلغًا واحدًا، أو مرتجع نُفّذ على أحد الاثنين فقط.
من يعدّ؟ الكاشير، بحضور المدير أو بمراجعته لاحقًا. ولا تعدّ أبدًا أمام الزبائن.
تريد رؤية تقرير Z وعدّ الدرج على بيانات تجريبية؟ افتح عرض البقالة أو ابدأ تجربة 14 يومًا.
هذا المقال معلومات عامة بتاريخ نشره، وليس استشارة قانونية أو ضريبية. القواعد تتغير؛ راجع المصدر الرسمي أو اسأل محاسبك قبل التصرف.
